Subskrypcja raportu Power BI nie przychodzi mailem

Power BI - Usługa Power BI: publikacja i udostępnianie

Subskrypcja raportu Power BI nie przychodzi mailem

W skrócie

Subskrypcja Power BI, która nie działa, to na przykład cisza w skrzynce w poniedziałek o 7:00, choć w piątek wszystko było ustawione. Trafia na to autor raportu i każdy, kto obiecał zarządowi cotygodniowy mail z wynikami. Pokazujemy, gdzie usługa trzyma subskrypcje, jakie warunki według dokumentacji Microsoft musi spełnić właściciel i adresat oraz jak w kilku krokach znaleźć miejsce, w którym mail się zatrzymał, na przykładzie subskrypcji Nordvelli z kursu.

Jak to wygląda w praktyce

W kursie subskrypcja „Poniedziałkowy przegląd sprzedaży” miała wysyłać zarządowi Nordvelli obraz strony Dashboard w każdy poniedziałek o 7:00 w strefie (UTC+01:00) Sarajewo, Skopje, Warszawa, Zagrzeb. Typowe objawy problemu to brak maila mimo zapisanej subskrypcji, mail tylko u części adresatów, mail kilka godzin po czasie albo brak maila w dniu, w którym model się odświeżył, przy cyklu Po odświeżeniu danych (raz dziennie). Bywa też, że mail przychodzi, ale adresat nie może otworzyć raportu z linku.

Część przyczyn usługa zgłasza od razu w panelu Subskrypcje. Przy kolejnej subskrypcji ponad limit pisze „Osiągnięto maksymalną liczbę subskrypcji dla tego raportu.”, przy adresatach zewnętrznych na pojemności próbnej „Nie można dodać użytkowników zewnętrznych do subskrypcji na pojemności próbnej.”, a osobie z rolą Osoba przeglądająca odpowiada „Jako osoba przeglądająca nie możesz subskrybować innych.” Gdy adresata nie ma w katalogu, pojawia się „Nie można zweryfikować co najmniej jednego adresata w katalogu organizacji. Aby uzyskać pomoc, skontaktuj się ze swoim administratorem.”

Dlaczego tak się dzieje

Subskrypcja należy do konta, które ją utworzyło. Według dokumentacji Microsoft do subskrybowania siebie potrzebujesz dostępu do raportu i licencji Pro albo Premium Per User (PPU) albo obszaru na płatnej pojemności Premium. Subskrybowanie innych wymaga licencji Pro albo PPU i roli Współautor, Członek albo Administrator w obszarze roboczym. Subskrypcja kończy się, gdy wygaśnie licencja Pro albo PPU właściciela, właściciel usunie raport albo zostanie usunięte konto twórcy. Usługa potrafi też sama wyłączyć subskrypcję po problemach z uwierzytelnianiem, na przykład po zresetowaniu hasła albo błędzie uwierzytelniania wieloskładnikowego, a mail o wyłączeniu może nie dotrzeć z tego samego powodu.

Zobacz też: Szkolenie Power BI - Desktop, DAX i Online + Copilot

Druga grupa przyczyn to dostarczanie. Mail przychodzi od właściciela subskrypcji albo z adresu no-reply-powerbi@microsoft.com, a reguły skrzynki i filtry antyspamowe muszą przepuszczać oba warianty. Adresaci zewnętrzni dostają mail tylko z obszaru na płatnej pojemności, nie z pojemności próbnej i nie z obszaru PPU. Konto bez skrzynki Exchange i bez adresu e-mail w Microsoft Entra ID nie dostanie kopii, choć subskrypcja wygląda na wysłaną. Trzecia grupa to czas: cykl Po odświeżeniu danych (raz dziennie) wysyła mail dopiero po pierwszym zaplanowanym odświeżeniu modelu w danym dniu, a dzień usługa liczy w UTC. Dokumentacja mówi o odświeżeniu zaplanowanym, więc model potrzebuje harmonogramu, który ustawiasz tak jak w lekcji o bramie danych i harmonogramie odświeżania.

Co zrobić krok po kroku

1. Otwórz raport i kliknij Subskrybuj na pasku. W panelu Subskrypcje rozwiń subskrypcję strzałką po lewej i sprawdź, czy przełącznik jest włączony. Według dokumentacji Microsoft wyłączenie przełącznika nie usuwa subskrypcji, tylko wstrzymuje wysyłkę, więc wyłączona subskrypcja dalej jest na liście. Wszystkie Twoje subskrypcje w obszarze pokazuje link Zarządzaj wszystkim.
2. Kliknij ołówek i przeczytaj pola Adresaci, cykl, godzinę i strefę czasową. W kursie poniedziałkowy przegląd miał cykl Co tydzień z zaznaczonym Pn, godzinę 7:00 AM i strefę z Warszawą, a pod polami usługa podsumowywała ustawienia jednym zdaniem. Przeczytaj to zdanie, bo od razu pokazuje pomyloną strefę albo dzień tygodnia.
3. Kliknij Wyślij teraz. Subskrypcja musi być zapisana, inaczej usługa pisze „Subskrypcja musi zostać zapisana przed wysłaniem.” Według dokumentacji Microsoft taka wysyłka trafia od razu do Ciebie i nie odświeża modelu, a liczba natychmiastowych maili na godzinę jest ograniczona: od 10 na pojemności próbnej do 25 na pojemności Premium albo Fabric.
4. Gdy próbny mail nie przyszedł, przeszukaj skrzynkę, folder wiadomości-śmieci i kwarantannę pod kątem obu nadawców: właściciela subskrypcji i no-reply-powerbi@microsoft.com. Dokumentacja Microsoft radzi dodać ten adres do kontaktów i do listy zatwierdzonych nadawców, a przy wysyłce na grupę używać grupy zabezpieczeń z obsługą poczty. Przy dużych obrazach mail może przekroczyć limit rozmiaru.
5. Sprawdź adresatów. Adresy spoza organizacji dostaną mail tylko wtedy, gdy obszar leży na płatnej pojemności innej niż PPU, i to niezależnie od ustawień dzierżawy. Dla zarządu lepsza jest grupa niż lista osób, bo według dokumentacji alias grupy liczy się jako jeden subskrybent, a powyżej 200 subskrybentów raportu dostarczanie może sprawiać problemy. Jeden raport może mieć najwyżej 24 subskrypcje.
6. Przy cyklu Po odświeżeniu danych (raz dziennie) otwórz ustawienia modelu semantycznego i sprawdź, czy harmonogram odświeżania jest włączony i czy ostatnie zaplanowane odświeżenie skończyło się powodzeniem. Gdy model odświeża się tylko ręcznie, ustaw stały cykl, na przykład Co tydzień, na godzinę, o której dane są już odświeżone.
7. Gdy subskrypcja zniknęła albo jest wyłączona, sprawdź licencję i konto właściciela. Po zmianie hasła albo zasad logowania sprawdź przełącznik: gdy jest wyłączony, włącz go, zapisz subskrypcję i wyślij próbę przyciskiem Wyślij teraz, a gdy właściciel odszedł z firmy, administrator obszaru roboczego może według dokumentacji edytować i przejąć każdą subskrypcję w obszarze.
8. Gdy mail przychodzi, a adresat nie otwiera raportu z linku, problemem jest dostęp, nie subskrypcja. W kursie zwracaliśmy uwagę, że subskrypcja nie zastępuje dostępu: adresat potrzebuje raportu przez aplikację, obszar roboczy albo udostępnienie. Opisujemy to w poście o odbiorcy, który nie widzi udostępnionego raportu.

Jak sprawdzić, że problem zniknął

Naprawione, gdy mail z Wyślij teraz dociera do Ciebie, a najbliższa wysyłka z harmonogramu do wszystkich adresatów. Według dokumentacji Microsoft w okresach dużego obciążenia mail może się opóźnić, ale nie powinien przyjść później niż po 24 godzinach, a odświeżanie danych i wysyłkę lepiej ustawić na różne godziny. W dniu zmiany czasu dokumentacja przewiduje, że dzień później przyjdą dwa maile z każdej subskrypcji.

Zakładaj subskrypcję z konta, które nie zniknie przy zmianach kadrowych, wysyłaj na grupę i sprawdzaj przełącznik po każdej zmianie hasła właściciela. Przy modelu z RLS obraz w mailu pokazuje dane z uprawnień właściciela subskrypcji, nie adresata. Mail o nieudanym odświeżeniu modelu to osobny mechanizm z innymi zasadami, opisujemy go w poście o mailu o błędzie odświeżania.

Źródła i sposób sprawdzenia

• Microsoft Learn: Troubleshoot email subscriptions for Power BI reports and dashboards (źródło)
• Microsoft Learn: Email subscriptions for reports and dashboards in the Power BI service (źródło)
• Kurs Power BI, lekcja 23: subskrypcja Poniedziałkowy przegląd sprzedaży, lista Cykl i strefa czasowa

Zachowanie programu sprawdziliśmy w Power BI Desktop 2.157 (wydanie z sierpnia 2026 r.) z polskim interfejsem, a przykłady na modelu sieci Nordvella z bezpłatnego kursu Power BI. Microsoft wydaje nową wersję Power BI Desktop co miesiąc, więc nazwy przycisków i limity usługi mogą się zmieniać. Aktualne wartości podaje dokumentacja Microsoft Learn.

Wróć do listy: 131 najczęstszych pytań i problemów związanych z Power BI