Błąd po dodaniu nowego pliku do folderu - łączenie plików w Power Query

Power Query w Excelu, Power BI i Fabric

Błąd po dodaniu nowego pliku do folderu - łączenie plików w Power Query

W skrócie

Łączenie plików z folderu działa, dopóki każdy nowy plik wygląda jak poprzednie. Wystarczy, że ktoś zapisze miesięczny skoroszyt z arkuszem o innej nazwie, doda wiersz nad nagłówkiem albo wrzuci do folderu notatkę, a odświeżenie się zatrzymuje. Power Query zgłasza błąd po dodaniu pliku do folderu dla całego zapytania, choć winny jest jeden plik. Pokazujemy, jak go znaleźć i jak zabezpieczyć zapytanie przed kolejnymi takimi plikami.

Jak to wygląda w praktyce

Po dodaniu pliku za kolejny miesiąc i kliknięciu Odśwież wszystko zapytanie się zatrzymuje, a w edytorze ostatni krok zapytania głównego pokazuje żółty pasek z komunikatem. Jego treść zależy od przyczyny. Sprawdziliśmy w polskim Excelu trzy typowe przypadki:

• skoroszyt ma arkusz Maj zamiast Arkusz1: Expression.Error: Klucz nie pasuje do żadnego wiersza w tabeli. (ang. The key didn't match any rows in the table.),
• w folderze ze skoroszytami pojawił się plik CSV: DataFormat.Error: Zewnętrzna tabela nie ma oczekiwanego formatu. (ang. External table is not in the expected format.),
• nowy plik ma dodatkowy wiersz nad nagłówkiem: komunikatu nie ma, ale po usunięciu stałej liczby wierszy nagłówkiem zostaje pusty wiersz i kolumny dostają złe nazwy, więc w połączonej tabeli wiersze z tego pliku mają puste kolumny.

W pierwszych dwóch przypadkach błąd jednego pliku zatrzymał cały krok rozwijania, więc nie załadowały się także poprawne pliki.

Dlaczego tak się dzieje

Łączenie plików zapisuje kroki dla pliku przykładowego w zapytaniu Przekształć przykładowy plik, a funkcja Przekształć plik powtarza je dla każdego pliku z folderu. Każdy krok coś zakłada. Przy skoroszytach krok nawigacji wybiera arkusz po nazwie, w wyrażeniu w rodzaju Źródło{[Item="Arkusz1",Kind="Sheet"]}[Data]. Gdy arkusza o tej nazwie nie ma, wyszukanie wiersza po kluczu kończy się błędem. Dokumentacja Microsoft opisuje ten komunikat podobnie: silnik nie znajduje tabeli, której szuka, na przykład po zmianie jej nazwy w źródle.

Krok usuwający trzy pierwsze wiersze zakłada stałą liczbę wierszy tytułowych, a funkcja czytająca skoroszyt nie odczyta pliku CSV ani notatki. Błąd w jednym pliku trafia do kolumny z wynikiem funkcji jako Error, a krok rozwijania, który musi odczytać tabelę z każdego pliku, zatrzymuje się na nim. W naszym teście z dwóch skoroszytów, z których jeden miał arkusz o innej nazwie, rozwinięcie skończyło się błędem dla całej tabeli.

Jak to rozwiązać krok po kroku

1. Otwórz zapytanie główne, na przykład Sprzedaz_miesieczna, i kliknij krok Usunięto inne kolumny1. Zostały w nim dwie kolumny: Source.Name z nazwą pliku i Przekształć plik z wynikiem funkcji. W wierszu winnego pliku komórka pokazuje Error.
2. Zaznacz kolumnę Przekształć plik, na karcie Strona główna rozwiń Zachowaj wiersze i wybierz Zachowaj błędy. Power Query zapyta w oknie Wstawianie kroku, czy dodać krok w środku listy: potwierdź. Zostaną tylko wiersze z błędem, a Source.Name pokaże winny plik, w naszym teście Nordvella_sprzedaz_2026-05.xlsx. Kliknij w puste miejsce komórki z napisem Error, żeby odczytać komunikat.
3. Otwórz winny plik w Excelu i porównaj go z plikiem przykładowym: nazwę arkusza, wiersz, w którym zaczyna się nagłówek, i nazwy kolumn. Po diagnozie usuń krok Zachowaj błędy krzyżykiem.
4. Jeśli zmieniła się nazwa arkusza, wybieraj arkusz po rodzaju, a nie po nazwie. W zapytaniu Przekształć przykładowy plik zamień krok nawigacji na = Table.SelectRows(Źródło, each [Kind] = "Sheet"){0}[Data]. Funkcja weźmie pierwszy arkusz pliku bez względu na jego nazwę: w naszym teście odczytała skoroszyt z arkuszem Maj bez błędu.
5. Jeśli do folderu trafiają pliki innego typu, dodaj w zapytaniu głównym, zaraz po kroku Źródło, filtr kolumny Extension, na przykład = Table.SelectRows(Źródło, each Text.Lower([Extension]) = ".xlsx"). Text.Lower sprawia, że przejdą też pliki z rozszerzeniem zapisanym wielkimi literami. Możesz też filtrować po początku nazwy pliku, na przykład Nordvella_sprzedaz.
6. Jeśli zmienia się liczba wierszy nad nagłówkiem, pomijaj wiersze aż do nagłówka zamiast stałej liczby. W zapytaniu Przekształć przykładowy plik zamień krok Usunięto pierwsze wiersze na = Table.Skip(Źródło, each [Column1] <> "Data"). W naszym teście plik z dodatkowym wierszem tytułu dał po tej zmianie nagłówki Data i Kwota, a stałe pominięcie trzech wierszy dało pusty nagłówek.
7. Nie zastępuj diagnozy poleceniem Usuń błędy na kolumnie z wynikiem funkcji ani polem Pomiń pliki z błędami w oknie Połącz pliki. W naszym teście usunięcie wierszy z błędami zostawiło w wyniku tylko plik za kwiecień, a dane za maj zniknęły bez żadnego komunikatu.

Jak sprawdzić, że zadziałało

Po poprawkach odśwież zapytanie. Krok rozwijania przechodzi bez żółtego paska, a filtr kolumny Source.Name pokazuje nowy plik na liście. Policz wiersze z nowego pliku filtrem Source.Name i porównaj z liczbą wierszy w samym pliku. W kursie ten sam test, czyli dodanie pliku za maj i Odśwież wszystko, powiększył zestawienie z 60 do 75 wierszy bez zmiany żadnego kroku.

Żeby problem nie wrócił, ustal z osobami, które zapisują pliki, stałą nazwę arkusza i układ eksportu, a w zapytaniu zostaw filtr po rozszerzeniu i nazwie oraz wybór arkusza po rodzaju. Plik od nowej osoby albo z nowego systemu sprawdź najpierw w kopii folderu, w której jest tylko ten jeden plik, i dopiero potem dołóż go do właściwego folderu.

Wróć do listy: 88 najczęstszych pytań i problemów związanych z Power Query

Szkolenie Microsoft Excel - Power Query --> Dwa dni warsztatów z Excela: pobieranie danych z plików, folderów, SharePointa i baz SQL, ich czyszczenie i łączenie w Power Query, praca w języku M, a na koniec model danych i oparta na nim tabela przestawna. Prowadzi Sebastian Stasiak.

To szkolenie może być dofinansowane dla Ciebie z KFS lub BUR.

★★★★★Średnia ocena naszych szkoleń w Google: 5/5