Jak przeprowadzić pilotaż Copilota, zanim kupisz licencje dla wszystkich

Microsoft 365 Copilot

Jak przeprowadzić pilotaż Copilota, zanim kupisz licencje dla wszystkich

W skrócie

Zanim kupisz licencje Copilot dla calego dzialu, warto sprawdzic na malej grupie, co faktycznie oszczedza czas w Twojej firmie. Ten material jest dla osoby prowadzacej wdrozenie, ktora chce zaczac od pilotazu, a nie od rzutu na cala organizacje.

Jak to wyglada w praktyce

Bez pilotazu wdrozenie zwykle wyglada tak: firma kupuje dostep od razu dla wszystkich, rozdaje licencje jednego dnia i liczy, ze ludzie sami sie polapia. Znaczna czesc zespolu nie wie, od czego zaczac, wsparcie jest zasypane pytaniami w jednym tygodniu, a po kwartale nie wiadomo, ktore zastosowania realnie sie przydaly. Drugi wariant to pilotaz zrobiony zle: do testu zglaszaja sie sami entuzjasci, ich zachwyt nie odwzorowuje reszty firmy, i na tej podstawie zapada decyzja o zakupie, ktora potem sie nie sprawdza, bo przecietny pracownik korzysta inaczej niz pasjonat nowinek.

Dlaczego Copilot tak robi

Copilot nie pokaze z gory, ktore zastosowania oplaca sie w konkretnej firmie, bo to zalezy od tego, jak w niej sie pracuje, jakie ma dane i jakie zadania powtarzaja sie najczesciej. Dlatego kolejnosc etapow wdrozenia ma znaczenie: pilotaz jest pierwszym krokiem, bo dostarcza wiedzy, na ktorej opieraja sie wszystkie kolejne decyzje. Jego celem nie jest "sprawdzenie, czy dziala", tylko zebranie informacji, co dziala, co frustruje i ktore zastosowania daja najlepszy zwrot czasu wlasnie u Ciebie. Zeby ta wiedza byla reprezentatywna, grupa pilotazowa musi odzwierciedlac organizacje, a nie sklad z samych chetnych, bo inaczej feedback opisze pasjonatow, a nie przecietnego uzytkownika.

Jak to rozwiazac krok po kroku

1. Dobierz mala, reprezentatywna grupe: kilka osob z roznych dzialow (sprzedaz, HR, IT, finanse, operacje), o roznym poziomie sprawnosci technicznej. Nie bierz "chetnych" losowo, bo zglosza sie glownie entuzjasci.
2. Zadbaj, zeby przynajmniej polowa uczestnikow to osoby, ktore regularnie pisza dokumenty i prowadza spotkania, bo to na ich pracy Copilot pokaze najwiecej.
3. Wyposaz kazdego uczestnika w cztery rzeczy przed startem: przypisana licencje, szkolenie z podstaw, liste kilkunastu konkretnych scenariuszy do wyprobowania oraz kontakt do osoby, ktora odpowie na pytania na biezaco.
4. Przed uruchomieniem zbierz stan wyjsciowy: krotka ankieta o odczuwany czas na maile, dokumenty i kompletnosc notatek. Bez tego nie porownasz efektu.
5. Prowadz pilotaz dwa do czterech tygodni. To wystarczy, zeby ludzie wyszli poza pierwsze proby i zobaczyli realne zastosowania.
6. Zbierz feedback konkretnymi pytaniami, najprosciej formularzem Microsoft Forms w Teams: do jakich zadan uzywali Copilota, co zaoszczedzilo najwiecej czasu, co nie zadzialalo i ktore prompty polecaja innym.
7. Z odpowiedzi zbuduj liste sprawdzonych scenariuszy skrojonych pod firme. Dopiero na tej podstawie zdecyduj o zakupie i skaluj stopniowe udostepnianie do zespolow, ktore zyskaja najwiecej.

Jak sprawdzic, ze zadzialalo

Udany pilotaz poznasz nie po zachwytach, tylko po tym, ze na koniec masz konkretna liste zastosowan, ktore realnie oszczedzaja czas w Twojej firmie, i wiesz, ktore dzialy zyskaja najwiecej. Ta lista staje sie fundamentem repozytorium promptow i planu dalszego udostepniania. Jesli grupa byla dobrana reprezentatywnie, feedback pokaze zarowno to, co dziala, jak i to, co frustruje, a nie tylko entuzjazm. Jesli w odpowiedziach widac same ogolniki i zaden konkretny scenariusz, to sygnal, ze albo grupa byla za waska, albo zabraklo listy scenariuszy na start, i lepiej powtorzyc pilotaz, niz kupowac licencje dla wszystkich w ciemno.

Wroc do listy: 200 najczestszych problemow z Microsoft 365 Copilot