Jak przetłumaczyć dokument w Wordzie Copilotem bez utraty formatowania

Microsoft Word

Jak przetłumaczyć dokument w Wordzie Copilotem bez utraty formatowania

W skrócie

Chcesz przetłumaczyć ofertę albo pismo Copilotem w Wordzie i zależy Ci, żeby po tłumaczeniu dokument dalej wyglądał tak samo: te same nagłówki, pogrubienia, listy i układ. Ten problem dotyczy każdego, kto pracuje dwujęzycznie: handlowców wysyłających oferty za granicę, zespołów przygotowujących dokumenty dla klienta międzynarodowego, osób redagujących pisma po polsku i po angielsku. Tłumaczenie, które rozjeżdża formatowanie, trzeba potem składać ręcznie.

Jak to wygląda w praktyce

Zaznaczasz cały dokument, prosisz o tłumaczenie na angielski i dostajesz poprawny tekst, ale wklejony jako jednolity blok, który zgubił podział na sekcje albo pogrubienia. Albo tłumaczenie brzmi jak z automatu, słowo po słowie, tak że każdy native speaker od razu rozpozna translator. Bywa też, że Copilot przetłumaczył nazwy własne produktów i firm, które powinny zostać po angielsku bez zmian. Efekt wymaga poprawek, które kasują część oszczędzonego czasu.

Zobacz też: Szkolenie Copilot w Microsoft 365 - zwiększ efektywność dzięki AI

Dlaczego Copilot tak robi

Copilot nie tłumaczy słowo po słowie, tylko trzyma się stylu oryginału: formalne polskie zdanie staje się formalnym angielskim, a nie dosłownym przekładem. To działa dobrze, ale zakres i wynik zależą od tego, jak sformułujesz polecenie i co zaznaczysz. Jeśli tłumaczysz cały dokument naraz jednym poleceniem generującym, łatwiej o utratę układu, niż gdy pracujesz sekcjami. Copilot nie wie też z automatu, które nazwy są własne i mają zostać nietknięte, dopóki mu tego nie powiesz.

Jak to rozwiązać krok po kroku

1. Tłumacz fragmentami, nie cały dokument jednym poleceniem. Zaznacz konkretny akapit albo sekcję, wtedy Copilot pracuje wyłącznie na zaznaczonym tekście i reszta dokumentu zostaje nietknięta wraz z formatowaniem.
2. W poleceniu poproś o zachowanie stylu, na przyklad: "Przetlumacz zaznaczony tekst na angielski, zachowujac formalny, korporacyjny styl oryginalu". Dzieki temu przeklad nie brzmi jak z translatora.
3. Zastrzeż nazwy własne: "Nie tłumacz nazw własnych produktów ani firm". Copilot zostawi wtedy nazwy takie jak Microsoft 365 Copilot, Word czy Excel bez zmian.
4. Przechodz przez dokument sekcja po sekcji, tlumaczac kolejne zaznaczenia. Praca na zaznaczeniu zamiast na calosci najlepiej chroni uklad i podzial na akapity.
5. Gdy Copilot zaproponuje tlumaczenie, przeczytaj je przed zatwierdzeniem i dopiero wtedy kliknij Gotowe. Do dokumentu nic nie trafia bez Twojej akceptacji.
6. Jeśli po zatwierdzeniu coś jednak rozjechało się w układzie, cofnij zmianę przez Ctrl+Z i powtórz tłumaczenie na węższym zaznaczeniu.

Jak sprawdzić, że zadziałało

Dobrze przetłumaczony dokument ma zachowany podział na sekcje, nagłówki, listy i pogrubienia, a przetłumaczony fragment siedzi dokładnie tam, gdzie był oryginał. Sprawdź, czy nazwy własne produktów i firm zostały po angielsku bez zmian, dokładnie tak, jak zastrzegłeś w poleceniu. Przeczytaj też sam tekst pod kątem naturalności: dobre tłumaczenie Copilota czyta się jak napisane od razu w drugim języku, a nie jak przekład słowo po słowie.

Wróć do listy: 213 najczęstszych pytań i problemów związanych z Microsoft 365 Copilot