Blog JSystems - uwalniamy wiedzę!
Blog JSystems - uwalniamy wiedzę!
Pracownik działu kadr chce, żeby AI streściło mu pięćdziesiąt życiorysów. Handlowiec wkleja do czatu umowę z danymi kontrahenta, żeby wyłapać ryzykowne zapisy. Ktoś z obsługi prosi model o uprzejmą odpowiedź na reklamację, razem z imieniem, nazwiskiem i adresem klienta. W każdym z tych przypadków do zewnętrznego narzędzia trafiają cudze dane osobowe, za które odpowiada firma. I w każdym z nich odpowiedź na pytanie "czy wolno" zależy nie od samego narzędzia, tylko od tego, jaki mamy pakiet.
Ten sam ChatGPT, ten sam Copilot, ta sama aplikacja Gemini potrafią być albo narzędziem, do którego wolno wprowadzić dane osobowe klientów, albo takim, do którego absolutnie nie wolno - w zależności od tego, czy korzystamy z konta osobistego, czy z planu firmowego. W tym artykule pokazujemy, skąd bierze się ta różnica, jak wygląda w czterech najpopularniejszych narzędziach i co musi być spełnione, zanim wyślemy do AI pierwszy dokument z nazwiskiem. Stan warunków opisujemy na listopad 2026 - to materia, która u dostawców zmienia się kilka razy w roku, więc przy wdrożeniu zawsze sprawdzamy aktualną wersję dokumentów.
Zacznijmy od pojęcia, które jest sercem całego problemu. Kiedy firma (administrator danych) oddaje dane osobowe do przetwarzania innemu podmiotowi, który działa na jej zlecenie, mówimy o powierzeniu przetwarzania. Reguluje je art. 28 RODO, a jego warunkiem jest zawarcie umowy powierzenia (po angielsku Data Processing Agreement, w skrócie DPA). Dostawca narzędzia AI, który przetwarza dane w chmurze, jest właśnie takim podmiotem przetwarzającym - o ile działa na nasze polecenie i na podstawie takiej umowy.
Wysłanie dokumentu z danymi osobowymi do chmurowego narzędzia AI to powierzenie jak każde inne - niczym nie różni się od oddania danych firmie hostingowej czy biuru rachunkowemu. Jeśli nie ma umowy powierzenia, firma łamie RODO już w momencie, w którym pracownik wkleja pierwsze nazwisko. Dlatego pierwsze pytanie nie brzmi "czy to narzędzie jest dobre", tylko "czy ten konkretny pakiet daje nam umowę powierzenia i odpowiednie gwarancje".
Warto rozdzielić dwie regulacje, które często się tu mylą. RODO chroni dane osobowe i obowiązuje niezależnie od tego, czy używamy AI, czy zwykłego arkusza. Osobno wchodzi unijny AI Act, który dotyczy ryzyka samych systemów AI. To dwa różne porządki, które trzeba spełnić równolegle - rozkładamy je na czynniki w artykule Dane osobowe w narzędziach AI: jak pogodzić AI Act z RODO. Tutaj skupiamy się na jednym, bardzo praktycznym wycinku RODO: na umowie powierzenia i na tym, od czego zależy jej dostępność.
Mnogość planów w cennikach potrafi przytłoczyć, ale pod spodem działa jedna, prosta zasada. Każde z tych narzędzi występuje w dwóch światach, a granica nie przebiega między darmowym a płatnym, tylko między kontem osobistym a kontem firmowym.
Na koncie osobistym dostawca jest administratorem Twoich danych. To on decyduje o celach przetwarzania, zwykle zastrzega sobie prawo do wykorzystania treści do trenowania i ulepszania modeli, a umowy powierzenia nie zawiera - bo w tej relacji nie jest podmiotem przetwarzającym na niczyje zlecenie. W planie firmowym role się odwracają: administratorem jest Twoja firma, dostawca staje się podmiotem przetwarzającym, podpisuje umowę powierzenia, domyślnie nie trenuje modeli na Waszych danych i daje narzędzia do kontroli dostępu oraz retencji.
Stąd wniosek, który warto zapamiętać, zanim przejdziemy do szczegółów: sama opłata za abonament niczego nie zmienia. Konto prywatne z droższym planem to wciąż konto prywatne. Dopiero przejście na plan biznesowy przenosi korzystanie z AI z szarej strefy do relacji, którą da się rozliczyć z RODO.
Poniższe zestawienie pokazuje tę samą zasadę w czterech najpopularniejszych narzędziach. W każdym z nich jest linia podziału między pakietami konsumenckimi a biznesowymi - i w każdym kryje się jakaś pułapka, przez którą łatwo pomylić jeden świat z drugim.
Konta konsumenckie to Free, Go, Plus i Pro. Na nich treści domyślnie mogą być używane do trenowania modeli (jest przełącznik, który to wyłącza, ale trzeba o nim wiedzieć i pamiętać), a OpenAI jest administratorem danych. Umowy powierzenia tu nie ma. Świat biznesowy to ChatGPT Business (do sierpnia 2025 nazywany Team), Enterprise oraz platforma API: dane domyślnie nie służą do trenowania, OpenAI podpisuje umowę powierzenia (dla klientów z Europejskiego Obszaru Gospodarczego stroną jest OpenAI Ireland), a transfer danych opiera się na standardowych klauzulach umownych. Praktyczny niuans: wybór regionu przetwarzania w Unii i tryb zerowej retencji danych są dostępne tylko dla API, nie dla zwykłego ChatGPT. Jak wygląda firmowe wdrożenie krok po kroku, pokazujemy w artykule ChatGPT Business w firmie: panel administratora, RODO i agenci AI.
Jeśli chcesz, żeby zespół rozumiał te różnice i korzystał z firmowego AI bezpiecznie, od strony praktycznej uczymy tego na szkoleniu Szkolenie ChatGPT Business - wdrożenie w firmie, które ma terminy gwarantowane.
Tu jest najświeższa pułapka. Od jesieni 2025 konta konsumenckie Claude - Free, Pro, Max i nowy Ultra - domyślnie wykorzystują rozmowy do trenowania modeli, chyba że użytkownik sam to wyłączy, a przy zgodzie dane bywają przechowywane nawet do pięciu lat. To zmiana względem wcześniejszych zasad, więc intuicja "Claude i tak nie trenuje" jest już nieaktualna. Konta biznesowe - Team, Enterprise i API - działają odwrotnie: domyślnie bez trenowania, z retencją około trzydziestu dni, a umowa powierzenia wraz ze standardowymi klauzulami umownymi jest wpięta automatycznie w warunki komercyjne (nie trzeba jej osobno podpisywać). Dla kont Enterprise i API można dodatkowo uzgodnić tryb zerowej retencji.
Rozróżnienie jest tu najbardziej mylące, bo wszystko nazywa się "Copilot". Copilot na koncie osobistym (prywatne konto Microsoft, plany dla osób prywatnych) od sierpnia 2026 nie używa już promptów do trenowania modeli, ale Microsoft pozostaje w tej relacji administratorem i nie obejmuje jej umowa powierzenia. Zupełnie inaczej jest po zalogowaniu kontem służbowym: Microsoft Copilot Chat oraz Microsoft 365 Copilot (płatny dodatek z dostępem do firmowych danych) objęte są mechanizmem Enterprise Data Protection, nie trenują na danych, a Microsoft działa jako podmiot przetwarzający w ramach Product Terms i umowy powierzenia, z przetwarzaniem w granicy danych Unii Europejskiej. Jest jednak pułapka: zapytania kierowane do wyszukiwarki internetowej wypadają spoza tej umowy i spoza granicy unijnej, więc przy danych wrażliwych warto ograniczyć funkcję przeszukiwania sieci. Czy w ogóle warto wchodzić w ten ekosystem, rozważamy w artykule Czy warto wdrażać Microsoft Copilot.
Największa pomyłka dotyczy tu płatnej subskrypcji. Aplikacja Gemini na koncie osobistym - zarówno darmowa, jak i płatna (Google AI Pro, Ultra) - to wciąż świat konsumencki: treści domyślnie służą do ulepszania usług, część rozmów bywa przeglądana przez ludzi, a Google wprost ostrzega, by nie wpisywać informacji poufnych. Płatny abonament tego nie zmienia. Dopiero Gemini w Google Workspace (konto firmowe) traktuje prompty jako dane klienta objęte umową powierzenia, bez trenowania modeli - i tu Google jest podmiotem przetwarzającym. Podobnie płatna warstwa Gemini API oraz Vertex AI daje umowę powierzenia, klauzule umowne i przetwarzanie w regionach unijnych. Uwaga na darmowy poziom API: on również wykorzystuje dane do ulepszania modeli, więc nie nadaje się do danych osobowych firmy.
Załóżmy sytuację: masz do przetworzenia dokument z danymi osobowymi - listę uczestników szkolenia, pismo z nazwiskiem i adresem, skan umowy. Zanim trafi on do dowolnego narzędzia AI, przejdź tę krótką ścieżkę decyzyjną. Pierwsze pytanie zawsze dotyczy tego, czy w dokumencie w ogóle są dane osobowe - jeśli nie, większość poniższych rygorów odpada.
Jeśli dane osobowe tam są, a narzędzie ma służyć do pracy firmowej, sprawdź po kolei warunki, które muszą być spełnione łącznie. To nie jest biurokracja dla samej biurokracji - każdy z tych punktów odpowiada konkretnemu obowiązkowi z RODO.
A co, jeśli brakuje któregoś z tych elementów - na przykład firma nie ma jeszcze planu biznesowego, a dokument trzeba przetworzyć dziś? Wtedy nie wysyłamy danych osobowych w ogóle. Zamiast tego sięgamy po jedną z bezpiecznych alternatyw: anonimizujemy dokument (usuwamy dane pozwalające zidentyfikować osobę), pseudonimizujemy go (zastępujemy nazwiska znacznikami typu "Osoba 1", "Klient A"), pracujemy na fragmencie pozbawionym identyfikatorów albo używamy modelu uruchomionego lokalnie w infrastrukturze firmy, z którego dane nie wychodzą na zewnątrz - pokazujemy to krok po kroku w artykule Ollama: lokalne modele LLM na własnym serwerze. Taką zasadę warto spisać raz i udostępnić całemu zespołowi - oto gotowy szkielet do skopiowania i dostosowania.
To jest zresztą jeden z pierwszych dokumentów, jaki powinien powstać przy wdrażaniu AI w firmie, obok listy zatwierdzonych narzędzi i krótkiego szkolenia zespołu. Bez niego pracownicy i tak sięgają po AI, tyle że po cichu i na prywatnych kontach - bo nikt nie dał im bezpiecznej alternatywy.
Jeśli chcesz uporządkować zgodność AI z regulacjami od strony organizacyjnej, pomaga w tym szkolenie Szkolenie Gotowość na AI Act, które ma terminy gwarantowane.
Zawarcie umowy powierzenia to warunek konieczny, ale nie koniec tematu. Łatwo wpaść w pułapkę myślenia "mamy plan biznesowy, więc jesteśmy zgodni z RODO". Kilka rzeczy wciąż zostaje po stronie firmy.
Po pierwsze, zdanie "nie trenujemy na Twoich danych" to nie to samo co "nie przetwarzamy ich wcale". Dane muszą być przetwarzane, żeby usługa zadziałała - dlatego liczą się retencja (jak długo dostawca je przechowuje), kontrola dostępu i to, gdzie fizycznie są przetwarzane. Po drugie, transfer poza Europejski Obszar Gospodarczy wymaga zabezpieczenia, a nie każdy pakiet daje przetwarzanie w Unii - u części dostawców gwarancja regionu unijnego dotyczy tylko wybranych wariantów. Po trzecie, zostaje podstawa prawna i minimalizacja: żadna umowa z dostawcą nie zastąpi oceny, czy w ogóle wolno Wam przetwarzać te dane w tym celu i czy wysyłacie ich nie więcej, niż trzeba.
I wreszcie rzecz najważniejsza organizacyjnie: nawet najlepszy pakiet nie pomoże, jeśli zespół wpisuje dane klientów do prywatnych kont. Dlatego wdrożenie AI to nie tylko zakup licencji, lecz także lista zatwierdzonych narzędzi, jasna polityka i przeszkolenie ludzi. Pokazujemy na realnych przykładach, jak to poukładać, w przeglądzie 10 zastosowań agentów AI w polskich firmach. Dobrze poprowadzone, zamienia rozproszone eksperymenty na prywatnych kontach w spójne, bezpieczne narzędzie, z którego korzysta cała firma.
Komentarze (0)
Brak komentarzy...