Czy Copilot zapisuje historię rozmów - gdzie i jak długo

Microsoft 365 Copilot

Czy Copilot zapisuje historię rozmów - gdzie i jak długo

W skrócie

Zanim firma wpuszcza Copilota szeroko, pojawia sie pytanie o slad, ktory zostaje po rozmowach: czy sa gdzies zapisywane, kto ma do nich dostep i jak dlugo sa przechowywane? To wazne dla dzialow zgodnosci, ktore musza uwzglednic retencje w politykach, i dla pracownikow, ktorzy chca wiedziec, co zostaje po ich pracy. W tym wpisie tlumaczymy, jak aktywnosc Copilota wpisuje sie w mechanizmy audytu i retencji Microsoft 365.

Jak to wyglada w praktyce

Dzial zgodnosci pyta IT: "gdzie i jak dlugo trzymamy zapis interakcji z Copilotem?", bo bez tej informacji nie da sie ustawic retencji ani odpowiedziec na potencjalne zadanie dostepu do danych. Pracownicy z kolei zakladaja albo, ze "nic sie nie zapisuje" i mozna wpisywac dowolne tresci, albo ze "wszystko jest nagrywane na zawsze" i lepiej nie ruszac narzedzia. Obie skrajnosci wynikaja z braku wiedzy o tym, gdzie te dane realnie sa i kto nimi zarzadza.

Dlaczego Copilot tak robi

Copilot dziala wewnatrz Twojego tenantu (dzierzawy Microsoft 365) i nie jest osobnym, prywatnym komunikatorem. Jego aktywnosc jest rejestrowana w tych samych mechanizmach audytu i zgodnosci co reszta Microsoft 365. Oznacza to, ze administrator i zespol bezpieczenstwa moga przegladac dzienniki inspekcji w portalu Microsoft Purview, filtrujac po aktywnosciach Copilota, aby zobaczyc, kto, kiedy i w jakiej aplikacji korzystal z narzedzia. Skoro slad aktywnosci istnieje, podlega tez firmowym ustawieniom retencji i audytu, ktorymi zarzadza administrator w ramach Microsoft 365. Wazny kontekst prywatnosci: Copilot nie buduje wspolnej, uczacej sie pamieci z danych jednego uzytkownika, ktora podawalby innym. Kazde zapytanie jest osadzane na biezaco w danych dostepnych dla konkretnego zalogowanego uzytkownika, a odpowiedzi respektuja izolacje tenantu i model uprawnien. To nie to samo co "zapamietywanie tresci miedzy uzytkownikami".

Jak to rozwiazac krok po kroku

1. Ustal, ze slad aktywnosci Copilota jest czescia mechanizmow Microsoft 365, a nie osobnym, nieuchwytnym zbiorem. To punkt wyjscia dla polityki retencji.
2. Jako administrator wejdz do portalu Microsoft Purview i otworz sekcje Inspekcja (Audit), zakladka Wyszukaj, aby zobaczyc, jak wyglada zapis aktywnosci Copilota.
3. Ustaw zakres dat i wyszukaj zdarzenia zwiazane z Copilotem, ewentualnie zawez po uzytkowniku, aby zrozumiec zakres rejestrowanych informacji.
4. Ustaw retencje i zasady audytu zgodnie z polityka firmy, w ramach mechanizmow Microsoft 365, tak aby okres przechowywania byl swiadoma decyzja, a nie przypadkiem.
5. Opisz retencje aktywnosci Copilota w dokumentacji zgodnosci i w rejestrze czynnosci przetwarzania.
6. Przeszkol pracownikow, ze Copilot to narzedzie sluzbowe i podlega firmowym zasadom audytu, wiec nie wpisuje sie do niego tresci prywatnych.

Jak sprawdzic, ze zadzialalo

Konkretnego okresu przechowywania nie zgadujemy: zaleza od Twoich ustawien retencji i planu, dlatego zweryfikuj je u zrodla, czyli w konfiguracji Microsoft Purview i w dokumentacji Microsoftu dla swojego planu. Praktycznym potwierdzeniem, ze slad aktywnosci istnieje i jest dostepny, jest odnalezienie w dzienniku inspekcji Purview konkretnego zdarzenia uzycia Copilota i jego ewentualny eksport. Sukcesem po stronie zgodnosci jest udokumentowana, swiadomie ustawiona retencja, ktora administrator potrafi wskazac w panelu, a nie ogolnik. Nie opieraj sie na zalozeniach ani na naszym artykule co do dlugosci przechowywania: to ustawienie po Twojej stronie i to je nalezy sprawdzic.

Wroc do listy: 200 najczestszych problemow z Microsoft 365 Copilot