Dlaczego Copilot nie znajduje starego dokumentu w SharePoint

Microsoft 365 Copilot

Dlaczego Copilot nie znajduje starego dokumentu w SharePoint

W skrócie

Wiesz, że dokument leży gdzieś w firmowym SharePoint, bo sam go tam kiedyś wgrałeś, a Copilot uparcie twierdzi, że go nie widzi. Ten problem dotyka osób pracujących ze starszymi, rzadko otwieranymi plikami w rozbudowanych bibliotekach zespołu. Zwykle nie chodzi o to, że plik zniknął, tylko o to, że Copilot go nie widzi z jednego z kilku konkretnych powodów, które da się po kolei wykluczyć.

Jak to wygląda w praktyce

Szukasz umowy sprzed półtora roku albo notatki z projektu zamkniętego dawno temu. W Copilot Chat wpisujesz ukośnik (/), zaczynasz pisać nazwę, a dokumentu nie ma na liście podpowiedzi. Opisujesz go słowami - "notatka ze spotkania z klientem z zeszłego roku" - i Copilot albo odpowiada ogólnie, albo sięga po nowszy, podobny plik. Bywa też tak, że plik pojawia się na liście, ale odpowiedź nie ma żadnych cytowań, jakby Copilot go nie przeczytał. Za każdym razem masz pewność, że dokument istnieje, tylko narzędzie do niego nie dociera.

Zobacz też: Szkolenie Copilot w Microsoft 365 - zwiększ efektywność dzięki AI

Dlaczego Copilot tak robi

Copilot działa dokładnie w granicach Twoich uprawnień. Widzi tylko te pliki i te biblioteki SharePoint, do których masz dostęp jako użytkownik. Stare dokumenty często leżą w bibliotekach, do których straciłeś dostęp po zamknięciu projektu albo po zmianie roli w firmie. Copilot nie tworzy własnej warstwy dostępu, tylko respektuje tę, która już obowiązuje w SharePoint. Drugi powód to sytuacja, gdy zaczynasz opisywać plik słowami zamiast wskazać go ukośnikiem - wtedy Copilot zgaduje i przy podobnie nazwanych, starszych dokumentach łatwo trafia obok. Trzeci to wyłączony Work IQ, w którym Copilot w ogóle nie zagląda do danych firmowych.

Jak to rozwiązać krok po kroku

1. Sprawdź, czy w ogóle masz dostęp do pliku. Wejdź do biblioteki SharePoint przez przeglądarkę i spróbuj otworzyć dokument ręcznie. Jeśli dostajesz odmowę dostępu, to jest powód, dla którego Copilot go nie widzi.
2. Jeśli dostępu nie masz, poproś właściciela biblioteki albo administratora o nadanie uprawnień do tego pliku lub folderu. Copilot zobaczy dokument dopiero wtedy, gdy Ty będziesz mógł go otworzyć.
3. Upewnij się, że w Copilot Chat włączony jest Work IQ. Bez niego narzędzie nie sięga do SharePoint w ogóle.
4. Nie opisuj pliku slowami. Wpisz ukosnik (/), kliknij zakladke Pliki i wpisz fragment nazwy albo nazwe klienta. Copilot filtruje podpowiedzi na biezaco.
5. Jeśli nadal go nie widzisz na liście, otwórz dokument ręcznie w przeglądarce. Świeżo otwarty plik częściej pojawia się potem w podpowiedziach ukośnika.
6. Gdy plik już się pojawi, wskaż go jako odwołanie i zadaj pytanie po polsku.

Jak sprawdzić, że zadziałało

Najprostszy test to ręczne otwarcie pliku w SharePoint. Jeśli otwiera się bez odmowy dostępu, uprawnienia są w porządku i problem leży gdzie indziej. W samym Copilocie potwierdzeniem sukcesu jest to, że dokument pojawia się na liście po ukośniku, wskoczy do polecenia jako odwołanie, a odpowiedź niesie cytowania prowadzące właśnie do tego pliku. Warto pamiętać o jednej rzeczy: jeśli Copilot coś zacytował, to znaczy, że masz do tego uprawnienia. Nie zdarzy się, żeby wskazał źródło, do którego kliniecie kończy się odmową. Brak cytowań po ponownej próbie to sygnał, że albo Work IQ jest wyłączone, albo dostępu do pliku faktycznie nie masz.

Wróć do listy: 213 najczęstszych pytań i problemów związanych z Microsoft 365 Copilot