Pracownicy wklejają firmowe dane do prywatnych czatów AI zamiast do Copilota - jak to uregulować

Microsoft 365 Copilot

Pracownicy wklejają firmowe dane do prywatnych czatów AI zamiast do Copilota - jak to uregulować

W skrócie

Firma ma Microsoft 365, a mimo to część zespołu tłumaczy umowy, poprawia oferty i streszcza raporty w prywatnych, darmowych czatach AI, logując się na własne konta. Takie korzystanie z narzędzi AI poza wiedzą firmy nazywa się shadow AI. Pracownik chce po prostu pracować szybciej i może nie wiedzieć, że ma pod ręką narzędzie zatwierdzone przez firmę. Ten tekst jest dla osób, które odpowiadają za wdrożenie, bezpieczeństwo albo zespół: kierowników, działu IT i inspektora ochrony danych. Pokażemy, jak zastąpić zakaz bez alternatywy prostą zasadą, narzędziem z ochroną danych firmowych i szkoleniem, a potem sprawdzić, czy zasada działa.

Jak to wygląda w praktyce

W praktyce wygląda to tak: handlowiec wkleja do prywatnego czatu fragment umowy z klientem, żeby sprawdzić, czy klauzula jest standardowa. Ktoś z HR prosi darmowe narzędzie o przeredagowanie opinii o pracowniku. Analityk kopiuje do przeglądarki tabelę z wynikami sprzedaży, żeby dostać komentarz do wykresu. Treść trafia do usługi spoza firmowego środowiska, na koncie prywatnym, gdzie nie obowiązują firmowe uprawnienia, zasady przechowywania ani inspekcja z Microsoft 365.

Sygnałem są pytania zadawane na korytarzu: „czy mogę wrzucić to do czatu AI?” i brak spisanej odpowiedzi, do której można odesłać. Sam zakaz w regulaminie nie rozwiązuje sprawy, bo nie podpowiada, czego używać zamiast.

Dlaczego tak się dzieje

Żeby to uregulować, trzeba nazwać, czego pracownikowi brakuje: zatwierdzonego narzędzia, jasnej zasady i wiedzy o różnicy między narzędziami. Różnica jest konkretna. Microsoft 365 Copilot i Copilot Chat na koncie służbowym przetwarzają polecenia i odpowiedzi w granicy usługi Microsoft 365, objęte ochroną danych przedsiębiorstwa (enterprise data protection, EDP). To te same zobowiązania umowne, które obejmują firmową pocztę w Exchange i pliki w SharePoint: szyfrowanie, izolacja danych między firmami, respektowanie uprawnień, etykiet poufności, zasad przechowywania i inspekcji, przy czym zakres kontrolek zależy od planu subskrypcji. Polecenia, odpowiedzi i dane pobierane przez Microsoft Graph nie są używane do trenowania modeli podstawowych. Osobne warunki obejmują krótkie zapytania, które Copilot wysyła do wyszukiwarki Bing przy włączonym wyszukiwaniu w sieci: składają się z kilku słów, nie zawierają identyfikatorów użytkownika ani firmy, a administrator może to wyszukiwanie wyłączyć.

Zobacz też: Szkolenie Administracja i wdrażanie Microsoft 365 Copilot - bezpieczeństwo, governance i agenci

Dla działu IT ważny jest jeszcze jeden fakt: Copilot Chat nie wymaga licencji Microsoft 365 Copilot, a ochrona danych przedsiębiorstwa jest w nim dostępna bez dodatkowej opłaty dla uprawnionych kont służbowych. Pracownik bez licencji nie musi więc szukać narzędzia na zewnątrz. Jeśli nikt mu tego nie pokazał, może po prostu o tym nie wiedzieć.

Jak to rozwiązać krok po kroku

1. Udostępnij zatwierdzone narzędzie wszystkim. Sprawdź, czy każdy pracownik może otworzyć Copilot Chat na koncie służbowym, na przykład w przeglądarce pod adresem m365.cloud.microsoft/chat. Nie potrzebuje do tego licencji Microsoft 365 Copilot, a jego polecenia i odpowiedzi są objęte ochroną danych przedsiębiorstwa.
2. Spisz politykę na jedną stronę. Ujmij w niej: dane firmowe wpisujemy wyłącznie do narzędzi zatwierdzonych przez firmę i tylko na koncie służbowym, prywatnych, darmowych narzędzi AI nie używamy do danych firmowych, dane osobowe i informacje poufne traktujemy według wewnętrznych zasad, a w razie wątpliwości pytamy administratora lub dział bezpieczeństwa. Dodaj jedno zdanie o przełączniku Work IQ, czyli o tym, kiedy Copilot sięga po firmowe maile i pliki.
3. Naucz rozpoznawać właściwe środowisko. Pokaż na ekranie dwa znaki: zieloną tarczę u góry okna Copilot Chat, obok przycisku nowego czatu, która oznacza, że ochrona danych przedsiębiorstwa ma zastosowanie, oraz plakietkę konta w lewym dolnym rogu, która mówi, czy jesteś na koncie firmowym, czy prywatnym.
4. Przeszkol zespół na jego własnych zadaniach. Po szkoleniu z podstaw wyznacz ambasadorów w działach, czyli osoby, które pokazują Copilota na przykładach z tej samej pracy. Przećwiczcie te zadania, które dziś trafiają do prywatnych czatów: tłumaczenie, redakcję, streszczenie i komentarz do danych, wykonane w Copilot Chat.
5. Dołóż zabezpieczenia techniczne. W portalu Microsoft Purview administrator konfiguruje etykiety poufności i zasady DLP (zapobiegania utracie danych), które Copilot respektuje. Rozwiązanie DSPM dla AI (zarządzanie stanem bezpieczeństwa danych dla sztucznej inteligencji, dziś rozwijane w ramach Data Security Posture Management) ma gotowe zasady włączane jednym kliknięciem, które zbierają informacje o wizytach w zewnętrznych witrynach generatywnej AI i o wysyłaniu do nich poufnych informacji. Wymaga to przygotowania urządzeń i przeglądarek: dołączenia urządzeń do Purview oraz rozszerzenia przeglądarki Microsoft Purview, a w Edge zasady konfiguracji, która włącza integrację z Purview.
6. Mierz i poprawiaj. Co miesiąc przeglądaj dane adopcji Copilota i dziennik inspekcji w Purview, a krótką ankietą w Microsoft Forms zapytaj zespół, czy zasada jest jasna i czego brakuje w zatwierdzonym narzędziu. Politykę popraw na podstawie odpowiedzi.

Jak sprawdzić, że zadziałało

Po kilku tygodniach sprawdź trzy rzeczy. Pierwsza: dane adopcji pokazują, że z Copilot Chat korzystają także działy, w których wcześniej nikt go nie otwierał. Druga: jeśli włączyłeś zasady DSPM dla AI, raporty w Purview pokazują, czy maleje liczba przypadków wysyłania poufnych informacji do zewnętrznych witryn AI. Na pierwsze dane trzeba poczekać co najmniej 24 godziny od włączenia zasad. Trzecia: losowo wybrana osoba z zespołu potrafi w minutę pokazać zieloną tarczę i plakietkę konta oraz powtórzyć zasadę własnymi słowami.

Jeśli któryś z tych sygnałów się nie pojawia, wróć do kroku, który go dotyczy. Brak adopcji w dziale to zadanie dla ambasadora i nowych przykładów z pracy tego działu, a nie powód do zaostrzania zakazów.

Powiązane problemy

• Gdy zespół pyta, co dzieje się z treścią wpisaną do Copilota, odeślij go do tekstu czy dane wpisane do Copilota trafiają poza firmę.
• Konfigurację reguł w Purview opisujemy krok po kroku w tekście Copilot a DLP - jak zablokować wyciek wrażliwych danych.
• Jeśli narzędzie jest, ale ludzie dalej z niego nie korzystają, przejdź do tekstu Copilot wdrożony, ale pracownicy go nie używają - jak zwiększyć adopcję.

Wróć do listy: 213 najczęstszych pytań i problemów związanych z Microsoft 365 Copilot