W skrócieCopilot w Outlook to asystent wbudowany w skrzynkę pocztową, który streszcza długie wątki, pisze wersje robocze odpowiedzi i porządkuje nieprzeczytane wiadomości. Zasięg odpowiedzi zależy od plakietki z tematem nad polem polecenia: z nią panel pracuje na jednym wątku, bez niej przeszukuje całą skrzynkę. Wymaga licencji Microsoft 365 Copilot.
Ta lekcja jest częścią bezpłatnego kursu Microsoft 365 Copilot - dwudziestu lekcji od pierwszego uruchomienia do wdrożenia w całej firmie.
<-- Spis wszystkich lekcjiZ tej lekcji dowiesz się:
- Gdzie dokładnie kliknąć, żeby uruchomić Copilot w Outlook Web, nowym Outlook i co zrobić, gdy masz klasycznego Outlooka
- Od czego zależy zasięg odpowiedzi: trzy tryby Copilota w poczcie
- Jak podsumowywać wątki emailowe, co konkretnie Copilot z nich wyciąga i jak narzucić mu własny format
- Jak szkicować mail z jednego zdania polecenia i sterować tonem oraz długością odpowiedzi
- Jak działa Coaching, czyli ocena Twojego maila przez Copilota, zanim go wyślesz
- Jak wyciągnąć z korespondencji listę zadań i decyzji oraz szybko odpowiedzieć jednym kliknięciem
- Jak priorytetyzować skrzynkę, gdy masz kilkadziesiąt nieprzeczytanych wiadomości po urlopie
- Gotowe prompty biznesowe: oferta, reklamacja, follow-up, eskalacja, raport zarządczy
Poczta elektroniczna to jedno z tych narzędzi, które miały ułatwiać pracę, a stały się głównym pochłaniaczem czasu. Godziny dziennie idą na trzy powtarzalne czynności: czytanie długich wątków, żeby w ogóle zrozumieć, o co chodzi, formułowanie odpowiedzi (zwłaszcza tych trudnych, gdzie trzeba odmówić albo zeskalować sprawę bez urażania kogokolwiek) oraz szukanie informacji w starszej korespondencji.
Copilot w Outlook skraca każdą z tych czynności. Wątek z kilkudziesięcioma wiadomościami, którego przeczytanie zajmuje kwadrans, dostajesz w formie streszczenia w kilka sekund. Email, na który nie wiesz, jak odpowiedzieć, dostaje wersję roboczą spójną z tonem i kontekstem rozmowy. Skrzynka po urlopie, w której tonie kilkadziesiąt nieprzeczytanych wiadomości, zostaje posortowana według pilności. Dla osoby, która intensywnie pracuje z pocztą, to realna oszczędność kilku godzin dziennie. W tej lekcji przejdziemy przez to wszystko krok po kroku, pokażemy realny panel Copilota, opiszemy co widać na ekranie i damy Ci gotowe prompty pod konkretne sytuacje biznesowe, od oferty handlowej po odpowiedź na reklamację.
Jedno słowo wyjaśnienia na start, żeby żargon nie przeszkadzał. Prompt to po prostu polecenie, które wpisujesz Copilotowi zwykłym językiem, na przykład "podsumuj ten wątek" albo "napisz uprzejmą odmowę". Panel to boczne okienko Copilota, które wysuwa się z prawej strony wiadomości. A grounding (osadzenie w danych) oznacza, że Copilot nie zmyśla ogólników, tylko opiera odpowiedź na realnej treści Twojego maila, wątku i, jeśli ma dostęp, kalendarza. To ostatnie jest kluczowe: dlatego Copilot w Outlook wie o Twojej korespondencji rzeczy, których nie wie zwykły chatbot z internetu.
Krok 1: uruchom Copilot w Outlook
Copilot w Outlook jest dostępny w trzech środowiskach i, co ważne, nie wszystkie mają identyczny zestaw funkcji. Pokażemy Ci, gdzie dokładnie kliknąć w każdym z nich, żebyś nie tracił czasu na szukanie ikony, której w Twojej wersji akurat nie ma.
Outlook Web (outlook.office.com), wersja zalecana
To najbardziej kompletna wersja Copilota dla poczty i to ją radzimy do codziennej pracy. Krok po kroku:
- W przeglądarce wejdź na outlook.office.com i zaloguj się kontem firmowym M365 (tym, które ma przypisaną licencję Copilot). To ten sam ekran, który widzisz na zrzucie powyżej.
- Otwórz dowolny email lub wątek. Wejścia do Copilota są dwa i żadne nie siedzi między przyciskami odpowiedzi. Pierwsze to przycisk Copilota na prawym końcu wstążki, osobny biały kafelek o kwadratowym obrysie z zaokrąglonymi narożnikami, z kolorowym logo Copilota w środku. Po najechaniu podpowiada gotowe polecenia w rodzaju „Podsumuj tę wiadomość e-mail”. Drugie, wygodniejsze przy wątkach, to pasek „Podsumowanie przez usługę Copilot” nad treścią wiadomości.
- Kliknięcie przycisku wysuwa panel z prawej strony. Na dole jest pole na własne polecenie, a nad nim Copilot pokazuje, którą wiadomość wziął za kontekst. Pod polem masz dwa gotowe skróty: Podsumuj tę wiadomość e-mail oraz Podsumuj tę wiadomość e-mail i odpowiedz na nią.
Nowy Outlook dla Windows
Nowy Outlook (aplikacja dostarczana z Windows 11 lub ze sklepu Microsoft Store) korzysta z tego samego silnika co Outlook Web, więc funkcje Copilota są takie same, a miejsca kliknięć identyczne: ikona w otwartym emailu i przycisk Copilota w oknie tworzenia wiadomości. Jeśli pracujesz na desktopie, to najwygodniejsza opcja, bo masz pełnego Copilota bez otwierania przeglądarki. Przełącznik "Nowy Outlook" w prawym górnym rogu, o którym piszą starsze poradniki, zobaczysz tylko wtedy, gdy na tym samym komputerze siedzi jeszcze klasyczny Outlook, bo służy do przeskoczenia z powrotem do niego. Na maszynie, która ma wyłącznie nowego Outlooka, tego przełącznika nie ma i nie jest to usterka. Nowego Outlooka poznasz wtedy po uproszczonej wstążce z przyciskiem Copilot na jej prawym końcu.
Klasyczny Outlook (2019, 2021, starszy 365)
Klasyczny Outlook desktop ma ograniczone wsparcie dla Copilota: brakuje w nim pełnego panelu bocznego znanego z wersji web. Część funkcji, jak podstawowe pisanie wersji roboczej, bywa dostępna, ale nie liczyłbyś na komplet, a wygląd i miejsca kliknięć różnią się między wersjami. Jeśli więc zdarza Ci się nie znaleźć jakiejś funkcji opisanej niżej, to zwykle nie błąd, tylko właśnie ograniczenie klasycznego klienta.
Trzy tryby Copilota w poczcie: od czego zależy zasięg odpowiedzi
To jest rzecz, którą warto zapamiętać przed całą resztą lekcji, bo od niej zależy, czy dostaniesz odpowiedź o jednej sprawie, o całej skrzynce, czy w ogóle nie tam, gdzie trzeba. Decyduje plakietka z tematem wiadomości nad polem polecenia - to ona, a nie to, co akurat widzisz w czytniku.
| Tryb | Czego dotyczy odpowiedź | Kiedy go używasz |
|---|---|---|
| Panel z podpiętą plakietką | Jeden wątek. Wszystkie wiadomości tej konwersacji, także te sprzed Twojej ostatniej odpowiedzi. | Streszczenie wątku, zadania i decyzje z korespondencji, wersja robocza odpowiedzi, ocena tego, co napisałeś. |
| Panel bez plakietki | Cała skrzynka. W odpowiedzi pojawiają się odsyłacze do różnych wątków. | Przegląd nieprzeczytanych wiadomości po urlopie, raport z tygodnia, priorytety na dziś. |
| Copilot Chat | Poza pocztą: pliki, spotkania i czaty w Microsoft 365. | Pytania łączące maile z dokumentami albo ze spotkaniami - o tym jest osobna lekcja kursu. |
Krok 2: podsumuj długi wątek jednym kliknięciem
Na zrzucie widać najczęściej używaną funkcję Copilota w poczcie: podsumowanie otwartego wątku, które dostajesz jednym kliknięciem skrótu, bez wpisywania czegokolwiek. Copilot wypisuje ustalenia z całej korespondencji i przy każdym punkcie zostawia odnośnik do wiadomości, z której je wziął. Warto od razu wiedzieć, gdzie przebiega granica: panel pracuje na wątku, który masz zaznaczony - jego temat widnieje na plakietce nad polem polecenia - i sięga do wszystkich wiadomości tej konwersacji, także tych sprzed Twojej ostatniej odpowiedzi. Dlatego ustalenia rozrzucone po całej wymianie zdań, jak data dostawy, nazwisko inżyniera czy powód nienaliczenia kary umownej, wyciąga bez problemu i przy każdym podaje źródłową wiadomość. Zasięg odpowiedzi zależy właśnie od tej plakietki - wyjaśniamy to w sekcji Trzy tryby Copilota w poczcie. Pokazujemy to w Kroku 6 i Kroku 8.
Jak to zrobić, krok po kroku:
- Otwórz wątek, który chcesz streścić (klikasz na najnowszą wiadomość w konwersacji, Outlook pokaże cały łańcuch).
- Kliknij przycisk Podsumuj na górze wątku (przy dłuższych konwersacjach pojawia się sam) albo ikonę Copilot w prawym górnym rogu.
- Poczekaj chwilę. Copilot przetwarza cały wątek od pierwszej wiadomości, nie tylko ostatnie odpowiedzi, i wypisuje streszczenie w panelu.
- Przy każdym punkcie zobaczysz małe odnośniki (numery wiadomości). To Twoja ścieżka weryfikacji: kliknięcie przenosi do fragmentu, z którego Copilot wyciągnął dany wniosek.
Gotowe, automatyczne podsumowanie jest przyzwoite, ale najwięcej zyskujesz, gdy narzucisz własny format. Zamiast klikać sam przycisk, wpisz polecenie w pole Copilota na dole panelu. Poniższy prompt zamienia streszczenie w konkretną listę działań, z której od razu wiesz, co masz zrobić:
Podsumuj ten wątek podając: (1) Kluczowe decyzje, które podjęto, (2) Zadania do wykonania z imionami osób odpowiedzialnych i terminami, jeśli są wymienione, (3) Otwarte pytania, które nie mają jeszcze odpowiedzi, (4) Aktualny status sprawy w jednym zdaniu.
Czego się spodziewać: Copilot zwróci cztery czytelne sekcje. W "Zadaniach" powinny pojawić się nazwiska (o ile w wątku ktoś jasno wziął coś na siebie) i daty (jeśli padły). Jeśli ktoś napisał "zajmę się tym w przyszłym tygodniu", Copilot zwykle to złapie. Jeśli nic konkretnego nie ustalono, sekcja "Otwarte pytania" będzie dłuższa, co samo w sobie jest sygnałem, że wątek utknął.
Ten format sprawdza się w dwóch typowych sytuacjach: gdy dołączasz do trwającej konwersacji i chcesz się szybko zorientować, oraz gdy wracasz po urlopie do przeładowanej skrzynki. W tym drugim przypadku pomaga wariant nastawiony na jedną decyzję: czy w ogóle musisz się w coś włączać.
Wróciłem z dwutygodniowego urlopu. Przejrzyj ten wątek i odpowiedz: Czy moja interwencja jest w ogóle potrzebna? Co wydarzyło się pod moją nieobecność? Czy są decyzje, które wymagają mojej akceptacji, zanim sprawa ruszy dalej?
Krok 3: wyciągnij z wątku zadania i decyzje
Podsumowanie ogólne to jedno, ale w praktyce najczęściej chcesz wiedzieć jedno: co ja mam z tym zrobić. Copilot potrafi przejść przez wątek i wyłuskać same akcje, oddzielając to, co jest ustaleniem, od tego, co jest tylko dyskusją. Ma to znaczenie zwłaszcza wtedy, gdy w jednej konwersacji przewijają się cztery osoby, każda coś proponuje, a na końcu nie wiadomo, kto się do czego zobowiązał.
Wyciągnij z tego wątku wyłącznie listę zadań do wykonania. Przy każdym zadaniu podaj: kto jest odpowiedzialny, termin (jeśli był wymieniony) i czego dotyczy. Osobno wypisz to, co dotyczy mnie. Pomiń zwykłą dyskusję, chcę tylko konkretne działania.
Drugi wariant przydaje się, gdy prowadzisz projekt i musisz odtworzyć historię decyzji, na przykład, żeby uzasadnić przed klientem, dlaczego robimy coś tak, a nie inaczej:
Zbuduj chronologiczną listę decyzji podjętych w tym wątku. Przy każdej decyzji zaznacz, kto ją zaproponował, kto ją zaakceptował i z jakiego powodu ją podjęto. Jeśli jakaś decyzja została później zmieniona, pokaż obie wersje.
Krok 4: napisz mail z promptu, steruj tonem i długością
Pisanie odpowiedzi to miejsce, w którym ucieka najwięcej czasu. Nie dlatego, że samo pisanie jest trudne, ale dlatego, że trzeba się zastanowić: jak sformułować odmowę, żeby nikogo nie urazić, jak zeskalować sprawę bez brzmienia agresywnego, jak potwierdzić termin formalnie, ale nie zimno. Copilot rozumie kontekst całego wątku i generuje odpowiedź spójną z wcześniejszą korespondencją. Nie musisz mu tłumaczyć tła, wystarczy, że powiesz, co chcesz osiągnąć i jakim tonem.
Jak wygenerować odpowiedź, krok po kroku:
- Otwórz email, na który chcesz odpowiedzieć.
- Kliknij Odpowiedz, a w oknie pisania kliknij Copilot na wstążce okna wiadomości albo skorzystaj ze skrótu Pomóż mi odpowiedzieć (Alt+i), który Outlook pokazuje wprost w treści maila. Panel podpisany Piszmy razem wysunie się z prawej strony.
- Opisz cel odpowiedzi i ton. Im konkretniej (kto jest odbiorcą, co ma się wydarzyć, jak długo), tym mniej poprawek później.
- Copilot pokazuje wersję roboczą. Klikasz Zachowaj (wstaw do wiadomości) albo Odrzuć, albo prosisz o poprawkę w tym samym oknie. Nic nie wychodzi ze skrzynki, dopóki sam nie klikniesz Wyślij.
Poniżej cztery gotowe prompty na najtrudniejsze typy maili. Wklejasz w pole Copilota, dopasowujesz szczegóły i masz wersję roboczą do dopracowania.
Potwierdzenie z prośbą o materiały
Napisz follow-up do klienta po spotkaniu sprzedażowym. Klient chce przeszkolić 12 osób z zespołu analitycznego, priorytetem jest Power BI i automatyzacja raportów. Uzgodniony następny krok: demo platformy szkoleniowej za dwa tygodnie. Ton serdeczny, ale profesjonalny, do 120 słów, bez zwrotu miło było rozmawiać.
Uprzejma odmowa, która nie zamyka drzwi
Napisz uprzejmą odmowę tej prośby. Wyjaśnij, że nie możemy jej zrealizować w obecnym terminie ze względu na inne zobowiązania. Zaproponuj dwie alternatywy: realizację w kolejnym kwartale albo zmniejszony zakres do zrobienia teraz. Nie powinno brzmieć jak ostateczne nie.
Eskalacja bez agresji
Napisz email eskalujący brak odpowiedzi drugiej strony przez ostatnie dwa tygodnie, z kopią do przełożonego. Ton: stanowczy, profesjonalny, bez oskarżeń. Oprzyj się na faktach z wątku: kiedy nawiązaliśmy kontakt, co zostało uzgodnione i co teraz blokuje projekt.
Sterowanie tonem i długością gotowej wersji
Copilot wygenerował tekst, ale brzmi zbyt formalnie, za swobodnie albo za długo na konkretnego odbiorcę? Nie zaczynaj od zera, popraw jedną iteracją. Wpisujesz w polu Copilota, co ma zmienić, a on przepisuje. Trzy najczęstsze poprawki:
Przepisz tę wersję roboczą bardziej formalnie, odbiorcą jest prezes firmy, z którą dopiero zaczynamy współpracę. Zachowaj całą treść merytoryczną, zmień tylko styl i uprzejmości.
Skróć tę odpowiedź o połowę. Zostaw najważniejszy komunikat i konkretne kroki, wytnij wszystkie ozdobniki i powtórzenia. Chcę, żeby dało się to przeczytać w dziesięć sekund.
Napisz odpowiedź na ostatniego maila w tym wątku. Ton: profesjonalny, bezpośredni, bez nadmiernej uprzejmości. Treść: potwierdzam rezerwację wstępną na 20-21 października, dodajemy moduł automatyzacji raportów 22 października, dane do umowy prześlę do piątku. Maksymalnie 80 słów. Zacznij od imienia odbiorcy, nie używaj "Szanowny Panie/Pani".
Krok 5: Coaching, czyli ocena Twojego maila przed wysłaniem
To funkcja odwrotna do generowania. Zamiast pisać tekst za Ciebie, Copilot bierze wersję roboczą, którą Ty już napisałeś, i przed wysłaniem ocenia ją pod kątem tonu, jasności przekazu i tego, jak odbierze ją adresat. W anglojęzycznym interfejsie nazywa się to Coaching by Copilot, a w polskim Outlooku znajdziesz tę opcję pod nazwą Uzyskaj szkolenie. Przydaje się przy mailach, w których łatwo zabrzmieć ostrzej, niż zamierzasz: odmowa, reklamacja, upomnienie o zaległą płatność. Copilot wskazuje wtedy konkretne zdania, pokazuje, jak mogą zostać odebrane, i proponuje zamiennik do każdego z nich.
Jak z tego skorzystać, krok po kroku:
- Napisz wersję roboczą maila normalnie, w oknie tworzenia wiadomości (własnymi słowami, tak jak zwykle).
- Zanim klikniesz Wyślij, zaznacz napisany przez siebie tekst - przy zaznaczeniu pojawi się ikona Copilota. Kliknij ją, a rozwinie się menu Wypróbuj poniższą opcję - wybierz w nim Uzyskaj szkolenie. W tym samym menu są opcje Automatyczna modyfikacja, Skróć, Wydłuż i Zmień ton.
- Copilot ocenia trzy wymiary: ton (czy nie jest zbyt ostry lub zbyt uległy), klarowność (czy odbiorca zrozumie, o co chodzi i co ma zrobić) oraz nastawienie odbiorcy (jak najpewniej to odbierze).
- Dostajesz konkretne sugestie poprawek, często wskazane przy konkretnych zdaniach. Stosujesz je albo ignorujesz, decyzja należy do Ciebie.
Jeśli chcesz ukierunkować ocenę na konkretny cel, podpowiedz Copilotowi, o co Ci chodzi. To działa lepiej niż domyślna, ogólna ocena, bo Copilot wie, na co ma patrzeć:
Oceń tę wersję roboczą, zanim ją wyślę. Odbiorcą jest ważny klient, z którym mieliśmy niedawno napięcie. Chcę zabrzmieć rzeczowo i pojednawczo, ale bez nadmiernego przepraszania. Wskaż zdania, które mogą zostać źle odebrane, i zaproponuj lepsze sformułowania.
Krok 6: scenariusze obsługi klienta, gotowe prompty
Do tej pory pokazaliśmy mechanikę. Teraz konkretne sytuacje, w których Copilot w poczcie realnie skraca pracę zespołu obsługi klienta i handlu. Prompty poniżej są gotowe do użycia: wklej je w pole Copilota przy otwartym wątku i dopasuj szczegóły w nawiasach kwadratowych. Każdy scenariusz opisujemy tak, żebyś od razu wiedział, kiedy go użyć.
Oferta handlowa w odpowiedzi na zapytanie
Klient przysłał zapytanie, a Ty chcesz odpowiedzieć profesjonalną ofertą, spójną z tym, o co pytał. Copilot wyciągnie potrzeby z wątku i zbuduje szkielet oferty, a Ty tylko wstawiasz ceny:
Na podstawie zapytania w tym wątku napisz wersję roboczą oferty handlowej. Struktura: krótkie podziękowanie za zapytanie, zrozumienie potrzeby klienta w jednym akapicie, proponowane rozwiązanie w punktach, orientacyjny zakres i kolejne kroki. Zostaw miejsca w nawiasach na cenę i termin, które uzupełnię ręcznie. Ton: rzeczowy, partnerski, bez nachalnej sprzedaży.
Odpowiedź na reklamację
Reklamacja wymaga wyczucia: trzeba uznać problem, ale nie obiecać więcej, niż firma może dowieźć, i nie przyznać się do winy, której nie potwierdzono. Copilot pomaga trzymać ten balans:
Odpowiedz na reklamację klienta z tego wątku. Uznaj problem i przeproś za niedogodność, ale nie przyznawaj się do winy, której nie potwierdziliśmy. Wyjaśnij, jaki jest nasz następny krok i do kiedy się odezwiemy z rozwiązaniem. Zaproponuj gest dobrej woli. Ton: empatyczny, konkretny, bez korporacyjnego żargonu.
Follow-up do klienta po spotkaniu
Po rozmowie warto od razu wysłać follow-up (mail domykający), który utrwala ustalenia i porządkuje kolejne kroki. Jeśli masz notatki lub transkrypcję w wątku, Copilot złoży z nich mail:
Napisz follow-up do klienta po dzisiejszym spotkaniu. Podziękuj za rozmowę, podsumuj trzy kluczowe ustalenia, wypunktuj kto co robi do następnego kontaktu i zaproponuj termin kolejnego spotkania. Ton: ciepły, profesjonalny, zwięzły.
Szybka odpowiedź, gdy wystarczy potwierdzić
Nie każdy mail wymaga eseju. Czasem chodzi tylko o krótkie, uprzejme potwierdzenie. Copilot proponuje gotowe szybkie odpowiedzi (przyciski pod wiadomością), a jeśli chcesz je dopieścić, wystarczy jedno polecenie:
Napisz krótką, uprzejmą odpowiedź potwierdzającą, że otrzymałem tę wiadomość i zajmę się sprawą do końca dnia jutro. Dwa, trzy zdania, ciepły ton, bez zbędnych formułek.
Raport zarządczy z tygodnia
Tu potrzebujesz treści z wielu maili naraz, więc odepnij plakietkę - panel bez podpiętej wiadomości sięgnie do całej skrzynki i złoży z niej zwięzły raport dla przełożonego, bez ręcznego przeklejania. To ten sam mechanizm, co w sekcji o trzech trybach, i wracamy do niego w Kroku 8:
Na podstawie moich emaili z tego tygodnia przygotuj krótki raport zarządczy. Trzy sekcje: co zostało ukończone, co jest w toku, jakie są blokady i czego potrzebuję od przełożonego. Maksymalnie pół strony, w punktach, bez lania wody.
Krok 7: zarządzaj kalendarzem i spotkaniami
Copilot w Outlook ma wgląd w Twój kalendarz oraz kalendarze zaproszonych osób z organizacji (jeśli udostępniają dostępność w M365). Dzięki temu wykonuje polecenia niemożliwe dla zwykłego chatbota, który nie zna Twojego grafiku. Zamiast żonglować widokiem kalendarza i szukać wolnego okienka na oko, pytasz wprost:
Znajdź w tym tygodniu wolny slot 60-minutowy, w którym [imię i nazwisko], [imię i nazwisko] oraz ja jesteśmy dostępni. Wyklucz poniedziałek przed 10:00 i piątek po 15:00. Podaj dwie propozycje do wyboru.
Drugie zastosowanie to przygotowanie spotkania od strony merytorycznej. Jeśli w wątku uzgodniono, czego dotyczy spotkanie, Copilot zbuduje na tej podstawie agendę i zaproszenie:
Na podstawie wymagań opisanych w tym wątku przygotuj zaproszenie na spotkanie kickoff projektu. Utwórz agendę 90-minutową z punktami, orientacyjnym czasem na każdy punkt i sugerowanym prowadzącym. Dodaj krótki wstęp z celem spotkania.
Krok 8: priorytetyzuj przeładowaną skrzynkę
Wracasz z urlopu do przeładowanej skrzynki albo w piątek masz kilkadziesiąt nieprzeczytanych wiadomości. Zamiast czytać liniowo od najnowszego, poproś Copilota o uporządkowanie. Tu ważne rozróżnienie, bez którego łatwo się pogubić: decyduje plakietka nad polem polecenia. Gdy wisi na niej temat wiadomości, panel pracuje na tym jednym wątku. Gdy ją odepniesz, ten sam panel przeszukuje całą skrzynkę - i to właśnie robimy w tym kroku. Do Copilot Chat (BizChat, czyli wersji czatu mającej dostęp do Twoich danych M365) idziesz dopiero wtedy, gdy pytanie wychodzi poza pocztę i ma objąć także pliki, spotkania czy czaty.
Przejrzyj moje nieprzeczytane wiadomości z ostatnich dwóch tygodni i pogrupuj je w cztery kategorie: wymaga odpowiedzi dziś, wymaga odpowiedzi w tym tygodniu, tylko do przeczytania, można zarchiwizować.
Zgrupuj moje nieprzeczytane maile według nadawcy lub projektu i podsumuj każdą grupę w jednym, dwóch zdaniach. Chcę wiedzieć, co się wydarzyło, bez otwierania każdej wiadomości osobno.
Panel w emailu a Copilot Chat: która funkcja gdzie
Wracamy do trzech trybów z początku lekcji, tym razem od strony zadań. Panel i Copilot Chat łatwo pomylić. Poniższa tabela pokazuje, do czego służy każde z nich, żebyś nie szukał funkcji w niewłaściwym miejscu i nie zniechęcił się, gdy "Copilot czegoś nie potrafi", podczas gdy po prostu pytasz go w złym oknie:
| Zadanie | Panel w emailu | Copilot Chat |
|---|---|---|
| Podsumowanie jednego wątku | Tak, najszybciej | Też, ale nadmiarowo |
| Wersja robocza odpowiedzi | Tak | Ograniczone |
| Coaching wersji roboczej | Tak, w oknie pisania | Nie |
| Wyciągnięcie zadań i decyzji z wątku | Tak | Tak |
| Przegląd wielu wątków naraz | Tak, po odpięciu plakietki | Tak, tu jego siła |
| Znajdź termin w kalendarzu | Tak, czyta Twój kalendarz i dostępność zespołu | Tak, z kontekstem grafiku |
| Raport z korespondencji tygodnia | Tak, po odpięciu plakietki | Tak |
W skrócie: panel w emailu obsługuje oba zakresy w poczcie - z plakietką pracuje nad jednym wątkiem (streść, odpowiedz, oceń ton, wyciągnij zadania), bez niej przegląda całą skrzynkę. Copilot Chat wchodzi wtedy, gdy pytanie wychodzi poza pocztę: łączy maile z dokumentami, spotkaniami albo czatami. Gdy Copilot "nie umie" czegoś w panelu, najpierw sprawdź, czy przypadkiem nie jest to zadanie dla Chatu.
Dziesięć gotowych promptów do trzymania pod ręką
Na koniec zestaw promptów do trzymania pod ręką. Dziewięć z nich wklejasz w pole Copilota przy otwartym wątku, dopasowujesz szczegóły w nawiasach i masz gotową wersję roboczą. Jeden, numer siedem, obejmuje całą skrzynkę i wymaga odpiętej plakietki. Potraktuj to jak pierwszą wersję Twojej firmowej biblioteki poleceń:
1. Podziękowanie po spotkaniu
Napisz email z podziękowaniem za spotkanie, podsumuj trzy kluczowe ustalenia z tego wątku i potwierdź następne kroki. Ton: ciepły, profesjonalny.
2. Zapytanie o status
Napisz uprzejme zapytanie o status zadania do [imię i nazwisko]. Kontekst: zadanie było umówione dwa tygodnie temu, termin mija za kilka dni. Nie powinno brzmieć jak pretensja.
3. Powitanie nowego klienta
Napisz email powitalny do nowego klienta, który właśnie podpisał umowę. Przedstaw się, wyjaśnij kolejne kroki wdrożenia i zaproponuj rozmowę kickoff w tym tygodniu.
4. Przekazanie zadania
Napisz email do [imię i nazwisko] przekazujący jej prowadzenie projektu pod moją nieobecność. Wyjaśnij kontekst, kluczowe kontakty i to, co wymaga działania w najbliższych dwóch tygodniach.
5. Prośba o feedback
Napisz email do uczestników szkolenia z prośbą o opinię. Krótki, maksymalnie trzy pytania, link do formularza dodam ręcznie. Ton: otwarty, bez nachalności.
6. Odpowiedź na reklamację
Odpowiedz na tę reklamację klienta. Uznaj problem, przeproś za niedogodność, wyjaśnij, co zrobimy, żeby to naprawić, i do kiedy. Zaproponuj gest dobrej woli. Nie przyznawaj winy, której nie potwierdziliśmy.
7. Podsumowanie tygodniowe
Na podstawie emaili z tego tygodnia przygotuj tygodniowe podsumowanie dla przełożonego. Co zostało ukończone, co jest w toku, jakie są blokady.
Tego jednego nie wklejaj przy otwartym wątku: najpierw odepnij plakietkę, żeby Copilot objął całą skrzynkę zamiast jednej rozmowy. Różnice zasięgu opisujemy w sekcji Trzy tryby Copilota w poczcie.
8. Zaproszenie do projektu
Napisz email do trzech specjalistów, zapraszając ich do udziału w projekcie. Wyjaśnij cel, oczekiwany nakład czasu i korzyści dla nich. Ton: konkretny, zachęcający.
9. Przypomnienie o terminie
Napisz delikatne przypomnienie do zespołu, że jutro do końca dnia mija termin oddania raportów miesięcznych. Wspomnij, gdzie je wysyłać.
10. Propozycja zmiany zakresu
Napisz email do klienta proponujący zmianę zakresu projektu. Powód: część wymagań okazała się technicznie niemożliwa w obecnym budżecie. Zaproponuj dwie alternatywy. Ton: partnerski, nie defensywny.
Podsumowanie i co dalej
Copilot w Outlook nie zastąpi Twojego osądu, ale zabiera z poczty to, co najbardziej męczące: mozolne czytanie długich wątków, wpatrywanie się w puste okno przy trudnej odpowiedzi i porządkowanie skrzynki po urlopie. Zapamiętaj trzy nawyki, które dają najwięcej: klikaj Podsumuj przy każdym dłuższym wątku, używaj Coachingu przed wysłaniem trudnego maila oraz odpinaj plakietkę, gdy pytanie dotyczy wielu wątków naraz. I trzymaj jedną żelazną zasadę: przy kwotach, terminach i zobowiązaniach zawsze zweryfikuj wynik w oryginale, bo za treść, która wychodzi do klienta, odpowiadasz Ty, nie Copilot.
W kolejnych lekcjach kursu pokażemy Copilota w innych aplikacjach Microsoft 365, gdzie łączy się z pocztą w jeszcze potężniejsze scenariusze: podsumowanie spotkania w Teams zamienione na follow-up w Outlook, dane z Excela wklejone do maila zarządczego, prezentacja w PowerPoint zbudowana z ustaleń z korespondencji.
Szkolenie Copilot w Office 365 to dwa dni praktycznych warsztatów z trenerem praktykiem. Uczysz się Microsoft 365 Copilota w każdej aplikacji, w Word, Excel, Outlook, Teams, PowerPoint i OneNote, na realnych przykładach z codziennej pracy: maile, dokumenty, arkusze, prezentacje i spotkania. Wychodzisz z gotową biblioteką promptów dla swojego zespołu. Szkolenie ma terminy gwarantowane, więc odbędzie się niezależnie od liczby zapisanych.
Szkolenie Copilot w Office 365 -->
To szkolenie może być dofinansowane dla Ciebie z KFS lub BUR.
★★★★★Średnia ocena naszych szkoleń w Google: 5/5
Newsletter bloga JSystems
Otrzymuj każdą nową lekcję prosto na swoją skrzynkę
Newsletter bloga JSystems wychodzi w środy. Zapisz się, a dostaniesz powiadomienie zaraz po publikacji każdej lekcji.
Poprzednia lekcja
<-- Lekcja 6: Copilot w PowerPointNastępna lekcja
Lekcja 8: Copilot w Teams
Komentarze (0)
Brak komentarzy...