Kurs Microsoft 365 Copilot: Copilot w OneNote - inteligentna organizacja notatek i wiedzy

W skrócieCopilot w OneNote to panel asystenta w notatniku, który porządkuje chaotyczne notatki ze spotkań, wyciąga z nich zadania z osobą i terminem oraz odpowiada na pytania do zebranej wiedzy. Panel startuje od otwartej strony, ale gdy odpowiedzi tam nie ma, przeszukuje notatnik i podaje stronę, z której wziął dane. Po zestawienie kilku notatników albo innych źródeł Microsoft 365 naraz nadal idziesz do Copilot Chat.

OneNote to prawdopodobnie najbardziej niedoceniana aplikacja w całym pakiecie Microsoft 365. Wiele firm instaluje ją, bo jest w pakiecie, i traktuje jak cyfrowy odpowiednik karteczek samoprzylepnych: zapisów bez struktury, których po miesiącu nikt nie potrafi odnaleźć. Notatka ze spotkania sprzed pół roku leży gdzieś w notatniku, ale nikt nie pamięta, w której sekcji, i szybciej jest zapytać kolegi, niż jej szukać.

Z Copilotem (asystentem AI wbudowanym w aplikacje Microsoft 365) OneNote zmienia rolę. Staje się miejscem, w którym chaotyczne notatki dają się szybko uporządkować, wyciągnąć z nich zadania i decyzje, a potem zadawać pytania do zebranej wiedzy. Prompt (polecenie tekstowe, które piszesz do Copilota) taki jak "wypisz wszystkie zadania z tej sekcji z osobą i terminem" załatwia w kilka sekund pracę, która ręcznie zajęłaby kwadrans przewijania stron.

W tej lekcji pokażemy krok po kroku, jak zbudować taki system pracy, nawet jeśli Twój obecny notatnik to jeden wielki bałagan. Będziemy pracować na realnym notatniku projektowym i na realnych scenariuszach biznesowych, a każdy prompt znajdziesz w ramce do skopiowania. Zaczniemy od tego, jak w ogóle uruchomić panel i jak zrozumieć jego granice, bo od tego zależy, czy Copilot Ci pomoże, czy odpowie na pół gwizdka.

Jak otworzyć i zrozumieć panel Copilot w OneNote

Tę granicę sprawdziliśmy, zamiast ją zakładać. Dwa pytania do tego samego panelu, z tej samej otwartej strony - różnią się tylko tym, gdzie leży odpowiedź.

Zanim przejdziemy do scenariuszy, ustalmy podstawy. Panel Copilot to wysuwany z prawej strony pasek, w którym rozmawiasz z asystentem. Nie działa jak zwykłe pole komentarza, tylko jak czat: piszesz polecenie, dostajesz odpowiedź i możesz ją wstawić na stronę. Uruchomisz go tak:

1. Otwórz notatnik i stronę, na której masz notatki. Jeśli dopiero zaczynasz, utwórz nową stronę (kliknij Dodaj stronę na liście stron po prawej) i wklej na nią surowy tekst notatek. Copilot potrzebuje treści, na której będzie pracować, więc pusta strona nic mu nie da.



2. Na wstążce, w prawej części karty Narzędzia główne (Home), kliknij przycisk Copilot z ikoną w motywie wstążki. Panel wysunie się z prawej strony okna. Jeśli przycisku nie widzisz, to najczęstsza przyczyna: brak przypisanej licencji Microsoft 365 Copilot do Twojego konta (wrócimy do tego niżej).



3. W polu na dole panelu wpisz polecenie i naciśnij Enter. Copilot przez chwilę "myśli" (pojawia się animacja) i pokazuje propozycję odpowiedzi nad polem wpisywania.



4. Pod odpowiedzią zobaczysz przyciski do dalszej pracy, między innymi wstaw na stronę (Copilot dopisze wynik pod Twoimi notatkami) oraz kopiuj. Możesz też od razu napisać kolejne polecenie, żeby doprecyzować albo poprawić wynik, bo Copilot pamięta poprzednią odpowiedź w obrębie tej rozmowy.

Najważniejsza rzecz do zapamiętania dotyczy zasięgu, czyli tego, jaki fragment notatek Copilot bierze pod uwagę, odpowiadając. Panel w OneNote domyślnie pracuje na aktualnie otwartej stronie. Jeśli chcesz, żeby wziął pod uwagę większy fragment, musisz to wprost napisać w poleceniu, na przykład w tej sekcji albo w całym notatniku. To nie jest szczegół techniczny, tylko sedno skutecznej pracy: bez wskazania zakresu Copilot odpowie tylko na podstawie jednej strony i pominie resztę, a Ty pomyślisz, że "nie znalazł", podczas gdy on po prostu tam nie zaglądał.

W praktyce najczęściej używasz Copilota w OneNote w kilku powtarzalnych wzorcach: podsumowania strony lub sekcji, uporządkowania istniejących notatek, wygenerowania nowej treści (na przykład listy zadań) oraz zadania pytania do zawartości notatnika. Przejdźmy przez każdy z nich na konkretnych sytuacjach z pracy, na tym samym realnym notatniku projektowym.

Scenariusz 1: porządkowanie chaotycznych notatek ze spotkania

Tak zwykle wyglądają notatki ze spotkania, zapisane w biegu, gdy jednocześnie słuchasz i notujesz. Poniżej mamy je przepisane dokładnie tak, jak stoją na stronie notatnika na zrzucie: skrótami, z zadaniami poutykanymi w zdaniach i bez polskich znaków, bo nikt nie stawia ogonków, notując na żywo w trakcie rozmowy:

Te same notatki masz w pliku do pobrania: notatki_onenote_demo.docx ↓ - strona pierwsza. Wklej ją do notatnika i pracuj na dokładnie tym, co widać na zrzutach.

Wszystko leży na jednym poziomie: kto co powiedział, co ustalono i kiedy jest następne spotkanie. Zadania siedzą poukrywane w zdaniach, terminy stoją zbiorczo w jednej linijce, a przy części ustaleń w ogóle nie pada, kto je bierze. Żeby wysłać z tego cokolwiek zespołowi, trzeba przeczytać całość jeszcze raz i rozpisać ręcznie. Zamień to w uporządkowany zapis:

1. Wklej surowe notatki na stronę OneNote (Ctrl+V, nie musisz nic formatować, wcięcia i literówki nie mają znaczenia).
2. Otwórz panel Copilot (przycisk na wstążce) i wklej poniższy prompt w pole na dole panelu, potem Enter.
3. Poczekaj kilka sekund. Copilot zwróci zwięzłe podsumowanie spotkania, wiersz z uczestnikami, tabelę zadań z osobą odpowiedzialną i terminem oraz osobny wykaz najważniejszych dat. Przy zadaniu, przy którym w notatkach nie padło nazwisko, w kolumnie z osobą napisze, że nie zostało ono wskazane, zamiast zgadywać. Przejrzyj propozycję w panelu.
4. Kliknij wstaw na stronę. Poprawnie sformatowana wersja pojawi się w notatniku pod oryginałem, gotowa do wysłania uczestnikom. Oryginał możesz zostawić lub usunąć.

Efekt widzisz na zrzucie powyżej: strumień myśli zamieniony w zwięzłe podsumowanie, tabelę zadań i osobne zestawienie najważniejszych terminów. To już gotowy materiał do rozesłania i to jest kluczowa zaleta: nie musisz osobno pisać maila po spotkaniu, bo masz jego treść gotową. Ten sam efekt w całym oknie OneNote widziałeś na zrzucie otwierającym lekcję.

Wariant: notatki na dwie osoby albo dwa spotkania

Ten sam wzorzec działa, gdy na jednej stronie masz notatki z dwóch spotkań albo od dwóch osób i chcesz je rozdzielić. Wystarczy dopisać do promptu, żeby Copilot najpierw rozpoznał, które fragmenty dotyczą którego wątku:

Scenariusz 2: lista zadań i priorytety na następny tydzień

Koniec tygodnia. Masz kilkanaście stron notatek z różnych spotkań, rozmów i pomysłów. Gdzie są zadania na przyszły tydzień? Zwykle przeszukujesz to ręcznie, przewijasz stronę po stronie i próbujesz sobie przypomnieć, co gdzie zapisałeś. Zawsze coś umknie i wypłynie w poniedziałek jako "przecież mówiliśmy o tym w czwartek". Copilot zbierze zadania z całej sekcji naraz.

1. Ustaw notatki tygodnia w jednej sekcji (na przykład Tygodniowe notatki), żeby dać Copilotowi jasny zakres. Jeśli masz je porozrzucane, przeciągnij strony do jednej sekcji na liście po lewej. To jednorazowy porządek, który potem procentuje przy każdym pytaniu.
2. Otwórz panel Copilot i wklej pierwszy prompt. Zwróć uwagę, że w prompcie nazwa sekcji jest w cudzysłowie: to sygnał dla Copilota, żeby objął całą sekcję, a nie tylko bieżącą stronę.
3. Przejrzyj wynik i kliknij wstaw na stronę, albo zapisz go jako osobną stronę TO-DO na nowej karcie w tej sekcji.

Drugi prompt idzie o krok dalej niż samo wypisanie zadań: prosi o priorytetyzację, czyli o ułożenie ich od najważniejszego. To subtelna różnica, ale w praktyce oszczędza najwięcej czasu, bo lista zadań to jedno, a wiedza, od czego zacząć w poniedziałek, to drugie.

Efekt: w piątek po południu masz gotową listę priorytetów. W poniedziałek rano nie zastanawiasz się, od czego zacząć, tylko wchodzisz w pracę.

Scenariusz 3: podsumowanie sekcji jako materiał wdrożeniowy

Masz notatnik projektu z wieloma miesiącami historii, dziesiątkami stron ustaleń, zmian kierunku i decyzji. Do zespołu dołącza nowa osoba. Jak ją wdrożyć w kontekst, nie każąc jej czytać setki stron notatek przez tydzień i nie odrywając siebie na dwugodzinne wprowadzenie? Poproś Copilot o zwięzły materiał wprowadzający na podstawie wybranej sekcji.

1. Otwórz Copilot Chat z włączonym Work IQ, bo pytanie obejmuje całą sekcję, a nie pojedynczą stronę.
2. Wklej poniższy prompt, podając nazwę sekcji w cudzysłowie - to ona wskazuje Copilotowi zakres.
3. Przejrzyj wynik i wstaw go jako nową stronę Dla nowych osób, albo skopiuj do maila powitalnego.

Wynik możesz od razu wysłać mailem albo zapisać jako oddzielną stronę Dla nowych osób w notatniku projektu, żeby każdy kolejny nowy pracownik miał gotowy punkt startu. Raz przygotowany brief służy wielokrotnie, a gdy projekt się rozwinie, wystarczy puścić prompt jeszcze raz, żeby go zaktualizować.

Ten sam mechanizm ratuje czas przy zmieniających się projektach

Projekty, które długo się zmieniają, mają wspólny problem: trudno odtworzyć, kiedy i dlaczego coś zmieniliśmy. Zamiast szukać przez godzinę w notatkach, kiedy i dlaczego zmieniliśmy dostawcę, zadajesz pytanie porównawcze. Jedno zastrzeżenie, które oszczędzi Ci zdziwienia: to pytanie zadaj w Copilot Chat, nie w panelu wewnątrz OneNote. Panel pracuje na otwartej stronie, a po dwie sekcje naraz sięgnie najwyżej przez wyniki wyszukiwania, więc zestawienia obu wersji z niego nie wyciśniesz. Copilot Chat przeszukuje cały notatnik i podaje daty wpisów. W poleceniu wystarczy dopisać nazwę notatnika:

Scenariusz 4: notatnik projektu i klienta jako przeszukiwalna baza wiedzy

Tu OneNote z Copilotem pokazuje największą wartość dla mniejszych zespołów. Dobrze prowadzony notatnik staje się przeszukiwalną bazą wiedzy o projekcie i o kliencie, bez dedykowanego systemu i bez wdrożenia CRM. Sekret nie leży w Copilocie, tylko w strukturze notatnika, którą mu podajesz. Copilot jest tak dobry, jak porządek notatek, na których pracuje.

Zbuduj strukturę według poniższego schematu. To jednorazowa inwestycja kilkunastu minut, która potem zwraca się przy każdym pytaniu do notatnika:

Gdy notatnik ma już taką strukturę, możesz go pytać tak, jak pyta się bazy wiedzy. To najbardziej "wow" moment tej lekcji: notatnik, który przez pół roku był tylko workiem na zapiski, nagle odpowiada na pytania. Dwa kolejne polecenia nagraliśmy na notatniku demonstracyjnym, w którym klient figuruje pod roboczą etykietą Klient ABC, a jego dostawca jako dostawca X. Te same etykiety zobaczysz na zrzutach, bo tak nazwaliśmy strony notatnika. U siebie wpisz w ich miejsce prawdziwą nazwę klienta i dostawcy.

To polecenie wykonaj w Copilot Chat, a nie w panelu OneNote: obejmuje cały notatnik, a panel widzi tylko otwartą stronę.

Ostatnia część drugiego promptu, prośba o zaznaczenie luk, jest bardzo praktyczna. Zamiast udawać, że wie wszystko, Copilot mówi Ci wprost, czego w notatkach brakuje. Dla mniejszej firmy taki notatnik to praktyczna alternatywa dla rozbudowanego systemu obsługi relacji z klientem. Nie zastąpi pełnego CRM z uprawnieniami i procesami, ale do przechowywania historii współpracy, decyzji i kontekstu sprawdza się dobrze.

Scenariusz 5: podsumowania spotkań z Teams w notatniku

Jeśli korzystasz z Copilota w Teams (omawialiśmy to we wcześniejszej lekcji), warto zebrać podsumowania spotkań w jednym miejscu w OneNote, żeby były pod ręką i łatwe do przeszukania. Zamiast zdawać się na jedną automatyczną integrację, którą Microsoft co jakiś czas zmienia, prostszym i pewnym rozwiązaniem jest przeklejenie podsumowania spotkania do właściwej sekcji notatnika. Wtedy masz je u siebie na zawsze, niezależnie od tego, jak długo Teams przechowuje nagranie.

1. Po spotkaniu otwórz jego podsumowanie w Teams (funkcja Inteligentne podsumowanie spotkania na karcie Recap spotkania, albo notatki ze spotkania).
2. Skopiuj podsumowanie i wklej je do sekcji notatnika przeznaczonej na dane spotkanie (na przykład Stand-upy Q3 albo Spotkania z klientem ABC). Dobrze nazwij stronę datą, żeby potem Copilot mógł podawać daty w raportach.
3. Po kwartale masz w jednej sekcji komplet podsumowań, na którym Copilot może zbudować raport zbiorczy.

To też zadanie dla Copilot Chat: raport zbiera kilkanaście stron z całej sekcji, więc panel w OneNote go nie udźwignie.

Przy przeglądzie miesięcznym widać powtarzalność, której nie widać, czytając notatki tydzień po tygodniu. Kiedy przez cały kwartał to samo zadanie wraca na stand-upie jako "jeszcze nie skończone", z bliska tego nie zauważasz, ale w raporcie zbiorczym wychodzi jako regularnie przekładany temat. To sygnał do reakcji, którego bez takiego podsumowania mógłbyś przegapić.

Granica zasięgu: co Copilot w OneNote widzi, a czego nie

Zebraliśmy tu w jednym miejscu wszystkie granice, o których wspominaliśmy przy scenariuszach, bo to najczęstsze źródło rozczarowań. Copilot w OneNote nie zawodzi dlatego, że jest słaby, tylko dlatego, że ludzie oczekują od panelu rzeczy, do których jest przeznaczony BizChat albo których w ogóle nie da się zrobić w tekstowym notatniku. Poniższa tabela ustawia oczekiwania:

Z tej tabeli płyną dwie praktyczne rady. Po pierwsze, jeśli ważne ustalenia masz tylko na zdjęciu tablicy albo w odręcznym piśmie, przepisz kluczowe punkty jako tekst, zanim poprosisz Copilota o analizę. Z samym przepisaniem treści tablicy ze zdjęcia całkiem dobrze radzi sobie zwykły ChatGPT - wrzucasz fotografię, prosisz o przepisanie tekstu i dopiero wynik wklejasz na stronę w OneNote. Po drugie, gdy zadajesz pytanie i Copilot odpowiada "nie znalazłem", najczęściej nie chodzi o to, że informacji nie ma, tylko o to, że nie wskazałeś zakresu. Dopisz do promptu nazwę sekcji lub "w całym notatniku" i spróbuj ponownie.

Prompty gotowe do skopiowania

Zestaw poleceń, które warto mieć zapisane (na przykład na osobnej stronie Moje prompty w notatniku). Podmieniaj fragmenty w nawiasach kwadratowych na swoje dane:

Porządkowanie notatek w sekcje

Zadania jako lista z polami wyboru

Podsumowanie sekcji dla nowej osoby

Szukanie ustaleń w całym notatniku

Raport tygodniowy z notatek

Powtarzające się problemy i ich przyczyna

Agenda z pytań otwartych

Porównanie decyzji z dwóch dat

Dwa polecenia zasługują na osobne słowo. Numer 6, analiza powtarzających się problemów, jest bardzo przydatny do retrospektyw. Gdy przez kilka miesięcy notujesz problemy w projekcie, Copilot potrafi wskazać systemową przyczynę, której nie widać, patrząc na notatki z tygodnia na tydzień. Numer 8, porównanie decyzji w czasie, ratuje projekty z częstymi zmianami zakresu, bo pokazuje, jak i dlaczego ewoluowały ustalenia.

W następnej lekcji przechodzimy do Microsoft Loop, gdzie Copilot pisze wprost w żywym komponencie: liście, tabeli albo planie, który istnieje raz, a widoczny jest naraz w aplikacji Loop, w czacie Teams i w mailu w Outlooku. To naturalne przedłużenie tego, czego nauczyłeś się dziś w OneNote: notatka przestaje być kopią krążącą po skrzynkach. Copilot Chat (BizChat), czyli centralne miejsce łączące dane z wielu źródeł Microsoft 365 naraz, omawiamy w lekcji 12.

Szkolenie Copilot w Office 365 to dwa dni praktycznych warsztatów z trenerem praktykiem. Uczysz się Microsoft 365 Copilota w każdej aplikacji, w Word, Excel, Outlook, Teams, PowerPoint i OneNote, na realnych przykładach z codziennej pracy: maile, dokumenty, arkusze, prezentacje i spotkania. Wychodzisz z gotową biblioteką promptów dla swojego zespołu. Szkolenie ma terminy gwarantowane, więc odbędzie się niezależnie od liczby zapisanych.

Szkolenie Copilot w Office 365 -->

To szkolenie może być dofinansowane dla Ciebie z KFS lub BUR.

★★★★★Średnia ocena naszych szkoleń w Google: 5/5