Jak zmierzyć efekty wdrożenia Copilota i przekonać zarząd

Microsoft 365 Copilot

Jak zmierzyć efekty wdrożenia Copilota i przekonać zarząd

W skrócie

Predzej czy pozniej padnie pytanie: "Wydalismy na Copilot okreslona kwote, co z tego mamy?". Ten material jest dla osoby, ktora bedzie na nie odpowiadac przed zarzadem: menedzera IT, kierownika dzialu albo wlasciciela, ktory nie chce stracic wiarygodnosci przy pierwszym rozliczeniu.

Jak to wyglada w praktyce

Scenariusz, ktory widzimy najczesciej: wdrozenie ruszylo, ludzie cos tam robia z Copilotem, ale gdy zarzad pyta o efekt, pada albo cisza, albo liczba wzieta z sufitu. Ktos rzuca "oszczedzamy jakies dwadziescia procent czasu", nie majac na to zadnego pomiaru. Przy pierwszej proznej obietnicy, ktorej nie da sie obronic, cala rozmowa o Copilocie traci wiarygodnosc. Drugi czesty objaw to firma, ktora zaczela mierzyc efekty dopiero po wdrozeniu i nie ma z czym ich porownac, wiec kazda liczba "po" wisi w prozni, bo brakuje stanu "przed".

Dlaczego Copilot tak robi

Efektu wdrozenia nie da sie zmierzyc jedna liczba, bo skladaja sie na niego dwie rozne rzeczy. Pierwsza to adopcja, czyli czy ludzie w ogole uzywaja narzedzia. Druga to efektywnosc, czyli czy to zmienia cos mierzalnego w pracy. Adopcje da sie odczytac wprost z systemu, bo M365 zbiera dane o tym, ilu uzytkownikow aktywowalo Copilota i jak czesto z niego korzystaja. Efektywnosc jest trudniejsza, bo to dane odczuwane przez pracownikow, nie mierzone stoperem. Bledy w raportowaniu ROI biora sie stad, ze te dwa poziomy sa mylone albo ze podaje sie zarzadowi liczbe, ktorej nikt nie zebral. Najczestszy blad to pomiar samego stanu "po wdrozeniu" bez punktu odniesienia sprzed startu.

Jak to rozwiazac krok po kroku

1. Jeszcze przed uruchomieniem Copilota wyslij pieciominutowa ankiete bazowa: ile czasu tygodniowo zajmuja maile, raporty i prezentacje, ile spotkan konczy sie kompletnymi notatkami z lista dzialan, jak oceniany jest naklad pracy na typowe dokumenty. To Twoj stan wyjsciowy.
2. Mierz adopcje z raportow M365 (dostepnych w centrum administracyjnym oraz w Viva Insights): ilu uzytkownikow aktywowalo Copilota, jak czesto z niego korzystaja i w ktorych aplikacjach. To twarda miara, nie wymaga szacowania.
3. Po wdrozeniu powtorz te sama ankiete, zeby zmierzyc poziom efektywnosci, czyli odczuwana zmiane w czasie na dokumenty, maile i kompletnosc notatek.
4. Zestaw trzy liczby adopcji czytane razem: ile licencji kupiono, ile przypisano i ilu ludzi faktycznie z nich korzysta. Rozjazd miedzy druga a trzecia to najczestszy problem wdrozenia.
5. Przygotuj tabele porownawcza ze stanem wyjsciowym, stanem po wdrozeniu i celem dla kazdego wskaznika, zamiast rzucac jedna zbiorcza liczba.
6. Przedstawiajac wynik zarzadowi, nazwij dane odczuwane wprost danymi odczuwanymi, a twarda adopcje twarda adopcja. Nie obiecuj procentow, ktorych nie zmierzyles.

Jak sprawdzic, ze zadzialalo

Dobrze zmierzone wdrozenie poznasz po tym, ze na kazde pytanie zarzadu masz odpowiedz opartą na danych, ktore faktycznie zebrales, a nie na wrazeniach. Masz stan wyjsciowy i stan po wdrozeniu, wiec widac kierunek zmiany. Masz twarde dane adopcji z systemu, wiec wiadomo, czy narzedzie sie przyjelo. Jesli nie potrafisz uzupelnic kolumny "stan wyjsciowy", to znak, ze pomiar ruszyl za pozno: wtedy najlepsze, co mozesz zrobic, to zaczac zbierac dane od teraz, zeby przy nastepnym rozliczeniu miec juz punkt odniesienia.

Wroc do listy: 200 najczestszych problemow z Microsoft 365 Copilot