Dlaczego Copilot nie korzysta z moich plików mimo pytania o nie

Microsoft 365 Copilot

Dlaczego Copilot nie korzysta z moich plików mimo pytania o nie

W skrócie

Masz gotowy plik z danymi, pytasz o niego Copilot Chat wprost, a on odpowiada, że nie zna takiego dokumentu, albo bierze go z innego, przypadkowego pliku. Problem dotyczy każdego, kto trzyma robocze dokumenty na dysku komputera albo ma w firmie kilka podobnie nazwanych plików. Copilot nie widzi wszystkiego, co masz na ekranie. Widzi tylko to, co leży w firmowej chmurze i do czego Ty masz uprawnienia, a to dwa warunki, o których nikt nie uprzedza.

Jak to wygląda w praktyce

Prosisz Copilota "streść mi ofertę dla klienta Nowak" albo "wyciągnij liczby z zestawienia sprzedaży", a on twierdzi, że nie ma dostępu do takiego pliku, i prosi o wklejenie treści. Innym razem odpowiada, ale na podstawie starszej wersji dokumentu niż ta, którą właśnie edytujesz. Bywa też, że przy dwóch podobnych plikach (na przykład oferta w wersji pierwszej i drugiej) miesza je albo bierze nie ten, o który Ci chodziło. Wspólny mianownik: masz plik przed oczami, a Copilot zachowuje się, jakby go nie było.

Dlaczego Copilot tak robi

Copilot Chat sięga po dane firmowe przez warstwę o nazwie Microsoft Graph, która spina wszystkie usługi Microsoft 365 (pocztę Exchange, SharePoint, OneDrive, Teams, kalendarze) w jeden przeszukiwalny zasób. Kluczowy wniosek: Copilot znajdzie tylko te pliki, które w tym zasobie faktycznie są. Plik leżący wyłącznie na dysku Twojego komputera nie trafia do Graph, więc dla Copilota jest niewidoczny, choćbyś zapytał o niego wprost. Drugi warunek to uprawnienia. Copilot respektuje mechanizm dostępu Microsoft 365 i pokazuje wyłącznie zawartość zasobów, do których Ty masz dostęp. Do folderu SharePoint bez uprawnień nie zajrzy nikt, także przez Copilota. Trzeci powód pomyłek to podobne nazwy: gdy opisujesz plik tylko słowami, model zgaduje, o który z kilku dokumentów chodzi, i czasem trafia w niewłaściwy. I oczywiście, żeby Copilot w ogóle sięgnął po pliki, musi być włączony przełącznik Work IQ.

Jak to rozwiązać krok po kroku

1. Przenieś plik do chmury. Wrzuć go do swojego OneDrive albo do biblioteki SharePoint, do której masz dostęp. Plik z dysku komputera Copilot zobaczy dopiero, gdy znajdzie się w firmowej chmurze.
2. Włącz Work IQ. Sprawdź lewy koniec górnego paska Copilot Chat. Jeśli nazwa przełącznika jest przekreślona, kliknij, żeby go włączyć, bo bez tego Copilot nie sięga po żadne firmowe zasoby.
3. Nie opisuj pliku słowami, tylko wskaż go palcem. W polu promptu wpisz znak ukośnika (/), a pojawi się lista Twoich ostatnich plików, osób i wiadomości. Zacznij pisać nazwę, żeby zawęzić listę.
4. Wybierz z listy właściwy dokument. W prompcie pojawi się kafelek odwołania, a Copilot potraktuje ten plik jako główne źródło. To eliminuje zgadywanie przy podobnych nazwach.
5. Jeśli plik nie pojawia się na liście po ukośniku, sprawdź, czy na pewno masz do niego uprawnienia. Dokument udostępniony komuś innemu, ale nie Tobie, nie będzie dla Ciebie widoczny.
6. Nadawaj plikom opisowe, jednoznaczne nazwy zamiast "raport v3 final FINAL". Dobrze nazwany dokument model szybciej łączy z Twoim pytaniem i rzadziej myli go z innym.

Jak sprawdzić, że zadziałało

Po wskazaniu pliku ukośnikiem zadaj proste polecenie, na przykład "streść ten dokument w trzech punktach z konkretnymi liczbami". Jeśli Copilot napisze wprost, na którym pliku pracował, poda dane zgodne z jego treścią i zostawi pod odpowiedzią przycisk ze źródłem, to znaczy, że korzysta z właściwego dokumentu. Dobrym sygnałem jest też widoczny w prompcie kafelek z nazwą pliku, który wskazałeś. Jeśli Copilot dalej twierdzi, że nie zna pliku, wróć do kroku pierwszego i upewnij się, że dokument naprawdę jest w OneDrive lub SharePoint, a nie tylko na dysku komputera.

Wroc do listy: 200 najczestszych problemow z Microsoft 365 Copilot