Eksport raportu Power BI do PDF albo PowerPointa - co trafia do pliku

Power BI - Usługa Power BI: publikacja i udostępnianie

Eksport raportu Power BI do PDF albo PowerPointa - co trafia do pliku

W skrócie

Eksport raportu Power BI do PDF albo PowerPointa przydaje się, gdy trzeba przygotować materiał na zebranie zarządu albo wysłać wyniki osobie bez dostępu do usługi. Plik bywa zaskoczeniem: brakuje strony, fragmentator wrócił do ustawień autora, a w miejscu wykresu jest szary prostokąt. Pokazujemy, jak działają opcje okna eksportu, czego według dokumentacji Microsoft eksport nie przenosi i kiedy lepsza jest strona osadzona na żywo, na przykładzie raportu Nordvelli z kursu.

Jak to wygląda w praktyce

Plik PDF albo prezentacja z usługi Power BI różni się od tego, co widzisz w przeglądarce. W raporcie nordvella_22_ols z kursu wybór Warszawy we fragmentatorze Miasto zmienia kartę z 468 mln zł na 223 mln zł, a marżę z 16,46% na 15,23%. Według dokumentacji Microsoft opcja Wartości domyślne eksportuje raport w stanie, w jakim udostępnił go autor, więc w pliku zostaje karta z 468 mln zł. Inne typowe objawy to brak stron ukrytych, na przykład strony etykietki narzędzia, wykres w stanie sprzed drążenia, tabela pokazana od pierwszego wiersza mimo przewinięcia i czcionka inna niż w motywie.

Bywa, że eksport w ogóle się nie udaje. Usługa ma wtedy komunikat „Nie można wyeksportować do pliku PDF” z treścią „Niestety, nie można teraz wyeksportować raportu do pliku PDF.” albo „Wyeksportowany plik PDF przekracza limit dozwolonego rozmiaru.” Odpowiedniki dla prezentacji to „Nie można wyeksportować do pliku PowerPoint” i „Wyeksportowany plik programu PowerPoint przekracza limit dozwolonego rozmiaru.” Gdy pozycji PDF albo PowerPoint w menu eksportu nie ma albo jest wyszarzona, przyczyną bywa nieobsługiwana wizualizacja albo ustawienie administratora.

Dlaczego tak się dzieje

Eksport nie zapisuje raportu, tylko obraz każdej strony. Według dokumentacji Microsoft każda strona raportu staje się osobną stroną PDF albo osobnym slajdem, a rozdzielczość eksportowanej strony to 1280 na 720 pikseli. Slajdy mają standardowy rozmiar niezależnie od rozmiaru strony raportu, a pierwszy slajd zawiera nazwę raportu, link do niego, datę ostatniego odświeżenia danych i godzinę pobrania w UTC. Liczby w pliku już się nie zmienią, nawet gdy model odświeży się minutę później.

Treść pliku zależy od opcji. Bieżące wartości zapisują stan z Twoimi zmianami fragmentatorów i filtrów, Wartości domyślne stan autora. Pole Wyklucz ukryte karty raportu pomija strony ukryte, a Eksportuj tylko bieżącą stronę zostawia jedną stronę. Dokumentacja wymienia też rzeczy, których eksport nie przenosi: stan przewinięcia i drążenia, wybór w nawigatorze zakładek, filtry z adresu przy Bieżących wartościach, tapetę oraz czcionki niestandardowe, które zastępuje domyślna. Wizualizacje niestandardowe bez certyfikatu, Power Apps, Power Automate, ArcGIS, Visio i wizualizacja raportu podzielonego na strony blokują eksport albo wychodzą jako błąd. Jak ukryć strony robocze przed odbiorcą, pokazujemy w lekcji o pulpicie zarządu Nordvelli.

Zobacz też: Szkolenie Power BI - Desktop, DAX i Online + Copilot

Co zrobić krok po kroku

1. Otwórz raport w usłudze i ustaw stan, który ma trafić do pliku: zaznacz fragmentatory, wyjdź z drążenia i przewiń tabele na początek. W Nordvelli wybierz Warszawę we fragmentatorze Miasto, a karta pokaże 223 mln zł. Gdy otworzyłeś raport z zakładki, dokumentacja Microsoft uprzedza, że eksport bierze filtry zakładki, a nie te ustawione później, więc najpierw zapisz zakładkę z potrzebnymi filtrami.
2. Na pasku raportu wybierz Eksportuj i format PDF albo PowerPoint. W kursie, przy nowej wstążce usługi, eksport był też pod poleceniem Osadzanie w programie PowerPoint, PDF, a w menu Plik pod pozycją Eksportuj. Gdy pozycji nie ma, upewnij się, że oglądasz raport, a nie pulpit nawigacyjny, bo według dokumentacji pulpitu w ten sposób nie wyeksportujesz.
3. W oknie eksportu wybierz Bieżące wartości, gdy plik ma pokazać Twoje filtry, albo Wartości domyślne, gdy ma pokazać raport tak, jak zapisał go autor. Zaznacz Wyklucz ukryte karty raportu, żeby pominąć strony ukryte, w tym strony etykietek narzędzi. Pole jest wyszarzone, gdy raport nie ma stron ukrytych. Eksportuj tylko bieżącą stronę zostawia w pliku tylko otwartą stronę.
4. Przy PowerPoincie wybierz rodzaj eksportu. Osadź obraz daje statyczne slajdy, po jednym obrazie na stronę. Osadź dane dynamiczne otwiera prezentację z dodatkiem Power BI, w którym strona raportu działa na żywo. Według dokumentacji Microsoft dane nie trafiają wtedy do pliku, tylko zostają w Power BI, a oglądający potrzebuje konta Power BI, dostępu do raportu i licencji Fabric (bezpłatnej), a gdy raport nie leży na pojemności Premium albo Fabric F64 lub wyższej, licencji Power BI Pro.
5. Kliknij Eksportuj i poczekaj na baner w prawym górnym rogu. Eksport może potrwać kilka minut, a w tym czasie możesz dalej pracować w usłudze. Przy błędzie rozmiaru sprawdź limity z dokumentacji: raportu z więcej niż 50 stronami nie wyeksportujesz, a granica rozmiaru to 250 MB dla PDF i 500 MB dla prezentacji. Duży raport eksportuj wtedy stronami, z zaznaczonym Eksportuj tylko bieżącą stronę.
6. Gdy eksport jest wyszarzony mimo wbudowanych wizualizacji, poproś administratora o sprawdzenie ustawienia dzierżawy Eksportuj raporty jako prezentacje programu PowerPoint lub dokumenty PDF. Etykieta poufności raportu przechodzi na plik razem z szyfrowaniem, co opisujemy w lekcji o etykietach poufności i OLS. Komunikat „Etykiety poufności zastosowanej do tego raportu nie można zastosować do wyeksportowanych plików. Nie można wyeksportować raportu, gdy ta etykieta jest nadal stosowana.” oznacza, że eksport blokuje etykieta raportu i plik nie powstanie, dopóki ta etykieta jest stosowana.
7. W Power BI Desktop eksport jest w menu Plik, pozycja Eksportuj, polecenie Eksportuj do formatu PDF. Według dokumentacji Microsoft Desktop nie dołącza stron ukrytych ani stron etykietek narzędzi, a do czasu zakończenia eksportu raport jest zablokowany. Eksport do PowerPointa jest tylko w usłudze.

Jak sprawdzić, że problem zniknął

Otwórz plik i porównaj go z raportem: liczbę stron, karty i tytuły. W eksporcie z Bieżącymi wartościami po wyborze Warszawy karta ma pokazać 223 mln zł, marżę 15,23% i średnią ocenę 4,26, bo tyle zwraca model Nordvelli dla tego miasta w zapytaniu DAX (222 818 294,93 zł). Na pierwszym slajdzie prezentacji sprawdź datę ostatniego odświeżenia danych. Gdy jest starsza, niż oczekujesz, najpierw odśwież model. Usługa zapamiętuje Twój wybór we fragmentatorze, więc po eksporcie wyczyść go gumką w nagłówku.

Trzymaj w raporcie standardowy rozmiar strony, bo dokumentacja ostrzega przed nietypowymi rozmiarami, unikaj wizualizacji spoza listy obsługiwanych i ciemnej tapety, której eksport nie przenosi, przez co jasny tekst staje się nieczytelny. Gdy ten sam plik ma regularnie trafiać do kilku osób, zamiast ręcznego eksportu ustaw subskrypcję z załącznikiem PDF albo PowerPoint (według dokumentacji pełny raport w załączniku wymaga obszaru na pojemności Premium albo PPU), opisaną w poście o subskrypcji, która nie przychodzi mailem.

Źródła i sposób sprawdzenia

• Microsoft Learn: Export Power BI reports to PDF (źródło)
• Microsoft Learn: Export a report to PowerPoint (źródło)
• Microsoft Learn: Add live Power BI data to PowerPoint (źródło)
• Microsoft Learn: Present and share live Power BI data in PowerPoint (licencje oglądających) (źródło)
• Microsoft Learn: Email subscriptions for reports and dashboards (załącznik z pełnym raportem) (źródło)
• Sprawdzone zapytaniem DAX na modelu Nordvelli: sprzedaż, marża i ocena dla całej sieci i dla Warszawy

Zachowanie programu sprawdziliśmy w Power BI Desktop 2.157 (wydanie z sierpnia 2026 r.) z polskim interfejsem, a przykłady na modelu sieci Nordvella z bezpłatnego kursu Power BI. Microsoft wydaje nową wersję Power BI Desktop co miesiąc, więc nazwy przycisków i limity usługi mogą się zmieniać. Aktualne wartości podaje dokumentacja Microsoft Learn.

Wróć do listy: 131 najczęstszych pytań i problemów związanych z Power BI