Microsoft 365 Copilot
Jak zmierzyć efekty wdrożenia Copilota i przekonać zarząd
W skrócie
- Zarząd pyta, co firma ma z Copilota, a Ty nie chcesz odpowiedzieć liczbą wziętą z sufitu ani przyznać, że nie masz z czym porównać efektów.
- Efektu nie da się ująć jedną liczbą, bo składają się na niego adopcja czytana z systemu i odczuwana efektywność, a te dwa poziomy bywają mylone.
- Przed startem wyślij ankietę bazową, mierz adopcję z raportów M365 i pokaż zarządowi tabelę porównawczą stanu przed, po i celu.
Prędzej czy później padnie pytanie: "Wydaliśmy na Copilot określoną kwotę, co z tego mamy?". Ten materiał jest dla osoby, która będzie na nie odpowiadać przed zarządem: menedżera IT, kierownika działu albo właściciela, który nie chce stracić wiarygodności przy pierwszym rozliczeniu.
Jak to wygląda w praktyce
Scenariusz, który widzimy najczęściej: wdrożenie ruszyło, ludzie coś tam robią z Copilotem, ale gdy zarząd pyta o efekt, pada albo cisza, albo liczba wzięta z sufitu. Ktoś rzuca "oszczędzamy jakieś dwadzieścia procent czasu", nie mając na to żadnego pomiaru. Przy pierwszej próżnej obietnicy, której nie da się obronić, cała rozmowa o Copilocie traci wiarygodność. Drugi częsty objaw to firma, która zaczęła mierzyć efekty dopiero po wdrożeniu i nie ma z czym ich porównać, więc każda liczba "po" wisi w próżni, bo brakuje stanu "przed".
Zobacz też: Szkolenie Copilot w Microsoft 365 - zwiększ efektywność dzięki AI
Dlaczego Copilot tak robi
Efektu wdrożenia nie da się zmierzyć jedną liczbą, bo składają się na niego dwie różne rzeczy. Pierwsza to adopcja, czyli czy ludzie w ogóle używają narzędzia. Druga to efektywność, czyli czy to zmienia coś mierzalnego w pracy. Adopcję da się odczytać wprost z systemu, bo M365 zbiera dane o tym, ilu użytkowników aktywowało Copilota i jak często z niego korzystają. Efektywność jest trudniejsza, bo to dane odczuwane przez pracowników, nie mierzone stoperem. Błędy w raportowaniu ROI biorą się stąd, że te dwa poziomy są mylone albo że podaje się zarządowi liczbę, której nikt nie zebrał. Najczęstszy błąd to pomiar samego stanu "po wdrożeniu" bez punktu odniesienia sprzed startu.
Jak to rozwiązać krok po kroku
- Jeszcze przed uruchomieniem Copilota wyślij pięciominutową ankietę bazową: ile czasu tygodniowo zajmują maile, raporty i prezentacje, ile spotkań kończy się kompletnymi notatkami z listą działań, jak oceniany jest nakład pracy na typowe dokumenty. To Twój stan wyjściowy.
- Mierz adopcję z raportów M365 (dostępnych w centrum administracyjnym oraz w Viva Insights): ilu użytkowników aktywowało Copilota, jak często z niego korzystają i w których aplikacjach. To twarda miara, nie wymaga szacowania.
- Po wdrozeniu powtorz te sama ankiete, zeby zmierzyc poziom efektywnosci, czyli odczuwana zmiane w czasie na dokumenty, maile i kompletnosc notatek.
- Zestaw trzy liczby adopcji czytane razem: ile licencji kupiono, ile przypisano i ilu ludzi faktycznie z nich korzysta. Rozjazd między drugą a trzecią to najczęstszy problem wdrożenia.
- Przygotuj tabele porownawcza ze stanem wyjsciowym, stanem po wdrozeniu i celem dla kazdego wskaznika, zamiast rzucac jedna zbiorcza liczba.
- Przedstawiając wynik zarządowi, nazwij dane odczuwane wprost danymi odczuwanymi, a twardą adopcję twardą adopcją. Nie obiecuj procentów, których nie zmierzyłeś.
Jak sprawdzić, że zadziałało
Dobrze zmierzone wdrożenie poznasz po tym, że na każde pytanie zarządu masz odpowiedź opartą na danych, które faktycznie zebrałeś, a nie na wrażeniach. Masz stan wyjściowy i stan po wdrożeniu, więc widać kierunek zmiany. Masz twarde dane adopcji z systemu, więc wiadomo, czy narzędzie się przyjęło. Jeśli nie potrafisz uzupełnić kolumny "stan wyjściowy", to znak, że pomiar ruszył za późno: wtedy najlepsze, co możesz zrobić, to zacząć zbierać dane od teraz, żeby przy następnym rozliczeniu mieć już punkt odniesienia.
Wróć do listy: 213 najczęstszych pytań i problemów związanych z Microsoft 365 Copilot
Szkolenie Copilot w Microsoft 365 to dwa dni praktycznych warsztatów z trenerem praktykiem. Uczysz się Microsoft 365 Copilota w każdej aplikacji, w Word, Excel, Outlook, Teams, PowerPoint i OneNote, na realnych przykładach z codziennej pracy: maile, dokumenty, arkusze, prezentacje i spotkania. Wychodzisz z gotową biblioteką promptów dla swojego zespołu. Szkolenie ma terminy gwarantowane, więc odbędzie się niezależnie od liczby zapisanych.
Najczęściej zadawane pytania
Dlaczego efektu wdrożenia Copilota nie da się pokazać zarządowi jedną liczbą?
Bo składają się na niego dwie różne rzeczy: adopcja, czyli czy ludzie w ogóle używają narzędzia, oraz efektywność, czyli czy zmienia to coś mierzalnego w pracy. Błędy w raportowaniu biorą się stąd, że te dwa poziomy są mylone albo że podaje się zarządowi liczbę, której nikt nie zebrał.
Jak zmierzyć adopcję Copilota w firmie?
Adopcję odczytasz wprost z raportów Microsoft 365 dostępnych w centrum administracyjnym oraz w Viva Insights: ilu użytkowników aktywowało Copilota, jak często z niego korzystają i w których aplikacjach. To twarda miara, która nie wymaga szacowania, a warto czytać trzy liczby razem: kupione, przypisane i realnie używane.
Jaki jest najczęstszy błąd przy mierzeniu zwrotu z wdrożenia Copilota?
Najczęstszy błąd to pomiar samego stanu po wdrożeniu bez punktu odniesienia sprzed startu, przez co każda liczba po wisi w próżni. Dlatego jeszcze przed uruchomieniem wyślij pięciominutową ankietę bazową o czas na maile, raporty i kompletność notatek, a po wdrożeniu powtórz ją, żeby zmierzyć zmianę.
Jak przedstawić wynik wdrożenia zarządowi, żeby nie stracić wiarygodności?
Przygotuj tabelę porównawczą ze stanem wyjściowym, stanem po wdrożeniu i celem dla każdego wskaźnika, zamiast rzucać jedną zbiorczą liczbą. Nazwij dane odczuwane wprost danymi odczuwanymi, a twardą adopcję twardą adopcją, i nie obiecuj procentów, których nie zmierzyłeś, bo pierwsza próżna obietnica psuje rozmowę.
Komentarze (0)
Brak komentarzy...