Microsoft Teams
Jak wyciągnąć z Copilota w Teams maila, notatkę i listę zadań z jednej transkrypcji
W skrócie
- Po spotkaniu robisz osobno mail, notatkę dla szefa i listę zadań, obrabiając tę samą rozmowę trzy razy.
- Każdy odbiorca potrzebuje innego formatu, więc ogólna prośba o "podsumowanie" daje tylko jedną formę.
- Ze wspólnej transkrypcji poproś o trzy osobne produkty, jasno określając format każdego (mail, tabela zadań, notatka).
Po spotkaniu masz do zrobienia trzy rzeczy naraz: mail do uczestników, listę zadań do systemu projektowego i krótką notatkę dla przełożonego, którego nie było. Wielu użytkowników robi to w kółko ręcznie, choć Copilot w Teams potrafi wyciągnąć wszystkie trzy z jednej transkrypcji, w tej samej zakładce Podsumowanie. Pokazujemy, jak o to poprosić, żeby każdy z materiałów był gotowy do wysłania.
Jak to wygląda w praktyce
Typowy scenariusz po zebraniu: najpierw spisujesz notatkę, potem osobno piszesz mail, a na końcu ręcznie przenosisz zadania do Plannera albo Jiry. To samo spotkanie obrabiasz trzy razy i za każdym razem coś pomijasz, bo nie zdążyłeś zanotować w trakcie. Skutek to kilkadziesiąt minut pracy administracyjnej, która ciągnie się za każdym spotkaniem, mimo że cały materiał już istnieje w transkrypcji.
Zobacz też: Szkolenie Copilot w Microsoft 365 - zwiększ efektywność dzięki AI
Dlaczego Copilot tak robi
Copilot nie robi tych trzech rzeczy sam z siebie, bo każdy odbiorca potrzebuje innego formatu: mail ma inny ton niż sucha notatka do CRM, a lista zadań ma inną strukturę niż trzyzdaniowe streszczenie dla szefa. Jeśli poprosisz ogólnie o "podsumowanie", dostaniesz jedną formę. Klucz w tym, że wszystkie trzy produkty można wyprowadzić z tego samego źródła, czyli z jednej transkrypcji spotkania, o ile jasno określisz, czego chcesz w każdej prośbie. Warunek jest jeden i wspólny dla wszystkich: spotkanie musiało mieć włączoną transkrypcję, bo bez niej zakładka Podsumowanie nie ma z czego generować.
Jak to rozwiązać krok po kroku
- Upewnij się, że spotkanie miało włączoną transkrypcję. Wejdź w Kalendarz Teams, otwórz zdarzenie i przejdź do zakładki Podsumowanie. Otwórz w niej panel Copilota.
- Popros najpierw o mail do uczestnikow: podziekowanie i streszczenie w pierwszym akapicie, dalej ustalenia i decyzje w punktach, na koncu sekcja z zadaniami, osobami odpowiedzialnymi i terminami. Zaznacz ton profesjonalny i dlugosc do jednego ekranu.
- Potem popros o sama liste zadan w formacie: decyzje, tabela z kolumnami osoba, zadanie, termin oraz jedno zdanie ogolnego statusu. To wersja gotowa do przeklejenia do Plannera albo Jiry.
- Na koniec poproś o krótką wersję dla przełożonego, który nie był na spotkaniu: trzy zdania o tym, co zdecydowano, plus informacja, czy pojawiło się ryzyko dla harmonogramu lub budżetu.
- W każdym poleceniu dodaj warunek, że Copilot ma nie dopisywać ustaleń, których w rozmowie nie było. Jeśli pracujesz na pobranym pliku, zacznij prompt od wskazania tego pliku; w panelu w zakładce Podsumowanie pomijasz to zdanie.
- Skopiuj gotowe materialy tam, gdzie maja trafic: mail do Outlooka, zadania do systemu, notatke do szefa.
Jak sprawdzić, że zadziałało
Sprawdź każdy z trzech produktów osobno. W mailu przejrzyj sekcję zadań i uzupełnij adresy, których Copilot nie znalazł w katalogu, bo często zaznacza wprost, których osób nie dodał do pola odbiorców. W liście zadań zwróć uwagę na pozycje oznaczone jako "do ustalenia", bo to zadania bez właściciela lub terminu, które wymagają domknięcia. W notatce dla przełożonego sprawdź liczby i to, czy Copilot nie dopisał wniosków spoza rozmowy, bo przy braku danych powinien napisać wprost, czego w rozmowie nie było, zamiast to zmyślić. Zawsze zweryfikuj nazwiska, daty i liczby przed wysłaniem.
Wróć do listy: 213 najczęstszych pytań i problemów związanych z Microsoft 365 Copilot
Szkolenie Copilot w Microsoft 365 to dwa dni praktycznych warsztatów z trenerem praktykiem. Uczysz się Microsoft 365 Copilota w każdej aplikacji, w Word, Excel, Outlook, Teams, PowerPoint i OneNote, na realnych przykładach z codziennej pracy: maile, dokumenty, arkusze, prezentacje i spotkania. Wychodzisz z gotową biblioteką promptów dla swojego zespołu. Szkolenie ma terminy gwarantowane, więc odbędzie się niezależnie od liczby zapisanych.
Najczęściej zadawane pytania
Dlaczego Copilot nie robi maila, listy zadań i notatki dla szefa jednym poleceniem?
Każdy odbiorca potrzebuje innego formatu: mail ma inny ton niż sucha notatka do CRM, a lista zadań inną strukturę niż trzyzdaniowe streszczenie dla szefa. Przy ogólnej prośbie o "podsumowanie" dostaniesz jedną formę, choć wszystkie trzy da się wyprowadzić z tej samej transkrypcji.
Jak z jednej transkrypcji wyciągnąć osobno maila, listę zadań i notatkę dla przełożonego?
W zakładce Podsumowanie poproś po kolei o trzy rzeczy: mail do uczestników z podziękowaniem, ustaleniami i zadaniami, potem samą tabelę zadań z kolumnami osoba, zadanie, termin, a na koniec trzyzdaniową wersję dla szefa z decyzjami i ryzykiem dla harmonogramu lub budżetu.
Jaki warunek musi spełnić spotkanie, żeby dało się z niego cokolwiek wygenerować?
Spotkanie musiało mieć włączoną transkrypcję, bo bez niej zakładka Podsumowanie nie ma z czego generować. Wejdź w Kalendarz Teams, otwórz zdarzenie, przejdź do zakładki Podsumowanie i otwórz w niej panel Copilota, dopiero wtedy wydawaj kolejne polecenia.
Jak sprawdzić każdy z trzech materiałów przed wysłaniem?
W mailu uzupełnij adresy, których Copilot nie znalazł w katalogu, bo często zaznacza to wprost. W liście zadań domknij pozycje oznaczone jako "do ustalenia", czyli bez właściciela lub terminu. W notatce dla szefa sprawdź liczby, a nazwiska, daty i liczby zweryfikuj przed wysłaniem.
Komentarze (0)
Brak komentarzy...