Microsoft 365 Copilot
Copilot wdrożony, ale pracownicy go nie używają - jak zwiększyć adopcję
W skrócie
- Licencje są przypisane, a mimo to duża część zespołu Copilota nie otwiera i wraca do starych nawyków po pierwszej próbie.
- Sama licencja to za mało: bez planu, listy scenariuszy i kogoś obok, kto pokaże zastosowanie, ludzie zostają przy tym, co znają.
- Daj gotowe scenariusze i szkolenie, wyznacz ambasadorów, zbuduj repozytorium promptów i utrzymuj rytm "promptu tygodnia" na Teams.
Licencje są przypisane, a mimo to duża część zespołu Copilota nie otwiera. Ten materiał jest dla osoby prowadzącej wdrożenie, która ma już narzędzie w firmie, ale walczy o to, żeby ludzie faktycznie z niego korzystali.
Jak to wygląda w praktyce
Wygląda to znajomo: dostępy rozdane, ale w raportach widać, że aktywnych użytkowników jest znacząco mniej niż osób z licencją. Pracownicy tłumaczą to na trzy sposoby: "nie wiem, od czego zacząć", "nie mam czasu się uczyć" albo "przecież Word dotąd jakoś działał". Ktoś otworzył Copilota raz, zobaczył puste pole, nie wiedział, o co zapytać, i zamknął z myślą "kiedyś sprawdzę". Po kilku tygodniach początkowy entuzjazm garstki osób gaśnie, a reszta wraca do starych nawyków. Efekt to firma płacąca za dostęp, który leży nieużywany.
Zobacz też: Szkolenie Copilot w Microsoft 365 - zwiększ efektywność dzięki AI
Dlaczego Copilot tak robi
Sama licencja to za mało. Copilot nie narzuca się i nie zmienia nawyków za pracownika, więc bez wsparcia ludzie zostają przy tym, co znają. Niska adopcja mimo wykupionych licencji ma powtarzalne przyczyny: brak planu wdrożenia, przez który pracownicy nie wiedzą, od czego zacząć, brak listy konkretnych scenariuszy na start, przez który otwierają narzędzie i patrzą na puste pole, oraz brak osoby w dziale, która pokazałaby zastosowanie na przykładzie z tej samej pracy. Zmiana nawyku buduje się przez powtarzanie i przez podpatrywanie u kogoś obok, a nie przez samo udostępnienie dostępu. Dlatego skuteczne wdrożenie to nie zakup, tylko proces: pilotaż, ambasadorzy, wspólne repozytorium promptów i regularne dzielenie się dobrymi praktykami.
Jak to rozwiązać krok po kroku
- Daj ludziom listę kilkunastu konkretnych scenariuszy do wypróbowania w pierwszych dniach, zamiast zostawiać ich przed pustym polem. Punktem startowym może być wbudowana galeria gotowych promptów, a potem własne przykłady zespołu.
- Zapewnij szkolenie z podstaw. Jeden dzien wystarczy, zeby dac wspolna baze i przelamac opor przed "rozmawianiem z AI".
- Wyznacz ambasadorów w działach, najlepiej z osób, które przeszły pilotaż. To oni pokazują triki na przykładach z tej samej pracy: ambasador ze sprzedaży pokaże handlowcowi ofertę, ambasador z HR pokaże rekruterowi podsumowanie rozmowy.
- Zbuduj firmowe repozytorium promptow jako liste SharePoint z gotowymi, przetestowanymi poleceniami. Nowa osoba podstawia tylko swoje dane, zamiast odkrywac wszystko od zera.
- Utrzymuj rytm: co tydzien wrzucaj na kanal Teams jeden sprawdzony "prompt tygodnia" z krotkim przykladem uzycia i nazwiskiem autora.
- Co miesiąc przeglądaj dane adopcji, żeby wiedzieć, które zespoły korzystają aktywnie, a gdzie trzeba dosłać ambasadora.
- Nagradzaj dzielenie się wiedzą. Krótkie wyróżnienie "prompt miesiąca" z nazwiskiem autora wystarcza, żeby zbudować kulturę, w której ludzie chętnie dzielą się rozwiązaniami.
Jak sprawdzić, że zadziałało
Efekt zmierzysz w raportach adopcji M365: rozjazd między liczbą licencji przypisanych a liczbą aktywnych użytkowników powinien się zmniejszać, a korzystanie utrzymywać w czasie, a nie gasnąć po kilku tygodniach. Dobrym sygnałem jest też to, że do repozytorium promptów dopisują się nowe pozycje od różnych osób, bo repozytorium, do którego nikt nie dokłada, umiera w kilka miesięcy. Jeśli w którymś dziale mimo szkolenia i ambasadora adopcja dalej leży, wróć do tego zespołu z konkretnymi scenariuszami z ich codziennej pracy, bo najczęściej brakuje właśnie tego zaczepienia o realne zadanie.
Wróć do listy: 213 najczęstszych pytań i problemów związanych z Microsoft 365 Copilot
Szkolenie Copilot w Microsoft 365 to dwa dni praktycznych warsztatów z trenerem praktykiem. Uczysz się Microsoft 365 Copilota w każdej aplikacji, w Word, Excel, Outlook, Teams, PowerPoint i OneNote, na realnych przykładach z codziennej pracy: maile, dokumenty, arkusze, prezentacje i spotkania. Wychodzisz z gotową biblioteką promptów dla swojego zespołu. Szkolenie ma terminy gwarantowane, więc odbędzie się niezależnie od liczby zapisanych.
Najczęściej zadawane pytania
Dlaczego pracownicy nie korzystają z Copilota, mimo że mają przypisane licencje?
Sama licencja to za mało, bo Copilot nie narzuca się i nie zmienia nawyków za pracownika, więc bez wsparcia ludzie zostają przy tym, co znają. Niska adopcja ma powtarzalne przyczyny: brak planu wdrożenia, brak listy konkretnych scenariuszy na start i brak osoby w dziale, która pokazałaby zastosowanie.
Jak pomóc pracownikom, którzy otwierają Copilota i patrzą na puste pole?
Daj im listę kilkunastu konkretnych scenariuszy do wypróbowania w pierwszych dniach, zamiast zostawiać przed pustym polem. Punktem startowym może być wbudowana galeria gotowych promptów, a potem własne przykłady zespołu. Zapewnij też szkolenie z podstaw, bo jeden dzień wystarczy, by przełamać opór.
Jaką rolę w podnoszeniu adopcji Copilota grają ambasadorzy i repozytorium promptów?
Ambasadorzy w działach pokazują triki na przykładach z tej samej pracy: ambasador ze sprzedaży pokaże handlowcowi ofertę, a z HR podsumowanie rozmowy. Firmowe repozytorium promptów jako lista SharePoint z przetestowanymi poleceniami sprawia, że nowa osoba podstawia tylko swoje dane, zamiast odkrywać wszystko od zera.
Po czym poznam, że działania zwiększające adopcję Copilota przynoszą efekt?
Efekt zmierzysz w raportach adopcji Microsoft 365: rozjazd między liczbą licencji przypisanych a liczbą aktywnych użytkowników powinien się zmniejszać, a korzystanie utrzymywać w czasie, a nie gasnąć po kilku tygodniach. Dobrym sygnałem jest też to, że do repozytorium promptów dopisują się nowe pozycje od różnych osób.
Komentarze (0)
Brak komentarzy...