Eksport danych z wizualizacji Power BI do Excela - limit wierszy

Power BI - Usługa Power BI: publikacja i udostępnianie

Eksport danych z wizualizacji Power BI do Excela - limit wierszy

W skrócie

Tabela transakcji Nordvelli ma 108 675 wierszy, więc zmieści się w eksporcie do pliku .xlsx, ale nie do .csv. Przy wyciąganiu z raportu tabeli transakcji albo zestawienia dziennego do dalszej obróbki w arkuszu limit eksportu do Excela w Power BI daje dwa objawy: eksport kończy się bez błędu, ale w pliku brakuje danych, albo w ogóle nie da się wybrać danych bazowych. Pokazujemy, jakie limity podaje dokumentacja, jak przed eksportem policzyć wiersze wizualizacji na modelu Nordvelli z kursu i jak wyeksportować więcej bez ręcznego sklejania przypadkowych kawałków.

Jak to wygląda w praktyce

W usłudze Power BI otwierasz Więcej opcji wizualizacji i Eksportuj dane. Okno Eksportuj dane pyta „Które dane chcesz wyeksportować?” i daje do wyboru Dane z bieżącym układem, Podsumowane dane albo Dane bazowe, a w polu Format pliku: pozycje .xlsx (Excel, maks. 150 000 wierszy), .csv (maks. 30 000 wierszy) i XLSX (Excel) z połączeniem na żywo (maksymalnie 500 tys. wierszy). Pod spodem jest zdanie „W przypadku dużych modeli danych można eksportować tylko ograniczoną liczbę wierszy.” Wyszarzona opcja ma podpowiedź, na przykład „Autor raportu wyłączył tę opcję”, „Ta opcja została wyłączona przez administratora” albo „Nie masz odpowiednich uprawnień do korzystania z tej opcji”.

W Power BI Desktop eksport daje tylko plik .csv, a przy zbyt dużej wizualizacji pojawia się ostrzeżenie „Dane przekraczają limit” z tekstem „Dane mają za duży rozmiar. Może wystąpić próbkowanie danych.” (w angielskiej wersji: „Data exceeds the limit” i „Your data is too large. Some data sampling may occur.”). W Nordvelli tabela transakcji z FaktSprzedaz ma 108 675 wierszy: zmieści się w .xlsx, ale nie w .csv.

Zobacz też: Szkolenie Power BI - Desktop, DAX i Online + Copilot

Dlaczego tak się dzieje

Według dokumentacji Microsoft limity zależą od formatu: .csv mieści najwyżej 30 000 wierszy, zarówno w Desktopie, jak i w usłudze, i nie zawiera wierszy sum częściowych ani sumy końcowej. Plik .xlsx mieści najwyżej 150 000 wierszy, a faktyczna liczba może być mniejsza, zależnie od limitów zapytania i typu wizualizacji. XLSX z połączeniem na żywo obejmuje do 500 000 wierszy. Przy macierzy w trybie danych z bieżącym układem limit to 150 000 przecięć danych, czyli komórek wartości: liczba wierszy razy liczba kolumn wartości.

Liczba wierszy eksportu to liczba kombinacji pól w wizualizacji, a nie liczba wierszy, które widać na ekranie. Na modelu Nordvelli tabela z datą i sklepem ma 22 493 wiersze, z datą i produktem 41 678 wierszy, a z miesiącem (kolumna RokMiesiac), sklepem i produktem 22 247 wierszy. Pierwsza i trzecia zmieszczą się w .csv, druga już nie. Druga warstwa to uprawnienia. Autor raportu w Desktopie wybiera, czy odbiorcy mogą eksportować dane podsumowane, także dane bazowe, czy nic. Według dokumentacji Microsoft ustawienia administratora mają pierwszeństwo przed ustawieniem raportu, a dane bazowe mogą wymagać uprawnienia Kompilacja, opisanego w poście o uprawnieniu Kompilacja do modelu.

Co zrobić krok po kroku

1. Policz wiersze, zanim wyeksportujesz. W Power BI Desktop otwórz widok zapytań w języku DAX i uruchom zapytanie z tymi samymi polami co wizualizacja. Na modelu Nordvelli dla tabeli z datą i nazwą sklepu wynik to 22 493, czyli tyle wierszy będzie miał eksport.

   EVALUATE
   ROW (
       "Wiersze do eksportu",
       COUNTROWS (
           SUMMARIZECOLUMNS (
               DimKalendarz[Data],
               DimSklepy[Nazwa],
               "Transakcje", COUNTROWS ( FaktSprzedaz )
           )
       )
   )

2. Dobierz format do wyniku. Do 30 000 wierszy wystarczy .csv, do 150 000 wybierz .xlsx (Excel, maks. 150 000 wierszy), a do 500 000 XLSX (Excel) z połączeniem na żywo (maksymalnie 500 tys. wierszy). Według dokumentacji Microsoft plik z połączeniem na żywo odświeżysz później w Excelu bez ponownego eksportu.
3. Gdy wynik przekracza limit, podziel eksport filtrem. Według dokumentacji Microsoft eksport uwzględnia wszystkie filtry zastosowane do wizualizacji. W Nordvelli żaden rok nie przekracza 30 000 transakcji: 2022 ma 19 550 wierszy, 2023 ma 21 747, 2024 ma 26 164, 2025 ma 29 545, a 2026 ma 11 669, więc tabelę 108 675 transakcji wyeksportujesz w pięciu plikach .csv. Ustaw fragmentator albo filtr strony na jeden rok, wyeksportuj, zmień rok i powtórz.
4. Przy macierzy policz komórki, nie wiersze. Macierz z datą i produktem w wierszach ma na modelu Nordvelli 41 678 wierszy danych, nie licząc sum częściowych. Z dwiema miarami to 83 356 przecięć danych, w limicie 150 000, a z czterema miarami już 166 712, ponad limit. Mniej kolumn wartości oznacza więcej wierszy w limicie.
5. Gdy opcja Dane bazowe jest wyszarzona z podpowiedzią „Autor raportu wyłączył tę opcję”, autor zmienia ją w Desktopie: Plik > Opcje i ustawienia > Opcje, w sekcji Bieżący plik pozycja Ustawienia raportu, grupa Eksportuj dane. Do wyboru są „Zezwalaj użytkownikom końcowym na eksportowanie danych z bieżącym układem i podsumowaniami danych z usługi Power BI lub serwera raportów usługi Power BI”, wariant z danymi bazowymi albo „Nie zezwalaj użytkownikom końcowym na eksportowanie żadnych danych z usługi i serwera raportów”. Po zmianie opublikuj plik ponownie, jak w poście o ponownej publikacji z Power BI Desktop.
6. Gdy podpowiedź mówi „Ta opcja została wyłączona przez administratora”, decyzja należy do administratora usługi. W ustawieniach dzierżawy są osobne przełączniki Eksportuj do programu Excel i Eksportuj do pliku csv. Ustawienie raportu ich nie obejdzie.
7. Do analizy dużych zbiorów w Excelu zamiast płaskiego pliku użyj polecenia Analizuj w programie Excel. Tabela przestawna wysyła wtedy zapytania do modelu w usłudze, zamiast kopiować wiersze z wizualizacji, i odświeża się bez ponownego pobierania. Według dokumentacji Microsoft polecenie wymaga uprawnienia Kompilacja do modelu albo co najmniej roli Współautor w obszarze, co opisujemy w poście o poleceniu Analizuj w programie Excel.

Jak sprawdzić, że problem zniknął

Po eksporcie porównaj liczbę wierszy w Excelu z wynikiem zapytania DAX z pierwszego kroku. W pliku .xlsx pamiętaj o wierszu nagłówków, a przy wizualizacji z filtrami także o wierszu z listą zastosowanych filtrów, który według przykładu z dokumentacji Microsoft pojawia się na górze arkusza. W .csv nie ma wierszy sum. Gdy eksportujesz w częściach, zsumuj liczby wierszy z wszystkich plików i porównaj z liczbą dla całości: 19 550 + 21 747 + 26 164 + 29 545 + 11 669 daje 108 675. Sprawdź też kwoty: suma kolumny sprzedaży z wszystkich części ma dać 467 775 009,17 zł, tyle co miara łącznej sprzedaży w modelu.

W raportach, z których odbiorcy regularnie pobierają dane, dodaj stronę z tabelą przefiltrowaną do rozsądnego okresu, a dla dużych odbiorców danych przygotuj skoroszyt z połączeniem na żywo. Pamiętaj, że według dokumentacji Microsoft plik .xlsx dziedziczy etykietę poufności raportu albo modelu, a plik .csv etykiety nie obsługuje.

Źródła i sposób sprawdzenia

• Microsoft Learn: Export data from a Power BI visualization (źródło)
• Microsoft Learn: Export and sharing admin settings (źródło)
• Microsoft Learn: Create Excel workbooks with refreshable Power BI data (źródło)
• Sprawdzone zapytaniem DAX na modelu Nordvelli: liczba wierszy wizualizacji dla kombinacji data, sklep, produkt i miesiąc

Zachowanie programu sprawdziliśmy w Power BI Desktop 2.157 (wydanie z sierpnia 2026 r.) z polskim interfejsem, a przykłady na modelu sieci Nordvella z bezpłatnego kursu Power BI. Microsoft wydaje nową wersję Power BI Desktop co miesiąc, więc nazwy przycisków i limity usługi mogą się zmieniać. Aktualne wartości podaje dokumentacja Microsoft Learn.

Wróć do listy: 131 najczęstszych pytań i problemów związanych z Power BI