Jak wyciągnąć z Copilota w Teams maila, notatkę i listę zadań z jednej transkrypcji

Microsoft Teams

Jak wyciągnąć z Copilota w Teams maila, notatkę i listę zadań z jednej transkrypcji

W skrócie

Po spotkaniu masz do zrobienia trzy rzeczy naraz: mail do uczestnikow, liste zadan do systemu projektowego i krotka notatke dla przelozonego, ktorego nie bylo. Wielu uzytkownikow robi to w kolko recznie, choc Copilot w Teams potrafi wyciagnac wszystkie trzy z jednej transkrypcji, w tej samej zakladce Podsumowanie. Pokazujemy, jak o to poprosic, zeby kazdy z materialow byl gotowy do wyslania.

Jak to wyglada w praktyce

Typowy scenariusz po zebraniu: najpierw spisujesz notatke, potem osobno piszesz mail, a na koncu recznie przenosisz zadania do Plannera albo Jiry. To samo spotkanie obrabiasz trzy razy i za kazdym razem cos pomijasz, bo nie zdazyles zanotowac w trakcie. Skutek to kilkadziesiat minut pracy administracyjnej, ktora ciagnie sie za kazdym spotkaniem, mimo ze caly material juz istnieje w transkrypcji.

Dlaczego Copilot tak robi

Copilot nie robi tych trzech rzeczy sam z siebie, bo kazdy odbiorca potrzebuje innego formatu: mail ma inny ton niz sucha notatka do CRM, a lista zadan ma inna strukture niz trzyzdaniowe streszczenie dla szefa. Jesli poprosisz ogolnie o "podsumowanie", dostaniesz jedna forme. Klucz w tym, ze wszystkie trzy produkty mozna wyprowadzic z tego samego zrodla, czyli z jednej transkrypcji spotkania, o ile jasno okreslisz, czego chcesz w kazdej prosbie. Warunek jest jeden i wspolny dla wszystkich: spotkanie musialo miec wlaczona transkrypcje, bo bez niej zakladka Podsumowanie nie ma z czego generowac.

Jak to rozwiazac krok po kroku

1. Upewnij sie, ze spotkanie mialo wlaczona transkrypcje. Wejdz w Kalendarz Teams, otworz zdarzenie i przejdz do zakladki Podsumowanie. Otworz w niej panel Copilota.
2. Popros najpierw o mail do uczestnikow: podziekowanie i streszczenie w pierwszym akapicie, dalej ustalenia i decyzje w punktach, na koncu sekcja z zadaniami, osobami odpowiedzialnymi i terminami. Zaznacz ton profesjonalny i dlugosc do jednego ekranu.
3. Potem popros o sama liste zadan w formacie: decyzje, tabela z kolumnami osoba, zadanie, termin oraz jedno zdanie ogolnego statusu. To wersja gotowa do przeklejenia do Plannera albo Jiry.
4. Na koniec popros o krotka wersje dla przelozonego, ktory nie byl na spotkaniu: trzy zdania o tym, co zdecydowano, plus informacja, czy pojawilo sie ryzyko dla harmonogramu lub budzetu.
5. W kazdym poleceniu dodaj warunek, ze Copilot ma nie dopisywac ustalen, ktorych w rozmowie nie bylo. Jesli pracujesz na pobranym pliku, zacznij prompt od wskazania tego pliku; w panelu w zakladce Podsumowanie pomijasz to zdanie.
6. Skopiuj gotowe materialy tam, gdzie maja trafic: mail do Outlooka, zadania do systemu, notatke do szefa.

Jak sprawdzic, ze zadzialalo

Sprawdz kazdy z trzech produktow osobno. W mailu przejrzyj sekcje zadan i uzupelnij adresy, ktorych Copilot nie znalazl w katalogu, bo czesto zaznacza wprost, ktorych osob nie dodal do pola odbiorcow. W liscie zadan zwroc uwage na pozycje oznaczone jako "do ustalenia", bo to zadania bez wlasciciela lub terminu, ktore wymagaja domkniecia. W notatce dla przelozonego sprawdz liczby i to, czy Copilot nie dopisal wnioskow spoza rozmowy, bo przy braku danych powinien napisac wprost, czego w rozmowie nie bylo, zamiast to zmyslic. Zawsze zweryfikuj nazwiska, daty i liczby przed wyslaniem.

Wroc do listy: 200 najczestszych problemow z Microsoft 365 Copilot