Jak włączyć transkrypcję w Teams, żeby Copilot zrobił notatki

Microsoft Teams

Jak włączyć transkrypcję w Teams, żeby Copilot zrobił notatki

W skrócie

Chcesz, żeby Copilot w Teams sam robił notatki, listę decyzji i zadania po spotkaniu, ale okazuje się, że najpierw trzeba włączyć transkrypcję, a nie wiesz, gdzie ta opcja się kryje. To najczęstsze pytanie każdego, kto zaczyna korzystać z Copilota w Teams, bo bez zapisu rozmowy narzędzie nie ma na czym pracować. Dobra wiadomość: włączenie transkrypcji zajmuje kilkanaście sekund i wystarczy wyrobić z tego nawyk na początku każdego zebrania.

Jak to wygląda w praktyce

Prowadzisz spotkanie, liczysz na gotowe podsumowanie, a po jego zakończeniu zakładka Podsumowanie świeci pustkami. Albo w trakcie rozmowy otwierasz panel Copilota, pytasz, co dotąd ustalono, i dostajesz informację, że nie ma danych. Powód jest zawsze ten sam: transkrypcja nie była włączona, więc Copilot nie zapisał ani słowa. Ikona Copilota na górnym pasku bywa wtedy nieaktywna, a prawy panel spotkania nie pokazuje spisywanego tekstu. Dopóki nie uruchomisz transkrypcji, narzędzie pozostaje ślepe na treść rozmowy.

Dlaczego Copilot tak robi

W Teams rozmowa jest ulotna, w odróżnieniu od dokumentu w Wordzie czy wątku w Outlooku. Copilot musi mieć jej zapis: transkrypcję, czyli automatycznie spisany tekst wypowiedzi, albo nagranie. Transkrypcja nie włącza się sama. Uruchamia ją organizator albo uczestnik z odpowiednimi uprawnieniami z poziomu menu spotkania, a w części organizacji prawo do jej startu jest zawężone tylko do organizatorów. To celowe ustawienie po stronie firmy, nie usterka. Dopóki ktoś świadomie nie kliknie Rozpocznij transkrypcję, Copilot nie buduje żadnego zapisu, z którego mógłby potem zrobić notatki.

Jak to rozwiązać krok po kroku

1. Rozpocznij lub dołącz do spotkania w Teams. Poczekaj, aż dołączą pozostali uczestnicy, żeby transkrypcja objęła całą rozmowę od początku.
2. Otwórz menu Więcej na górnym pasku okna spotkania. To ikona z trzema kropkami, opisana jako Więcej czynności lub More.
3. Najedź na pozycję Nagrywaj i transkrybuj (Record and transcribe) i w rozwiniętym podmenu kliknij Rozpocznij transkrypcję (Start transcription). Jeśli chcesz mieć też nagranie wideo, w tym samym podmenu jest osobna pozycja Rozpocznij nagrywanie.
4. Zaczekaj na potwierdzenie. Teams pokaże dymek Rozpoczęto transkrypcję i przypomni, żeby poinformować uczestników. Od tej chwili to samo podmenu wygląda inaczej: zamiast Rozpocznij transkrypcję są w nim Zatrzymaj transkrypcję i Ukryj transkrypcję.
5. Ustaw język transkrypcji na polski, jeśli Teams zapyta. Dla rozmów po polsku to kluczowe, bo inaczej jakość zapisu, a przez to jakość podsumowań, wyraźnie spadnie.
6. Poinformuj uczestników na głos, że spotkanie jest transkrybowane lub nagrywane. Teams wyświetla banner o rejestracji, ale świadome zdanie to zwykła kultura pracy, a przy nagraniu wymóg wynikający z RODO.
7. Prowadź spotkanie normalnie. W prawym panelu na żywo zobaczysz spisywany tekst z podpisem, kto mówi, a ikona Copilota na górnym pasku stanie się aktywna.

Jak sprawdzić, że zadziałało

Najprostszy dowód masz od razu w oknie spotkania: prawy panel wypełnia się spisywanym na żywo tekstem, każda wypowiedź dostaje podpis mówcy i godzinę, a u góry Teams informuje wszystkich, że transkrypcja jest włączona. Aktywna, kolorowa ikona Copilota na górnym pasku to drugi sygnał, że jest z czego pracować. Ostateczne potwierdzenie przychodzi po spotkaniu: w kalendarzu otwierasz zdarzenie, wchodzisz w zakładkę Podsumowanie i widzisz notatki AI, poruszone tematy, zadania podjęte oraz osobną zakładkę Transkrypcja z pełnym zapisem. Jeśli prowadzisz dużo zebrań, poproś administratora M365 o włączenie transkrypcji domyślnie dla całej organizacji w Teams Admin Center, dzięki czemu nie będziesz musiał o niej pamiętać za każdym razem.

Wroc do listy: 200 najczestszych problemow z Microsoft 365 Copilot