Blog JSystems - uwalniamy wiedzę!

Szukaj
Kurs Microsoft 365 Copilot  ·  JSystems  ·  Lekcja 8 z 20
Copilot w Teams: widok galerii spotkania z czterema uczestnikami i włączonymi kamerami, w pasku narzędzi spotkania widoczny przycisk Copilot obok kontrolek kamery i mikrofonu
Spotkanie idealne: wszyscy na czas, wszyscy z włączoną kamerą i ani jednego „halo, słyszycie mnie?”. Ustalenia i tak znajdziesz w transkrypcji do pobrania w tym rozdziale, bo tutaj nikt nie powiedział ani słowa.

W skrócieCopilot w Teams to asystent spotkań, który z zapisu rozmowy robi podsumowanie, listę decyzji i zadania do wykonania z przypisanymi osobami oraz terminami. Działa w trakcie zebrania i po jego zakończeniu, także gdy dołączysz spóźniony. Warunek jest jeden: rozmowa jest ulotna, więc Copilot musi mieć jej transkrypcję albo nagranie.

Ta lekcja jest częścią bezpłatnego kursu Microsoft 365 Copilot - dwudziestu lekcji od pierwszego uruchomienia do wdrożenia w całej firmie.

<-- Spis wszystkich lekcji

Z tej lekcji dowiesz się:

Pliki do tej lekcji

Pracuj na tych samych materiałach, które widzisz na zrzutach. Pobierz je teraz, zanim zaczniesz, i wgraj do OneDrive albo SharePoint - inaczej Copilot ich nie zobaczy.

Spotkania to codzienność większości firm. Problem nie leży w samych spotkaniach, tylko w pracy administracyjnej, która ciągnie się za nimi. Ktoś musi notować w trakcie, zwykle kosztem uważnego słuchania, potem przepisać notatki, rozesłać podsumowanie, przenieść zadania do systemu projektowego i przypomnieć zespołowi, kto się do czego zobowiązał. Ta praca zjada realnie kilka godzin dziennie u osób prowadzących wiele zebrań.

Copilot w Teams zdejmuje z Ciebie większość tej pracy. Podsumowanie spotkania, lista decyzji, zadania do wykonania z przypisanymi osobami i terminami, gotowy mail do wysyłki, to wszystko powstaje w kilka sekund po zakończeniu rozmowy, a często nawet w jej trakcie, gdy ktoś zapyta, co ustalono kilka minut wcześniej.

W tej lekcji przejdziemy przez to krok po kroku. Poprowadzimy Cię przez jedno pełne spotkanie, od włączenia transkrypcji, przez panel Copilota na żywo, po inteligentne podsumowanie spotkania i przeszukiwanie zapisu. Przy każdym kroku pokażemy, co klikasz, co dokładnie wpisujesz i co powinieneś zobaczyć na ekranie. Bez teorii, od razu do konkretów.

Jak działa Copilot w Teams i czego potrzebuje, żeby ruszyć

Zacznijmy od fundamentu, bo tu leży najczęstszy powód rozczarowania. Copilot w innych aplikacjach Microsoft 365 analizuje treść, która już istnieje: tekst dokumentu w Wordzie, dane w arkuszu Excela, wątek maili w Outlooku. W Teams jest inaczej. Rozmowa jest ulotna, więc Copilot musi ją najpierw usłyszeć, a dokładniej, mieć jej zapis w postaci transkrypcji (automatycznie spisanego tekstu wypowiedzi) lub nagrania.

Z tego wynika prosta, ale kluczowa zasada: bez transkrypcji lub nagrania Copilot w spotkaniu nie ma na czym pracować. Panel Copilota będzie pusty, a po spotkaniu nie powstanie podsumowanie. To jest ta jedna rzecz, która decyduje o tym, czy narzędzie zadziała, czy nie.

Porównanie: bez transkrypcji panel Copilota w spotkaniu Teams jest pusty i nie powstaje podsumowanie, z transkrypcją Copilot generuje notatki, decyzje i zadania do wykonania
Jedna rzecz decyduje, czy Copilot w Teams zadziała: zapis rozmowy. Bez transkrypcji panel jest pusty, z transkrypcją od pierwszej sekundy masz pełne podsumowanie całej rozmowy (infografika poglądowa).
Najczęstszy błąd początkujących: ludzie próbują użyć Copilota po spotkaniu, na którym nikt nie włączył transkrypcji, i dochodzą do wniosku, że narzędzie nie działa. Ono działa, tylko nie miało źródła. Włączenie transkrypcji to pierwsza czynność, jaką warto wykonać po rozpoczęciu każdego zebrania. Jeśli miałbyś zapamiętać z tej lekcji jedno zdanie, niech to będzie właśnie to.

Rozłóżmy na czynniki pierwsze dwa momenty, w których korzystasz z Copilota w spotkaniu:

W trakcie spotkania. Panel Copilota otwierasz na górnym pasku okna spotkania. Możesz zadawać pytania o bieżącą rozmowę na żywo, na przykład o główne argumenty za jakąś decyzją albo o to, czy padła konkretna liczba dotycząca budżetu. Copilot odpowiada na podstawie tego, co do tej pory zostało powiedziane. To Twój prywatny asystent w trakcie zebrania, nikt inny nie widzi, o co pytasz.

Panel Copilota otwarty w trakcie spotkania Microsoft Teams, przycisk Copilot na górnym pasku okna spotkania obok przycisków Notatki i Aplikacje
Panel Copilota w trakcie spotkania otwierasz przyciskiem Copilot na górnym pasku, między Notatkami a Aplikacjami. Panel wysuwa się z prawej strony i widzi tylko to, co do tej pory padło w rozmowie.

Po spotkaniu. W kalendarzu Teams otwierasz zdarzenie i przechodzisz do zakładki Podsumowanie (po angielsku Recap). Teams tworzy tam automatyczne zestawienie: notatki, poruszone tematy, wygenerowane zadania. Do tego samego zapisu możesz zadawać własne pytania, a Copilot przeszuka całą transkrypcję i odpowie. Ten zapis nie znika, więc możesz do niego wrócić za tydzień albo za miesiąc.

Zakładka Podsumowanie po spotkaniu w Microsoft Teams z notatkami wygenerowanymi przez sztuczną inteligencję i listą zadań uzupełniających
Zakładka Podsumowanie w wątku spotkania. Notatki AI, zadania uzupełniające i zakładki Wzmianki oraz Transkrypcja. Ten zapis nie znika po zakończeniu rozmowy.

Jedno zastrzeżenie praktyczne: na bardzo krótkich rozmowach podsumowania bywają ubogie, po prostu brakuje materiału. Im dłuższa i bardziej treściwa rozmowa, tym lepszy wynik. Copilot nie wymyśli treści, której nie było w rozmowie.

Krok 1. Włącz transkrypcję i przygotuj spotkanie

Poprowadzimy teraz jeden ciągły scenariusz: prowadzisz cotygodniowy status projektu wdrożenia CRM. Zaczynamy od czynności, którą warto wyrobić w nawyk. Zajmuje kilkanaście sekund i decyduje o tym, czy po spotkaniu będziesz mieć gotowe notatki, czy pustą zakładkę.

  1. Rozpocznij lub dołącz do spotkania w Teams. Poczekaj, aż dołączą pozostali uczestnicy, żeby transkrypcja objęła całą rozmowę od początku.
  2. Otwórz menu Więcej na górnym pasku okna spotkania (ikona z trzema kropkami, opisana jako Więcej czynności lub More).
  3. Otwarte menu Więcej na górnym pasku spotkania Microsoft Teams z pozycjami Nagrywaj i transkrybuj, Informacje o spotkaniu, Czasomierz oraz Ustawienia
    Menu Więcej na górnym pasku spotkania. Pierwsza pozycja od góry to Nagrywaj i transkrybuj.
  4. Najedź na Nagrywaj i transkrybuj (Record and transcribe) i w rozwiniętym podmenu kliknij Rozpocznij transkrypcję (Start transcription). Teams potwierdzi start dymkiem Rozpoczęto transkrypcję i przypomni, żeby poinformować uczestników. Gdy transkrypcja już działa, to samo podmenu wygląda inaczej: w miejscu Rozpocznij transkrypcjęZatrzymaj transkrypcję i Ukryj transkrypcję. Jeśli chcesz mieć też nagranie wideo, w tym samym podmenu jest osobna pozycja Rozpocznij nagrywanie.
  5. Rozwinięte podmenu Nagrywaj i transkrybuj w spotkaniu Microsoft Teams z pozycjami Rozpocznij nagrywanie, Zatrzymaj transkrypcję i Ukryj transkrypcję oraz dymkiem Rozpoczęto transkrypcję
    Po najechaniu na Nagrywaj i transkrybuj rozwija się podmenu. Na tym zrzucie transkrypcja jest już uruchomiona, dlatego widać w nim Rozpocznij nagrywanie, Zatrzymaj transkrypcję i Ukryj transkrypcję, a po lewej Teams pokazuje dymek Rozpoczęto transkrypcję z prośbą o poinformowanie uczestników. Przed startem w miejscu dwóch ostatnich pozycji jest Rozpocznij transkrypcję.
  6. Ustaw język transkrypcji na polski, jeśli Teams zapyta. Dla rozmów po polsku to kluczowe, inaczej jakość zapisu, a przez to jakość podsumowań, wyraźnie spadnie.
  7. Poinformuj uczestników, że spotkanie jest transkrybowane lub nagrywane. Teams wyświetli u góry banner o nagrywaniu, ale świadome zdanie na głos to zwykła kultura pracy i, przy nagraniu, wymóg wynikający z RODO.
  8. Prowadź spotkanie normalnie. W prawym panelu na żywo widać spisywany tekst z podpisem, kto mówi, a ikona Copilota na górnym pasku staje się aktywna.
Pięć kroków włączenia transkrypcji przed spotkaniem Teams: menu Więcej, Nagrywaj i transkrybuj, język polski, informacja dla uczestników, prowadzenie spotkania z aktywnym Copilotem
Ścieżka kliknięć włączenia transkrypcji w oknie spotkania Teams: od menu Więcej, przez opcję Nagrywaj i transkrybuj i wybór języka polskiego, po prowadzenie spotkania z aktywną ikoną Copilota (infografika poglądowa).
Panel transkrypcji na żywo w spotkaniu Microsoft Teams z wypowiedziami trzech uczestników, nazwiskami mówców i znacznikami czasu
Transkrypcja na żywo w prawym panelu spotkania. Każda wypowiedź dostaje podpis mówcy i godzinę, a u góry Teams informuje wszystkich, że transkrypcja jest włączona. To ten sam zapis, z którego Copilot później buduje podsumowanie i listę ustaleń.
Wskazówka dla organizatorów: jeśli prowadzisz dużo spotkań, poproś administratora M365, żeby w Teams Admin Center włączył transkrypcję domyślnie dla całej organizacji. Wtedy nie musisz o niej pamiętać, a Copilot ma materiał ze wszystkich zebrań, na których nikt tego nie wyłączył. To jednorazowe ustawienie, które oszczędza mnóstwo straconych podsumowań.

Krok 2. Panel Copilota w trakcie spotkania, także gdy dołączasz spóźniony

Transkrypcja działa, spotkanie trwa. Teraz najciekawsza część dla osób, które żonglują wieloma projektami. Kliknij ikonę Copilot na górnym pasku okna spotkania. Po prawej stronie otworzy się panel, w którym możesz zadawać pytania na żywo o to, co dzieje się w rozmowie. Nikt z uczestników nie widzi Twoich pytań ani odpowiedzi Copilota.

Panel Copilota w Teams z odpowiedzią streszczającą dotychczasową rozmowę i wychwyconymi decyzjami
Panel Copilota przy spotkaniu: pytasz wprost, co ominęło Cię przed dołączeniem, a Copilot wypunktowuje ustalenia. To Twój prywatny asystent w trakcie zebrania, reszta uczestników nie widzi Twoich pytań.

Klasyczna sytuacja, którą zna każdy: poprzednie spotkanie się przeciągnęło, wchodzisz na to z opóźnieniem, zespół już o czymś dyskutuje, a Ty nie masz pojęcia, w którym miejscu jesteś. Do wyboru masz zwykle albo siedzieć cicho i udawać, że wiesz, albo przerwać i zapytać, czym irytujesz resztę. Z Copilotem robisz to bezgłośnie. W panelu wpisz:

Pracuj tu na tej samej transkrypcji, co na zrzutach: transkrypcja_spotkania_erp.docx ↓

Na podstawie pliku transkrypcja_spotkania_erp.docx: Dołączyłem do spotkania 20 minut po jego rozpoczęciu. Co zostało omówione zanim dołączyłem? Skup się na: (1) kluczowych punktach dyskusji, (2) podjętych decyzjach, (3) rzeczach, które wymagają mojej reakcji.

Copilot w Teams streszcza pierwsze dwadzieścia minut spotkania osobie, która dołączyła później
Copilot zaczyna od zakresu, który odtwarza: rozmowa od 10:00 do 10:20, czyli dokładnie to, co poprzedziło Twoje dołączenie. Dalej kluczowe punkty z liczbami z transkrypcji: 180 tysięcy rekordów, 4 tysiące pozycji bez kategorii, dwa tygodnie migracji.

Czego się spodziewać: w kilka sekund dostajesz zwięzłe streszczenie dotychczasowej rozmowy, listę zapadłych decyzji i informację, czy ktoś czeka na Twój wkład. Całe spotkanie do tej pory w kilku zdaniach, bez przerywania i bez zakłopotania. Warunek jest jeden: transkrypcja musi być włączona od początku, bo Copilot streszcza tylko to, co zdążył zapisać.

Jeśli wpadłeś w środek gorącej dyskusji i chcesz się zorientować w konkretach, dopytaj o szczegóły:

Na podstawie pliku transkrypcja_spotkania_erp.docx: Jakie są główne punkty sporne w tej dyskusji?

Co powiedziała osoba prowadząca o harmonogramie?

Czy padła jakaś konkretna liczba dotycząca budżetu?

Kto zgłosił zastrzeżenia i czego dotyczyły?

Copilot w Teams wypisuje punkty sporne z dyskusji wraz z tym, kto je zgłosił
Punkty sporne z przypisaniem do osób: kto pytał o czyszczenie duplikatów, co odpowiedział inżynier wdrożeniowy, kto zgłosił zastrzeżenia do liczby osób na szkoleniu. Przy każdym odnośnik do fragmentu transkrypcji.

To jedna z tych funkcji, które brzmią jak drobiazg, a w praktyce zmieniają codzienny komfort pracy. Szczególnie jeśli działasz w różnych strefach czasowych albo prowadzisz wiele równoległych projektów i wpadasz na spotkania w biegu. Zamiast tracić kilka minut na zorientowanie się, wracasz do rozmowy z pełnym obrazem sytuacji.

Pułapka: jeśli transkrypcję włączono dopiero pięć minut przed Twoim pytaniem, Copilot streści tylko te pięć minut. Nie pomyli się, ale też nie odtworzy tego, czego nie zapisano. Dlatego transkrypcja od pierwszej sekundy spotkania jest tak ważna.

Krok 3. Inteligentne podsumowanie spotkania: podsumowanie, którego nie musisz pisać ręcznie

Spotkanie się skończyło. Tu wchodzi funkcja, która robi największą różnicę, czyli inteligentne podsumowanie spotkania, po angielsku intelligent recap. To zestaw automatycznych notatek i zestawień, które Teams generuje w zakładce Podsumowanie danego spotkania. Wyobraź sobie zebranie projektowe, na którym padło kilkanaście decyzji i kilkadziesiąt zadań. Tradycyjnie ktoś dopisuje potem notatkę przez dłuższą chwilę i i tak część rzeczy pomija, bo nie zdążył zanotować w trakcie. Z Copilotem robisz to zupełnie inaczej.

Krok po kroku, jak dostać gotowe podsumowanie po spotkaniu:

  1. Po zakończeniu rozmowy kliknij Kalendarz w lewym menu Teams i otwórz zdarzenie tego spotkania.
  2. Przejdź do zakładki Podsumowanie (Recap). Tak wygląda ta zakładka - widziałeś ją na zrzucie wyżej, w części o tym, co Copilot potrafi w Teams. Zobaczysz automatyczny recap: notatki AI, poruszone tematy, wygenerowane zadania i, jeśli było nagranie, oś czasu nagrania z podziałem na fragmenty i znacznikami mówców.
  3. Przejrzyj sekcję Notatki AI i Zadania podjęte (AI notes, Follow-up tasks). Teams sam wychwytuje zdania w rodzaju "ja się tym zajmę" i zamienia je na zadania.
  4. Jeśli automatyczny recap Ci wystarcza, po prostu go skopiuj. Jeśli chcesz konkretny, powtarzalny format, otwórz panel Copilota w tej zakładce i wpisz prompt określający strukturę, jakiej potrzebujesz (prompt niżej).
  5. Sprawdź wynik pod kątem nazwisk i terminów. Copilot bazuje na transkrypcji, więc zdarza się przekręcone nazwisko albo źle usłyszana data. Poprawka zajmuje moment, ale warto ją zrobić przed wysyłką.
  6. Skopiuj gotowy tekst do maila, Plannera, Jiry albo kanału Teams.

Najpierw pobierz transkrypcję z rozmowy

Dalsze polecenia pokazujemy w dwóch wariantach: raz w panelu Copilota w Teams, który czyta transkrypcję sam, i raz w Copilot Chat na pobranym pliku. Drugi wariant przydaje się, gdy chcesz mieć transkrypcję u siebie, wrócić do niej za pół roku albo pracować na niej poza Teams. Plik pobierasz tak:

  1. W wątku spotkania przejdź do zakładki Podsumowanie, a w niej kliknij Transkrypcja.
  2. Nad zapisem rozmowy kliknij Pobierz i wybierz format: DOCX, jeśli transkrypcja ma trafić do Worda albo do Copilot Chat jako plik, albo VTT, jeśli potrzebujesz napisów ze znacznikami czasu.
  3. Plik ląduje w pobranych. Od tego momentu możesz go wskazać Copilotowi w dowolnej aplikacji Microsoft 365.
Zakładka Transkrypcja w podsumowaniu spotkania Microsoft Teams z zapisem rozmowy, nazwiskami mówców i znacznikami czasu oraz przyciskiem Pobierz
Zakładka Transkrypcja w podsumowaniu spotkania. Każda wypowiedź ma mówcę i znacznik czasu, a nad zapisem są przyciski Pobierz i Usuń.
Rozwinięte menu Pobierz nad transkrypcją spotkania Microsoft Teams z wyborem formatu: Pobierz jako plik DOCX oraz Pobierz jako plik VTT
Menu Pobierz daje dwa formaty: DOCX do dalszej pracy w Wordzie i Copilot Chat oraz VTT z napisami i znacznikami czasu.

Poniższy prompt sprawdza się przy regularnych spotkaniach statusowych. Otwórz panel Copilota w zakładce Podsumowanie i wpisz go. Wynik ma stałą strukturę, więc łatwo go wkleić w dowolne narzędzie.

Pracuj tu na tej samej transkrypcji, co na zrzutach: transkrypcja_spotkania_erp.docx ↓

Na podstawie pliku transkrypcja_spotkania_erp.docx: Podsumuj to spotkanie. Wypisz: podjęte decyzje, listę zadań w tabeli (osoba, zadanie, termin) oraz wszystkie momenty, w których padło nazwisko lub nazwa projektu. Jeśli termin nie został podany, napisz "nie ustalono".

Copilot w Teams podsumowuje spotkanie: decyzje, tabela zadań z osobami i terminami oraz wzmianki o nazwiskach i projekcie
Podsumowanie oparte wyłącznie na treści pliku - Copilot zaznacza to w pierwszym zdaniu. Terminy pochodzą z ustaleń na spotkaniu, a tam, gdzie termin nie padł, wpisane jest „nie ustalono” zamiast zmyślonej daty.
Ten sam efekt bez pliku, prosto w Teams. Jeśli nie chcesz pobierać pliku, otwórz panel Copilota w zakładce Podsumowanie i wpisz to samo polecenie bez pierwszego zdania o pliku. Copilot czyta transkrypcję z rozmowy, więc wynik jest ten sam, a przy każdym punkcie dostajesz odnośnik do momentu, w którym to padło.
Panel Copilota w podsumowaniu spotkania Microsoft Teams z listą podjętych decyzji wygenerowaną na podstawie transkrypcji zakończonej rozmowy
Ten sam prompt zadany w panelu Copilota w zakładce Podsumowanie. Copilot sam podaje źródło: transkrypcja spotkania, i odsyła do konkretnych fragmentów rozmowy.

Zwróć uwagę na to, co daje ten podział. Część pierwsza, podjęte decyzje, to zapis, do którego można wrócić za miesiąc, i zarazem kontekst dla kogoś, kogo na spotkaniu nie było. Część druga, tabela zadań z osobą i terminem, jest gotowa do przeniesienia do Plannera, Jiry albo do maila. Część trzecia, momenty z nazwiskiem lub nazwą projektu, daje punkty zaczepienia do sprawdzenia, kto i w jakim kontekście został wymieniony. Jedna prośba, trzy gotowe do użycia produkty. Efekt takiego promptu widzisz na dwóch zrzutach powyżej.

Wskazówka: stwórz w Teams kanał, na przykład o nazwie Notatki ze spotkań, i wklejaj tam kolejne podsumowania. Po kilku miesiącach masz historię wszystkich decyzji projektowych w jednym miejscu, a co ważniejsze, przeszukiwalną kolejnym promptem Copilota (pokażemy to w kroku 6).

Krok 4. Z jednej transkrypcji: mail, lista zadań i notatka dla szefa

Notatka, którą wcześniej trzeba było spisać ręcznie po spotkaniu, powstaje bez Twojego udziału. Zamiast pisać notatkę, potem osobno mail, a potem ręcznie przenosić zadania, prosisz Copilota o wszystkie trzy rzeczy naraz. Wszystkie powstają z tej samej transkrypcji, w tej samej zakładce Podsumowanie. Idziemy po kolei.

1. Najpierw mail do uczestników z podsumowaniem i ustaleniami:

Pracuj tu na tej samej transkrypcji, co na zrzutach: transkrypcja_spotkania_erp.docx ↓

Na podstawie pliku transkrypcja_spotkania_erp.docx: Napisz e-mail do wszystkich uczestników tego spotkania. W pierwszym akapicie podziękuj za rozmowę i streść ją w dwóch zdaniach. Dalej wypisz w punktach ustalenia i decyzje. Na końcu dodaj sekcję Kolejne kroki z zadaniami, osobami odpowiedzialnymi i terminami. Ton profesjonalny i konkretny, długość do jednego ekranu.

Copilot w Teams pisze e-mail do uczestników spotkania i zaznacza, których adresów nie znalazł w katalogu
Najcenniejsza uwaga jest nad treścią maila: do pola „Do” udało się dodać dwie osoby, a adresów pozostałych dwóch nie ma w katalogu, więc trzeba je uzupełnić ręcznie przed wysłaniem. Copilot nie udaje, że zrobił całość.
Ten sam efekt bez pliku, prosto w Teams. To samo polecenie, ale w panelu Copilota w zakładce Podsumowanie, działa bez pliku. Pomijasz pierwsze zdanie o transkrypcji, resztę wklejasz bez zmian.
Panel Copilota w podsumowaniu spotkania Microsoft Teams z gotowym e-mailem do uczestników: tematem, podziękowaniem i sekcją ustaleń
Gotowy e-mail napisany przez Copilota w Teams, bez wskazywania pliku. Wynik wystarczy skopiować do Outlooka.

Czego się spodziewać: gotowy mail z uprzejmym wstępem, punktowaną listą ustaleń i wyraźnie oddzieloną sekcją zadań. Kopiujesz go do Outlooka, sprawdzasz nazwiska i wysyłasz. Zamiast dwudziestu minut pisania masz minutę na przejrzenie.

2. Potem sama lista zadań w formacie gotowym do Plannera lub Jiry:

Oto transkrypcja spotkania zespołu. Podsumuj ją w formacie: (1) decyzje, (2) zadania jako tabela z kolumnami osoba, zadanie, termin, (3) jednym zdaniem ogólny status projektu.

Czego się spodziewać: tabela lub czytelna lista, którą przeklejasz zadanie po zadaniu do Plannera albo importujesz do Jiry. Fraza "Do ustalenia" jest tu ważna, bo od razu widać, które zadania nie mają jeszcze właściciela albo terminu i wymagają domknięcia.

3. Na koniec krótka wersja dla przełożonego, który nie był na spotkaniu:

Na podstawie pliku transkrypcja_spotkania_erp.docx: Napisz podsumowanie tego spotkania w trzech zdaniach, dla przełożonego, który w nim nie uczestniczył. Skup się na tym, co zostało zdecydowane i czy pojawiło się jakiekolwiek ryzyko dla harmonogramu lub budżetu.

Copilot w Teams streszcza spotkanie w trzech zdaniach dla przełożonego, z osobnym akapitem o ryzykach
Trzy zdania dla kogoś, kto na spotkaniu nie był, a pod nimi ryzyka dla harmonogramu i budżetu. Karta pliku źródłowego pod odpowiedzią pozwala jednym kliknięciem sprawdzić, skąd to pochodzi.
Ten sam efekt bez pliku, prosto w Teams. Wariant bez pliku: panel Copilota w zakładce Podsumowanie i to samo polecenie po usunięciu pierwszego zdania.
Panel Copilota w podsumowaniu spotkania Microsoft Teams z trzyzdaniowym streszczeniem dla przełożonego i oceną ryzyka dla harmonogramu
Trzyzdaniowe streszczenie prosto z panelu Copilota w Teams. Zwróć uwagę na ostatnie zdanie: Copilot wprost pisze, czego w rozmowie nie było, zamiast to zmyślić.

Trzy prompty, trzech różnych odbiorców, jedno spotkanie. Cała rozmowa zamienia się w gotowe do wysyłki materiały, zanim schłodzi się kawa.

Krok 5. Zanim spotkanie się zacznie: agenda z podziałem czasu i ról

Cofnijmy się o jeden krok w czasie, bo dobra agenda to połowa sukcesu, a jej brak to niemal gwarancja chaosu i przekroczenia czasu. Copilot potrafi przygotować nie sam szkielet, tylko konkretny plan z przydzielonymi rolami, celem każdego punktu i podziałem czasu. Poproś o niego, zanim wyślesz zaproszenie.

Agenda sześćdziesięciominutowego spotkania kickoff wdrożenia CRM wygenerowana przez Copilot z czasem, właścicielem i celem każdego punktu
Agenda spotkania kickoff wdrożenia CRM: każdy punkt ma określony czas, osobę prowadzącą i konkretny cel. Wygenerowana przez Copilota i gotowa do wklejenia w opis zaproszenia Teams.

Prompt na agendę spotkania projektowego:

Pracuj tu na tej samej transkrypcji, co na zrzutach: transkrypcja_spotkania_erp.docx ↓

Na podstawie pliku transkrypcja_spotkania_erp.docx: Przygotuj mi agendę spotkania projektowego (60 minut) dotyczącego kick-off nowego projektu wdrożenia CRM dla 20-osobowego zespołu sprzedaży. Agenda powinna zawierać: czas trwania każdego punktu, osobę prowadzącą, cel każdego punktu. Na końcu dodaj listę materiałów do przygotowania przed spotkaniem.

Copilot w Teams układa agendę spotkania kick-off w tabeli z punktami, osobami prowadzącymi i celem każdego punktu
Agenda na 60 minut w tabeli: punkt, osoba prowadząca, cel. Copilot zaznacza, że układ i sposób prowadzenia przeniósł z transkrypcji poprzedniego spotkania - agenda jest nastawiona na decyzje, właścicieli i terminy.

Czego się spodziewać: uporządkowany plan, w którym każdy punkt ma minuty, prowadzącego i cel, tak jak na zrzucie powyżej. Wynik wklejasz w pole opisu zaproszenia Teams. Uczestnicy widzą agendę przed spotkaniem, więc pada mniej pytań o to, po co się spotykamy, a samo zebranie idzie sprawniej.

Wskazówka: do promptu o agendę dopisz zdanie: daj mi też trzy pytania, które powinienem zadać na początku, żeby ustalić poziom wiedzy uczestników. Copilot dorzuci pytania rozgrzewkowe, przydatne szczególnie przy spotkaniach z nowym klientem.

Krok 6. Przeszukiwanie zapisu spotkań: pamięć, której nie masz

Typowa sytuacja. Kilka tygodni temu na spotkaniu projektowym padła ważna deklaracja o zakresie szkoleń i o tym, kto podejmie decyzję. Nie masz notatki, nie pamiętasz dokładnych słów, a przełożony właśnie pyta. Jeśli tamto spotkanie miało transkrypcję lub nagranie, Copilot je przeszuka.

Jak to zrobić: wejdź w Kalendarz, otwórz zdarzenie danego spotkania, przejdź do zakładki Podsumowanie i otwórz panel Copilota. Teraz zadaj pytanie do całej transkrypcji:

Pracuj tu na tej samej transkrypcji, co na zrzutach: transkrypcja_spotkania_erp.docx ↓

/transkrypcja_spotkania_erp znajdź wszystko, co Paweł Górski powiedział o szkoleniach. Podaj krótkie cytaty i przybliżony moment, w którym to padło.

Copilot z wyłączonym Work IQ zwraca tabelę cytatów Pawła Górskiego o szkoleniach, wziętych wyłącznie z przypiętej transkrypcji spotkania
Efekt polecenia z ramki powyżej. Zwróć uwagę na dwie rzeczy u góry: plakietkę z nazwą transkrypcji, bo plik wskazaliśmy ukośnikiem, oraz przekreślony przełącznik Work IQ. Wyłączyliśmy go celowo, żeby Copilot nie sięgał poza wskazany dokument. Dzięki temu wszystkie cztery cytaty pochodzą z tej jednej transkrypcji, a nie z korespondencji projektowej czy innych spotkań. Tabela ma kolumny Czas, Cytat i Kontekst: o 10:21 „W ofercie było osiem godzin dla dwunastu osób. Po rozmowie z kierownikami widzę, że przeszkolić trzeba około dwudziestu pięciu”, o 10:23 dwa zdania o tym, że decyzji nie podejmie sam i postara się do 30 września, o 10:48 zapowiedź notatki do zarządu. Pod tabelą Copilot składa z tego stanowisko: potrzeba wzrosła z 12 do około 25 osób, decyzja wymaga akceptacji zarządu Nordvent, termin nie jest zagwarantowany. Gdybyś zostawił Work IQ włączony, dostałbyś więcej materiału, ale część spoza wskazanego pliku, i musiałbyś sprawdzać kolumnę źródła przy każdym wierszu.

Czego się spodziewać: Copilot nie tylko streszcza, ale przy spotkaniach z nagraniem potrafi wskazać moment na osi czasu, żebyś mógł sam sprawdzić kontekst i odsłuchać oryginał. Przy rozmowach kontraktowych liczy się dokładne brzmienie ustaleń, a cytat z transkrypcji podaje je słowo w słowo. Zamiast odsłuchiwać godzinne nagranie, przeskakujesz od razu do właściwej minuty.

Kilka przykładów pytań, które warto mieć pod ręką przy takim przeszukiwaniu:

Na podstawie pliku transkrypcja_spotkania_erp.docx: Kto zobowiązał się do przygotowania wyceny i na kiedy?

Czy w trakcie rozmowy padła jakaś kwota lub procent? Wypisz wszystkie liczby wraz z kontekstem.

Jakie zastrzeżenia zgłosił klient i czy zostały rozwiązane?

Czy ustalono datę kolejnego spotkania? Jeśli tak, jaką?

Copilot w Teams odpowiada, kto zobowiązał się do przygotowania wyceny, i cytuje wypowiedzi z terminami
Odpowiedź w tabeli z cytatami: Copilot podaje, czego dotyczy wycena i kiedy ma być gotowa, a przy braku terminu pisze wprost „termin przygotowania wyceny nie został podany” i przytacza, co dokładnie padło.
Ważne ograniczenie: Copilot w zakładce Podsumowanie odpowiada w oparciu o zapis konkretnego spotkania. Nie zakładaj, że sam z siebie zna treść wszystkich Twoich zebrań z ostatnich miesięcy. Do przeszukiwania wielu spotkań naraz służy Copilot Chat (BizChat), który ma dostęp do szerszego zakresu danych w Microsoft 365. Wrócimy do niego w osobnej lekcji.

Krok 7. Copilot w czatach i kanałach, nie tylko na spotkaniach

Spora część pracy w Teams dzieje się poza spotkaniami: w czatach i kanałach, gdzie przez tydzień narastają dziesiątki, a czasem setki wiadomości. Wracasz z urlopu albo odpadłeś na dwa dni i masz przewinąć tę ścianę tekstu. Zamiast scrollować, poproś Copilota o esencję.

Jak to zrobić:

  1. Otwórz czat lub konkretny wątek w kanale, który chcesz podsumować.
  2. Otwórz Copilota. W czacie jest pod ikoną u góry okna rozmowy, a dla kanału najpewniej zadziała aplikacja Copilot z lewego paska Teams (skrót Ctrl+Shift+6) z włączonym trybem Praca. Wtedy w treści polecenia nazywasz kanał i zespół, a Copilot sam do nich sięga.
  3. Wpisz pytanie o zakres, który Cię interesuje, na przykład o ostatni tydzień dyskusji albo o okres Twojej nieobecności.
  4. Przejrzyj wynik i, jeśli trzeba, dopytaj o szczegóły konkretnego wątku.

Podsumowanie ostatniego tygodnia w kanale projektowym:

Tu nie ma pliku do pobrania i nie może go być: ten krok pracuje na wiadomościach z Twojego kanału, a nie na dokumencie. W poleceniu poniżej podmień nazwę zespołu i kanału na swoje, przepisane dokładnie tak, jak widnieją w Teams. Copilot dopasowuje je po nazwie i nie zgaduje: przy nazwie choćby lekko innej odpowie, że nie znalazł żadnych wiadomości, zamiast pokazać podsumowanie z podobnego kanału.

Podsumuj ostatni tydzień dyskusji w kanale Ogólne zespołu JSystems Sp. z o.o. Wypisz: główne tematy, ważne decyzje, problemy, które wymagają rozwiązania, oraz pytania, które zostały bez odpowiedzi.

Copilot w Teams podsumowuje tydzień dyskusji w kanale: osiem znalezionych wiadomości i sekcja Główne tematy z wdrożeniem portalu zgłoszeń, projektem dla Nordvent i szkoleniami klientów
Podsumowanie kanału ułożone według czterech punktów z polecenia; na zrzucie widać jego początek. Copilot pisze, że znalazł osiem istotnych wiadomości, i w sekcji Główne tematy rozbija je na wdrożenie portalu zgłoszeń, projekt dla Nordvent, szkolenia klientów oraz planowanie kolejnych działań, z decyzją o rejestrowaniu zgłoszeń wyłącznie przez portal. Przy każdym punkcie stoi plakietka źródła prowadząca do wiadomości, z której wniosek pochodzi. Jedno zastrzeżenie z praktyki: panel musi być otwarty, gdy jesteś w kanale - zapytany z pustego czatu Copilot odpowiada, że nie ma danych dla tego kanału.

Powrót po dłuższej nieobecności:

Byłem nieobecny przez ostatni tydzień. Podsumuj, co działo się w tym kanale w tym czasie. Co jest dla mnie najważniejsze do sprawdzenia w pierwszej kolejności? Czy ktoś czeka na moją odpowiedź lub decyzję?

Copilot w Teams streszcza tydzień w kanale osobie wracającej z nieobecności i wskazuje, kto czeka na jej decyzję
Odpowiedź ułożona pod sytuację po powrocie: najpierw co się działo, potem co sprawdzić w pierwszej kolejności, na końcu czy ktoś czeka na Twoją reakcję. Copilot nadał odpowiedzi własny tytuł, widoczny w nagłówku rozmowy.

Czego się spodziewać: zwięzły obraz sytuacji zamiast pół dnia nadrabiania zaległości. Od razu wiesz, gdzie jest pilna sprawa do załatwienia i czy ktoś czeka na Twoją reakcję. Ten prompt po urlopie potrafi realnie zmienić tryb powrotu do pracy.

Wskazówka: Copilot w kanałach pracuje na wiadomościach widocznych w danym kanale lub wątku. Jeśli chcesz przeszukiwać wiele kanałów jednocześnie, użyj Copilot Chat, który sięga do szerszego zakresu Twoich danych w Microsoft 365.

Realne scenariusze biznesowe, które wdrożysz od jutra

Do tej pory pokazaliśmy mechanikę, krok po kroku, na jednym spotkaniu statusowym. Teraz konkretne zastosowania w różnych typach zebrań. Każdy scenariusz to spotkanie plus prompt plus gotowy produkt. Wszystkie działają w zakładce Podsumowanie, na transkrypcji danego spotkania.

Cztery typy spotkań w Teams: handlowe, rekrutacyjne, zespołu wsparcia i zarządu, każde z tym samym mechanizmem transkrypcja plus prompt plus gotowy produkt
Cztery różne typy zebrań, ten sam mechanizm: spotkanie z transkrypcją, jeden prompt w zakładce Podsumowanie i gotowy do wysyłki produkt. Zmienia się tylko cel rozmowy i format wyniku (infografika poglądowa).

Spotkanie handlowe: follow-up do klienta i notatka do CRM

Po rozmowie z klientem potrzebujesz dwóch rzeczy: uprzejmego, ale konkretnego maila podsumowującego oraz suchej notatki do systemu CRM. Copilot zrobi obie z tej samej transkrypcji.

Pracuj tu na tej samej transkrypcji, co na zrzutach: transkrypcja_spotkania_erp.docx ↓

Na podstawie pliku transkrypcja_spotkania_erp.docx: Napisz follow-up do klienta po tym spotkaniu. W pierwszym akapicie podziękuj za rozmowę, dalej wypisz w punktach to, co zostało ustalone, osobno to, co zostało otwarte i wymaga decyzji klienta. Na końcu podaj konkretny kolejny krok z terminem. Nie dopisuj ustaleń, których w rozmowie nie było. Ton profesjonalny i konkretny, długość do jednego ekranu.

Copilot pisze follow-up do klienta na podstawie transkrypcji spotkania projektowego: podziękowanie, ustalenia, kwestie otwarte i kolejny krok
Follow-up napisany wyłącznie na podstawie tej transkrypcji. Temat, podziękowanie za spotkanie, a pod nimi sekcja Ustalenia: siedem punktów, każdy z cytowaniem do dokumentu, z terminami wziętymi z rozmowy (13 grudnia, 2 października, 20 października, 10 października). Niżej osobna sekcja Tematy otwarte wymagające decyzji, gdzie ląduje między innymi rozbieżność między dwunastoma osobami z oferty a około dwudziestoma pięcioma zgłoszonymi przez klienta. Copilot nie dopisał niczego, czego w transkrypcji nie było.

Kiedy to działa najlepiej: po rozmowach handlowych, w których pada dużo szczegółów o potrzebach klienta. Copilot wyłuska z rozmowy obiekcje, które łatwo zapomnieć, a które są złotem przy kolejnym kontakcie.

Spotkanie rekrutacyjne: obiektywna notatka z rozmowy

Po rozmowie kwalifikacyjnej łatwo o subiektywne wrażenie. Copilot pomaga sprowadzić ją do faktów: co kandydat powiedział o swoim doświadczeniu i jak odpowiedział na konkretne pytania.

Pracuj tu na tej samej transkrypcji, co na zrzutach: transkrypcja_rozmowy_rekrutacyjnej.docx ↓ Wgraj ją do OneDrive albo SharePoint, inaczej Copilot jej nie zobaczy.

Oba warianty działają tak samo. Poniżej pracujemy na pliku, bo dzięki temu możesz powtórzyć ten przykład u siebie na tych samych danych. Jeśli tę rozmowę przeprowadziłeś w Teams z włączoną transkrypcją, to samo polecenie wpisujesz w panelu Copilota w zakładce Podsumowanie - bez pierwszego zdania o pliku. Porównanie obu dróg znajdziesz wyżej, przy podsumowaniu spotkania statusowego.

Na podstawie pliku transkrypcja_rozmowy_rekrutacyjnej.docx: Przygotuj notatkę z tej rozmowy rekrutacyjnej. Podziel ją na sekcje: doświadczenie zawodowe wymienione przez kandydata, odpowiedzi na pytania techniczne, mocne strony, obszary do sprawdzenia na kolejnym etapie oraz pytania, które kandydat sam zadał. Trzymaj się faktów z rozmowy, nie oceniaj i nie dodawaj wniosków spoza transkrypcji.

Copilot w Teams przygotowuje notatkę z rozmowy rekrutacyjnej podzieloną na doświadczenie, odpowiedzi techniczne i pytania kandydata
Notatka odtwarza wyłącznie to, co padło w rozmowie. Copilot wypisuje działania opisane przez kandydata, bez formułowania własnej oceny - dokładnie o to prosiło polecenie.

Dlaczego to ważne: instrukcja "trzymaj się faktów z rozmowy" ogranicza ryzyko, że Copilot dopisze wniosek, którego nie było. Ocena kandydata zostaje po Twojej stronie, notatka daje Ci tylko rzetelny materiał do tej oceny.

Spotkanie zespołu wsparcia: procedura z omówionego przypadku

Gdy zespół omawia trudny przypadek reklamacyjny, warto od razu spisać z tego powtarzalną procedurę, żeby następnym razem nie zaczynać od zera.

Pracuj tu na tej samej transkrypcji, co na zrzutach: transkrypcja_reklamacja_nordvent.docx ↓ Wgraj ją do OneDrive albo SharePoint, inaczej Copilot jej nie zobaczy.

Oba warianty działają tak samo. Poniżej pracujemy na pliku, bo dzięki temu możesz powtórzyć ten przykład u siebie na tych samych danych. Jeśli tę rozmowę przeprowadziłeś w Teams z włączoną transkrypcją, to samo polecenie wpisujesz w panelu Copilota w zakładce Podsumowanie - bez pierwszego zdania o pliku. Porównanie obu dróg znajdziesz wyżej, przy podsumowaniu spotkania statusowego.

Na podstawie pliku transkrypcja_reklamacja_nordvent.docx: Na podstawie omawianego na tym spotkaniu przypadku reklamacyjnego przygotuj szkic procedury postępowania w podobnych sytuacjach. Zapisz ją jako ponumerowane kroki, od zgłoszenia przez klienta do zamknięcia sprawy. Przy każdym kroku zaznacz, kto jest odpowiedzialny i jaki jest maksymalny czas reakcji. Na końcu dopisz listę typowych pułapek, o których wspomniał zespół.

Copilot w Teams przygotowuje szkic procedury reklamacyjnej w ponumerowanych krokach z odpowiedzialnymi i czasami reakcji
Procedura w krokach, od zgłoszenia po zamknięcie sprawy, z osobą odpowiedzialną i maksymalnym czasem reakcji przy każdym. Copilot zaznacza, gdzie zespół nie przypisał odpowiedzialności wprost, zamiast wpisać kogokolwiek.

Efekt: z jednorazowej dyskusji powstaje wielokrotnego użytku procedura. Wklejasz ją do kanału wiedzy zespołu i przy kolejnym podobnym zgłoszeniu nie zaczynacie od zera.

Spotkanie zarządu: raport zarządczy z przeglądu wyników

Z długiego przeglądu wyników można wyprowadzić zwięzły raport dla osób, które nie były na spotkaniu, ale muszą znać wnioski.

Pracuj tu na tej samej transkrypcji, co na zrzutach: transkrypcja_spotkania_erp.docx ↓

Na podstawie pliku transkrypcja_spotkania_erp.docx: Przygotuj raport zarządczy z tego spotkania, długość do jednej strony. Struktura: 1) Najważniejsze wnioski w trzech punktach, 2) Wyniki i liczby, które padły, wraz z komentarzem, 3) Zidentyfikowane ryzyka z właścicielem każdego, 4) Decyzje wymagające akceptacji na wyższym szczeblu. Ton formalny, konkretny, bez zbędnych ogólników.

Copilot w Teams przygotowuje raport zarządczy ze spotkania z wnioskami, wynikami liczbowymi i ryzykami
Raport na jedną stronę w narzuconej strukturze: wnioski, wyniki liczbowe z komentarzem, ryzyka z właścicielem i decyzje wymagające wyższego szczebla. Copilot zaznacza, że korzysta wyłącznie z treści transkrypcji.
Uwaga: Copilot generuje wynik na podstawie tego, co faktycznie padło w rozmowie. Jeśli jakaś liczba lub decyzja nie została wypowiedziana, nie oczekuj, że pojawi się w podsumowaniu, i tym bardziej nie każ Copilotowi jej zmyślać. Zawsze weryfikuj kluczowe liczby przed wysłaniem raportu wyżej.

Kategoryzacja i porządek: Copilot pomaga ogarnąć natłok

Gdy w kanale albo w serii spotkań nazbierało się wiele wątków, trudno stwierdzić, co jest ważne, a co można odłożyć. Copilot potrafi pogrupować i uporządkować materiał, żeby dało się z nim pracować.

Copilot grupuje natłok otwartych wątków w cztery kategorie: wymaga decyzji, wymaga wykonania, czeka na zewnątrz, do wyjaśnienia, każda z osobą odpowiedzialną
Z natłoku wątków w kanale do uporządkowanej listy: Copilot grupuje otwarte sprawy w kategorie, przypisuje właścicieli i wskazuje, która grupa jest najbardziej zagrożona pod względem terminu (infografika poglądowa).

Grupowanie otwartych spraw z serii spotkań statusowych:

Pracuj tu na tej samej transkrypcji, co na zrzutach: transkrypcja_spotkania_erp.docx ↓

Na podstawie pliku transkrypcja_spotkania_erp.docx: Na podstawie tego spotkania pogrupuj wszystkie otwarte sprawy w kategorie: wymaga decyzji, wymaga wykonania, czeka na kogoś z zewnątrz, do wyjaśnienia. W każdej kategorii wypisz konkretne pozycje z osobą odpowiedzialną. Na końcu wskaż, która kategoria jest najbardziej zagrożona pod względem terminu.

Copilot w Teams grupuje otwarte sprawy ze spotkania w kategorie z osobą odpowiedzialną i terminem
Sprawy pogrupowane według tego, czego wymagają: decyzji, wykonania, czekania na kogoś z zewnątrz albo wyjaśnienia. Copilot zaznacza, że nie dubluje pozycji między kategoriami, i wskazuje kategorię najbardziej zagrożoną terminem.

Ustalenie priorytetów w gorącym kanale:

Przejrzyj dyskusję w tym kanale z ostatnich dni i uporządkuj poruszone tematy według pilności. Dla każdego tematu napisz jedno zdanie kontekstu i zaznacz, czy wymaga on mojej reakcji dzisiaj, w tym tygodniu, czy może poczekać.

Copilot w Teams porządkuje tematy z kanału według pilności, z jednozdaniowym kontekstem przy każdym
Tematy poukładane według tego, kiedy wymagają reakcji: dzisiaj, w tym tygodniu albo mogą poczekać. Przy każdym jedno zdanie kontekstu, więc da się zdecydować bez wchodzenia w wątek.

Te dwa prompty świetnie sprawdzają się w piątek po południu albo w poniedziałek rano, gdy chcesz szybko ustalić, za co zabrać się w pierwszej kolejności, nie gubiąc niczego po drodze.

Ustawienia, o które warto zadbać raz

Copilot w Teams tworzy materiał z transkrypcji, a to wymaga kilku ustawień po stronie administratora M365 i organizatora spotkania. Warto sprawdzić je raz i mieć spokój.

Pięć ustawień Copilota w Teams do sprawdzenia raz: transkrypcja automatyczna, przechowywanie nagrań, uprawnienia do transkrypcji, licencja na inteligentne podsumowanie spotkania i język transkrypcji, z uwagą o RODO
Pięć ustawień po stronie administratora M365 i organizatora, które warto sprawdzić raz: transkrypcja domyślna, przechowywanie nagrań, uprawnienia, licencja na pełne inteligentne podsumowanie spotkania i język zapisu, plus przypomnienie o RODO (infografika poglądowa).
Ustawienie Gdzie i po co
Transkrypcja automatyczna Teams Admin Center. Administrator może włączyć transkrypcję domyślnie dla całej organizacji, dzięki czemu organizatorzy nie muszą o niej pamiętać przy każdym spotkaniu.
Przechowywanie nagrań Domyślnie nagrania trafiają do OneDrive lub SharePoint osoby nagrywającej. Upewnij się, że masz do nich dostęp, zwłaszcza w projektach, w których rotują osoby.
Uprawnienia do transkrypcji W ustawieniach Teams sprawdź, kto może inicjować transkrypcję. Część organizacji ogranicza to do organizatorów, co bywa źródłem zaskoczenia, gdy uczestnik chce ją włączyć.
Licencja na inteligentne podsumowanie spotkania Pełne inteligentne podsumowanie spotkania i panel Copilota w spotkaniu wymagają odpowiedniej licencji (Teams Premium lub Microsoft 365 Copilot). Jeśli w Twojej firmie zakładka Podsumowanie jest uboga, najpierw sprawdź z administratorem, jaki plan masz przypisany.
Język transkrypcji Ustaw język zgodny z językiem rozmowy. Przy spotkaniach po polsku wybór polskiego wyraźnie poprawia jakość zapisu, a przez to jakość podsumowań.
Uwaga na RODO: nagranie i transkrypcja spotkania zawierają dane osobowe. Przed włączeniem automatycznego nagrywania sprawdź regulamin firmy i politykę prywatności, a uczestników poinformuj o rejestracji na początku spotkania. Teams pokazuje banner o nagrywaniu, ale świadoma informacja i zgodna z prawem podstawa przetwarzania to obowiązek organizatora.

Biblioteka gotowych promptów do Copilota w Teams

Infografika JSystems: Biblioteka gotowych promptów do Copilota w Teams - najważniejsze punkty tej sekcji kursu Microsoft 365 Copilot
Biblioteka gotowych promptów do Copilota w Teams w skrócie.

Poniżej zebraliśmy sprawdzone prompty do codziennego użycia. Działają zarówno w trakcie spotkania, jak i po nim, w zakładce Podsumowanie. Skopiuj te, których używasz najczęściej, i miej pod ręką.

Pracuj tu na tej samej transkrypcji, co na zrzutach: transkrypcja_spotkania_erp.docx ↓

Mail z podsumowaniem do uczestników

Napisz e-mail z podsumowaniem tego spotkania do wszystkich uczestników. Ton profesjonalny i rzeczowy.

Lista zadań: kto, co, do kiedy

Wypisz wszystkie zadania do wykonania z tego spotkania: kto, co, do kiedy.

Punkty sporne i konsensus

Jakie były główne punkty sporne? Czy doszło do konsensusu, a jeśli tak, jakiego?

Agenda spotkania kontrolnego

Stwórz agendę spotkania follow-up na podstawie nierozwiązanych kwestii z tej rozmowy.

Wypowiedź konkretnej osoby

Co powiedziała wskazana osoba na dany temat? Podaj kontekst i, jeśli to możliwe, moment w nagraniu.

Najdłuższy punkt agendy

Który punkt agendy zajął najwięcej czasu i czego dotyczył?

Zastrzeżenia wobec decyzji

Czy ktoś wyraził zastrzeżenia lub sprzeciw wobec którejś z decyzji? Kto i wobec czego?

Trzy zdania dla nieobecnego

Podsumuj to spotkanie w trzech zdaniach dla kogoś, kto nie uczestniczył.

Pytania bez odpowiedzi

Jakie pytania pozostały bez odpowiedzi i kto jest odpowiedzialny za ich wyjaśnienie?

Podsumowanie po angielsku

Przetłumacz podsumowanie tego spotkania na angielski dla uczestników zagranicznych.

Zobowiązania wobec klienta

Wypisz wszystkie zobowiązania złożone na tym spotkaniu wobec klienta lub partnera zewnętrznego.

Lista kontrolna otwartych kwestii

Przygotuj listę kontrolną otwartych kwestii, którą można przejść na początku kolejnego spotkania.

Kilka uwag do tego zestawu. Prompt numer pięć jest szczególnie przydatny przy sporach o ustalenia, bo pozwala wrócić do dokładnych słów. Prompt numer dziewięć świetnie sprawdza się na koniec każdego spotkania projektowego jako lista otwartych spraw. Prompt numer dziesięć przydaje się w firmach z zespołami rozproszonymi między krajami. Prompt numer jedenaście warto uruchamiać po każdej rozmowie z klientem, bo porządkuje to, do czego zobowiązała się Twoja strona.

Wskazówka: zapisz swoje ulubione prompty w OneNote albo w osobnym pliku i miej je pod ręką. Na początku, zanim wejdą w nawyk, taka ściągawka realnie oszczędza czas. Po kilku tygodniach zauważysz, że wracasz do nich wielokrotnie w ciągu tygodnia.

Czego Copilot w Teams nie zrobi za Ciebie

Żeby korzystać z narzędzia mądrze, warto znać jego granice. Kilka rzeczy, o których warto pamiętać:

Cztery granice Copilota w Teams: nie odtworzy tego czego nie zarejestrowano, nie zna kontekstu spoza spotkania, nie zastępuje weryfikacji, nie sięga do wszystkich zebrań
Cztery granice Copilota w Teams. To nie wady, tylko wskazówki: włączaj transkrypcję na starcie, mów jasno o decyzjach i terminach, a po spotkaniu zweryfikuj kluczowe fakty (infografika poglądowa).
  • Nie odtworzy tego, czego nie zarejestrowano. Bez transkrypcji lub nagrania nie ma podsumowania. Rozmowa bez zapisu jest dla Copilota niewidzialna.
  • Nie zna kontekstu spoza spotkania. Jeśli decyzja opiera się na czymś, co nie padło głośno, Copilot tego nie doda. Podsumowanie jest tak dobre, jak dobra była artykulacja ustaleń w trakcie rozmowy.
  • Nie zastępuje weryfikacji. Nazwiska, daty i liczby warto sprawdzić przed wysyłką, zwłaszcza w materiałach idących do klienta lub zarządu.
  • Nie sięga automatycznie do wszystkich Twoich zebrań. W spotkaniu odpowiada w oparciu o to konkretne spotkanie, w kanale w oparciu o ten kanał. Szersze przeszukiwanie to zadanie dla Copilot Chat.

Te granice nie są wadą, tylko zaproszeniem do dobrego nawyku: włączaj transkrypcję, mów jasno o decyzjach i terminach, a po spotkaniu poświęć chwilę na sprawdzenie kluczowych faktów. Wtedy Copilot w Teams naprawdę zdejmie z Ciebie żmudną część pracy ze spotkaniami.

Podsumowanie

Przeszliśmy przez pełny cykl jednego spotkania: włączyliśmy transkrypcję, korzystaliśmy z panelu Copilota na żywo, wyciągnęliśmy inteligentne podsumowanie spotkania z decyzjami i zadaniami do wykonania, wygenerowaliśmy mail, listę zadań i notatkę dla szefa, a na koniec przeszukaliśmy zapis w poszukiwaniu konkretnych ustaleń. Do tego doszło podsumowywanie czatów i kanałów oraz nadrabianie zaległości po urlopie bez godzin scrollowania.

Cały sekret to konsekwencja: włączać transkrypcję na początku każdego spotkania, mówić jasno o ustaleniach i wyrobić nawyk pytania Copilota zamiast ręcznego notowania. Narzędzie masz już w subskrypcji Microsoft 365, wystarczy zacząć z niego korzystać.

W następnej lekcji przechodzimy do OneNote, gdzie Copilot porządkuje chaotyczne notatki ze spotkań, wyciąga z nich zadania z osobą i terminem oraz odpowiada na pytania do zebranej wiedzy.

Szkolenie Copilot w Office 365 prowadzone przez JSystems, terminy gwarantowane

Szkolenie Copilot w Office 365 to dwa dni praktycznych warsztatów z trenerem praktykiem. Uczysz się Microsoft 365 Copilota w każdej aplikacji, w Word, Excel, Outlook, Teams, PowerPoint i OneNote, na realnych przykładach z codziennej pracy: maile, dokumenty, arkusze, prezentacje i spotkania. Wychodzisz z gotową biblioteką promptów dla swojego zespołu. Szkolenie ma terminy gwarantowane, więc odbędzie się niezależnie od liczby zapisanych.

Szkolenie Copilot w Office 365 -->

To szkolenie może być dofinansowane dla Ciebie z KFS lub BUR.

★★★★★Średnia ocena naszych szkoleń w Google: 5/5

Newsletter bloga JSystems

Otrzymuj każdą nową lekcję prosto na swoją skrzynkę

Newsletter bloga JSystems wychodzi w środy. Zapisz się, a dostaniesz powiadomienie zaraz po publikacji każdej lekcji.

Powiększony zrzut ekranu z kursu Microsoft 365 Copilot

Najczęściej zadawane pytania

Czy Copilot w Teams działa bez włączonej transkrypcji lub nagrywania?
Nie. Copilot w spotkaniu Teams opiera się na transkrypcji lub nagraniu rozmowy. Jeśli żadne z nich nie jest włączone, panel Copilota podczas spotkania nie ma źródła danych, a po spotkaniu zakładka Podsumowanie (Recap) nie wygeneruje notatek. Transkrypcję włącza organizator lub uczestnik z odpowiednimi uprawnieniami przez menu Więcej, opcja Nagrywaj i transkrybuj, w oknie spotkania. To pierwsza czynność, którą warto wykonać zaraz po rozpoczęciu każdego zebrania.
Jak wygenerować podsumowanie spotkania i listę zadania do wykonania w Teams?
Po zakończeniu spotkania z transkrypcją wejdź do kalendarza Teams, otwórz zdarzenie i przejdź do zakładki Podsumowanie. Teams pokaże automatyczny recap: notatki, poruszone tematy i zadania. Aby dostosować format, otwórz panel Copilota w tej zakładce i wpisz prompt, na przykład prośbę o podział na tematy, decyzje z uzasadnieniem oraz zadania do wykonania z osobą odpowiedzialną i terminem. Gotowy wynik możesz od razu skopiować do maila, Plannera czy systemu zadań.
Dołączyłem spóźniony do spotkania. Jak Copilot może mnie zaktualizować?
Otwórz panel Copilota w oknie trwającego spotkania (ikona Copilota na górnym pasku) i zapytaj, co zostało do tej pory omówione, jakie decyzje zapadły oraz czy jest coś, co wymaga Twojej odpowiedzi. W kilka sekund dostaniesz streszczenie dotychczasowej rozmowy, bez konieczności przerywania i proszenia zespołu o powtórzenie. Warunek: transkrypcja musi być włączona od początku spotkania.
Czym jest inteligentne podsumowanie spotkania w Microsoft Teams?
Inteligentne podsumowanie spotkania (inteligentne podsumowanie) to zestaw funkcji w zakładce Podsumowanie zdarzenia w kalendarzu Teams. Po spotkaniu z transkrypcją Teams generuje automatyczne notatki, listę poruszonych tematów, wygenerowane zadania oraz, jeśli było nagranie, oś czasu z rozdziałami i znacznikami mówców. Dostęp do pełnego inteligentne podsumowanie spotkania wymaga odpowiedniej licencji Teams Premium lub Microsoft 365 Copilot; sam automatyczny recap w podstawowej formie bywa dostępny szerzej, ale w firmach różni się w zależności od planu.
Czy Copilot potrafi podsumować rozmowy w czacie i kanale, a nie tylko w spotkaniu?
Tak. W dowolnym czacie lub kanale Teams możesz poprosić Copilota o podsumowanie wątku, na przykład po powrocie z urlopu. Copilot streści główne tematy, decyzje, otwarte pytania i wskaże, czy ktoś czeka na Twoją odpowiedź. Działa on na wiadomościach widocznych w danym czacie lub wątku kanału. Aby przeszukiwać wiele źródeł naraz, użyj Copilot Chat (BizChat), który ma dostęp do szerszego zakresu danych w Microsoft 365.
Jak przeszukać transkrypcję starego spotkania w Teams za pomocą Copilota?
Wejdź w Kalendarz w Teams, otwórz zdarzenie danego spotkania i przejdź do zakładki Podsumowanie. Otwórz tam panel Copilota i zadaj pytanie do całej transkrypcji, na przykład o to, co konkretna osoba powiedziała na dany temat, jaka padła liczba albo jaki termin ustalono. Copilot przeszuka zapis i odpowie, a przy spotkaniach z nagraniem często wskaże moment w nagraniu, żebyś mógł odsłuchać oryginał. Warunek: spotkanie musiało mieć włączoną transkrypcję lub nagranie.
Czy Copilot w Teams poprawnie zapisuje polskie nazwiska i terminy z rozmowy?
Copilot bazuje na transkrypcji, więc jakość zapisu nazwisk i dat zależy od jakości transkrypcji. Przy rozmowach po polsku ustaw język transkrypcji na polski, bo znacząco poprawia to rozpoznawanie mowy. Mimo to zdarzają się przekręcone nazwiska albo źle usłyszana data, zwłaszcza gdy ktoś mówi szybko lub nie do mikrofonu. Dlatego zawsze weryfikuj nazwiska, terminy i liczby w wygenerowanym podsumowaniu przed wysłaniem go do klienta lub zarządu.
Kto ma dostęp do podsumowania i transkrypcji spotkania w Teams?
Domyślnie do zakładki Podsumowanie oraz transkrypcji mają dostęp uczestnicy spotkania z wnętrza organizacji, a szczegóły zależą od polityki firmy i ustawień organizatora. Nagranie trafia zwykle do OneDrive lub SharePoint osoby, która je uruchomiła, i to ona zarządza uprawnieniami. W projektach, w których rotują osoby, warto z góry ustalić, gdzie trafiają nagrania i kto ma do nich dostęp, żeby uniknąć sytuacji, w której kluczowy zapis jest niedostępny po odejściu jednej osoby.
Czy nagrywanie i transkrypcja spotkań w Teams są zgodne z RODO?
Nagranie i transkrypcja zawierają dane osobowe, więc podlegają RODO. Przed włączeniem automatycznego nagrywania sprawdź politykę prywatności i regulamin swojej organizacji, a uczestników poinformuj o rejestracji na początku spotkania. Teams domyślnie wyświetla powiadomienie o nagrywaniu, ale świadoma informacja słowna oraz zgodne z prawem podstawy przetwarzania to obowiązek organizatora, nie samego narzędzia.

Komentarze (0)

Musisz być zalogowany by móc dodać komentarz. Zaloguj się przez Google

Brak komentarzy...