Copilot w Excelu źle segmentuje klientów - jak opisać kryteria podziału

Microsoft Excel

Copilot w Excelu źle segmentuje klientów - jak opisać kryteria podziału

W skrócie

Prosisz Copilota, żeby podzielił klientów na najlepszych, średnich i najsłabszych, a wynik Cię nie przekonuje: podział wychodzi inny, niż się spodziewałeś, granice grup są nie tam, gdzie powinny, albo do segmentu A wpada połowa bazy. Najczęściej to nie błąd narzędzia, tylko efekt zbyt ogólnego opisu kryteriów. Ten problem dotyczy działów sprzedaży i marketingu, które chcą wiedzieć, którymi klientami zająć się osobiście, a których obsłużyć taniej, i potrzebują podziału, któremu można zaufać przed rozmową z zarządem.

Jak to wygląda w praktyce

Masz arkusz Klienci z łączną wartością zakupów każdego z nich. Wpisujesz "podziel klientów na segmenty A, B i C" i dostajesz kolumnę z etykietami, ale coś nie gra. Nie wiesz, według czego Copilot podzielił, jakie progi przyjął ani czy A to najlepsze dwadzieścia procent klientów, czy klienci odpowiadający za dwadzieścia procent przychodu, bo to zupełnie co innego. Bywa, że wynik z jednego pliku wygląda sensownie, a z drugiego, o innym rozkładzie wartości, wychodzi zaskakująco, i podejrzewasz błąd. Zwykle problem jest jeden: polecenie nie mówiło wprost, ile ma być grup, jakie mają być granice i czy podział ma iść po liczbie klientów, czy po ich udziale w przychodzie.

Dlaczego Copilot tak robi

Copilot dzieli klientów dokładnie według tego, co mu opiszesz. Gdy kryteria są ogólne, sam dobiera założenia, a te nie muszą pokrywać się z tym, co masz w głowie. Podział ABC ma co najmniej dwa sensowne warianty. Możesz chcieć podziału po liczbie klientów: A to najlepsze dwadzieścia procent klientów, B to środkowe sześćdziesiąt procent, C to dolne dwadzieścia procent. Albo podziału po udziale w przychodzie, gdzie grupa A to ci nieliczni klienci, którzy razem dają lwią część obrotu. To dwa różne cięcia tych samych danych. Do tego progi Copilot zwykle liczy dynamicznie z rankingu wartości zakupów, więc ten sam opis na dwóch różnych zbiorach da różne udziały. Nie dlatego, że się pomylił, tylko dlatego, że rozkład wartości jest inny. Na jednej bazie środkowa grupa B może odpowiadać za ponad sześćdziesiąt procent przychodu, a na innej rozkład będzie zupełnie inny, mimo identycznych progów procentowych.

Jak to rozwiązać krok po kroku

1. Podaj wprost liczbę segmentów i ich granice. Zamiast "podziel na A, B, C" napisz dokładnie: "podziel klientów na 3 segmenty według łącznej wartości zakupów: A to najlepsze 20 procent, B to środkowe 60 procent, C to dolne 20 procent". Wtedy nie ma miejsca na zgadywanie.
2. Wskaż, po której kolumnie liczyć. Napisz "według łącznej wartości zakupów" albo podaj nazwę konkretnej kolumny. Jeśli w arkuszu jest kilka miar (liczba zamówień, marża, obrót), Copilot musi wiedzieć, która decyduje o segmencie.
3. Rozstrzygnij, czy podział idzie po liczbie klientów, czy po udziale w przychodzie. To najczęstsze źródło nieporozumień. Dopisz na przykład "grupy licz po liczbie klientów", jeśli chcesz podziału po głowach, a nie po złotówkach.
4. Poproś o kolumnę kontrolną z udziałem. Dodaj "dodaj kolumnę Udział w przychodzie pokazującą, jaki procent całości daje każdy segment". Dzięki temu od razu widzisz, czy podział ma biznesowy sens, na przykład czy mała grupa A rzeczywiście dowozi większość obrotu.
5. Nie zgaduj przy nietypowym rozkładzie, tylko najpierw o niego zapytaj. Jeśli wynik zaskakuje, napisz "pokaż rozkład wartości zakupów: najniższa, mediana, najwyższa". Zobaczysz, czy dziwny podział to efekt danych, a nie błędu.
6. Dopracuj podział w tej samej rozmowie. Gdy granice Ci nie pasują, nie zaczynaj od nowa. Napisz "przesuń próg segmentu A na najlepsze 10 procent" albo "teraz podziel po udziale w przychodzie zamiast po liczbie klientów". Copilot pamięta poprzedni wynik i przelicza go.

Jak sprawdzić, że zadziałało

Zacznij od policzenia grup. Jeśli poprosiłeś o najlepsze dwadzieścia procent klientów, sprawdź, czy w segmencie A jest mniej więcej jedna piąta wszystkich rekordów. Przy stu klientach powinno ich być około dwudziestu. Potem zajrzyj do kolumny z udziałem w przychodzie i sprawdź, czy udziały wszystkich segmentów sumują się do stu procent. To szybki test, czy nikt nie wypadł z podziału. Na koniec spójrz na kilku konkretnych klientów, których znasz: czy Twój największy klient faktycznie wpadł do A, a najmniejszy do C. Jeśli tak, kryteria zadziałały zgodnie z intencją. Pamiętaj, że różne udziały na różnych plikach to norma wynikająca z rozkładu danych, a nie powód do niepokoju. Liczy się to, żeby podział odpowiadał kryteriom, które sam zadałeś.

Wroc do listy: 200 najczestszych problemow z Microsoft 365 Copilot