Microsoft 365 Copilot
Jak przeprowadzić pilotaż Copilota, zanim kupisz licencje dla wszystkich
W skrócie
- Zakup licencji dla całego działu w ciemno kończy się tym, że po kwartale nie wiadomo, które zastosowania realnie się przydały.
- Copilot nie pokaże z góry, co opłaca się w Twojej firmie, a pilotaż z samych entuzjastów opisze pasjonatów, nie przeciętnego pracownika.
- Dobierz małą reprezentatywną grupę z równym startem, prowadź pilotaż dwa do czterech tygodni i z konkretnego feedbacku zbuduj listę sprawdzonych scenariuszy.
Zanim kupisz licencje Copilot dla całego działu, warto sprawdzić na małej grupie, co faktycznie oszczędza czas w Twojej firmie. Ten materiał jest dla osoby prowadzącej wdrożenie, która chce zacząć od pilotażu, a nie od rzutu na całą organizację.
Jak to wygląda w praktyce
Bez pilotażu wdrożenie zwykle wygląda tak: firma kupuje dostęp od razu dla wszystkich, rozdaje licencje jednego dnia i liczy, że ludzie sami się połapią. Znaczna część zespołu nie wie, od czego zacząć, wsparcie jest zasypane pytaniami w jednym tygodniu, a po kwartale nie wiadomo, które zastosowania realnie się przydały. Drugi wariant to pilotaż zrobiony źle: do testu zgłaszają się sami entuzjaści, ich zachwyt nie odwzorowuje reszty firmy, i na tej podstawie zapada decyzja o zakupie, która potem się nie sprawdza, bo przeciętny pracownik korzysta inaczej niż pasjonat nowinek.
Zobacz też: Szkolenie Copilot w Microsoft 365 - zwiększ efektywność dzięki AI
Dlaczego Copilot tak robi
Copilot nie pokaże z góry, które zastosowania opłaca się w konkretnej firmie, bo to zależy od tego, jak w niej się pracuje, jakie ma dane i jakie zadania powtarzają się najczęściej. Dlatego kolejność etapów wdrożenia ma znaczenie: pilotaż jest pierwszym krokiem, bo dostarcza wiedzy, na której opierają się wszystkie kolejne decyzje. Jego celem nie jest "sprawdzenie, czy działa", tylko zebranie informacji, co działa, co frustruje i które zastosowania dają najlepszy zwrot czasu właśnie u Ciebie. Żeby ta wiedza była reprezentatywna, grupa pilotażowa musi odzwierciedlać organizację, a nie skład z samych chętnych, bo inaczej feedback opisze pasjonatów, a nie przeciętnego użytkownika.
Jak to rozwiązać krok po kroku
- Dobierz małą, reprezentatywną grupę: kilka osób z różnych działów (sprzedaż, HR, IT, finanse, operacje), o różnym poziomie sprawności technicznej. Nie bierz "chętnych" losowo, bo zgłoszą się głównie entuzjaści.
- Zadbaj, żeby przynajmniej połowa uczestników to osoby, które regularnie piszą dokumenty i prowadzą spotkania, bo to na ich pracy Copilot pokaże najwięcej.
- Wyposaż każdego uczestnika w cztery rzeczy przed startem: przypisaną licencję, szkolenie z podstaw, listę kilkunastu konkretnych scenariuszy do wypróbowania oraz kontakt do osoby, która odpowie na pytania na bieżąco.
- Przed uruchomieniem zbierz stan wyjsciowy: krotka ankieta o odczuwany czas na maile, dokumenty i kompletnosc notatek. Bez tego nie porownasz efektu.
- Prowadz pilotaz dwa do czterech tygodni. To wystarczy, zeby ludzie wyszli poza pierwsze proby i zobaczyli realne zastosowania.
- Zbierz feedback konkretnymi pytaniami, najprościej formularzem Microsoft Forms w Teams: do jakich zadań używali Copilota, co zaoszczędziło najwięcej czasu, co nie zadziałało i które prompty polecają innym.
- Z odpowiedzi zbuduj listę sprawdzonych scenariuszy skrojonych pod firmę. Dopiero na tej podstawie zdecyduj o zakupie i skaluj stopniowe udostępnianie do zespołów, które zyskają najwięcej.
Jak sprawdzić, że zadziałało
Udany pilotaż poznasz nie po zachwytach, tylko po tym, że na koniec masz konkretną listę zastosowań, które realnie oszczędzają czas w Twojej firmie, i wiesz, które działy zyskają najwięcej. Ta lista staje się fundamentem repozytorium promptów i planu dalszego udostępniania. Jeśli grupa była dobrana reprezentatywnie, feedback pokaże zarówno to, co działa, jak i to, co frustruje, a nie tylko entuzjazm. Jeśli w odpowiedziach widać same ogólniki i żaden konkretny scenariusz, to sygnał, że albo grupa była za wąska, albo zabrakło listy scenariuszy na start, i lepiej powtórzyć pilotaż, niż kupować licencje dla wszystkich w ciemno.
Wróć do listy: 213 najczęstszych pytań i problemów związanych z Microsoft 365 Copilot
Szkolenie Copilot w Microsoft 365 to dwa dni praktycznych warsztatów z trenerem praktykiem. Uczysz się Microsoft 365 Copilota w każdej aplikacji, w Word, Excel, Outlook, Teams, PowerPoint i OneNote, na realnych przykładach z codziennej pracy: maile, dokumenty, arkusze, prezentacje i spotkania. Wychodzisz z gotową biblioteką promptów dla swojego zespołu. Szkolenie ma terminy gwarantowane, więc odbędzie się niezależnie od liczby zapisanych.
Najczęściej zadawane pytania
Dlaczego zakup licencji Copilot dla całego działu bez pilotażu zwykle się nie sprawdza?
Przy zakupie od razu dla wszystkich znaczna część zespołu nie wie, od czego zacząć, wsparcie jest zasypane pytaniami, a po kwartale nie wiadomo, które zastosowania się przydały. Copilot nie pokaże z góry, co opłaca się właśnie w Twojej firmie, bo to zależy od tego, jak się w niej pracuje.
Czemu pilotaż zrobiony na samych chętnych daje mylący obraz przydatności Copilota?
Do testu zgłaszają się głównie entuzjaści, a ich zachwyt nie odwzorowuje reszty firmy, bo przeciętny pracownik korzysta inaczej niż pasjonat nowinek. Żeby wiedza z pilotażu była reprezentatywna, grupa musi odzwierciedlać organizację, a nie skład z samych chętnych.
Jak poprawnie przeprowadzić pilotaż Copilota przed decyzją o zakupie licencji?
Dobierz małą, reprezentatywną grupę z różnych działów i poziomów technicznych, wyposaż każdego w licencję, szkolenie, listę scenariuszy i kontakt do wsparcia, a przed startem zbierz stan wyjściowy ankietą. Prowadź pilotaż dwa do czterech tygodni i zbierz feedback konkretnymi pytaniami.
Po czym poznam, że pilotaż Copilota się udał i można skalować wdrożenie?
Udany pilotaż poznasz nie po zachwytach, tylko po tym, że masz konkretną listę zastosowań realnie oszczędzających czas i wiesz, które działy zyskają najwięcej. Jeśli w odpowiedziach widać same ogólniki i żaden scenariusz, lepiej powtórzyć pilotaż, niż kupować licencje dla wszystkich w ciemno.
Komentarze (0)
Brak komentarzy...