Czy Copilot zapisuje historię rozmów - gdzie i jak długo

Microsoft 365 Copilot

Czy Copilot zapisuje historię rozmów - gdzie i jak długo

W skrócie

Zanim firma wpuszcza Copilota szeroko, pojawia się pytanie o ślad, który zostaje po rozmowach: czy są gdzieś zapisywane, kto ma do nich dostęp i jak długo są przechowywane? To ważne dla działów zgodności, które muszą uwzględnić retencję w politykach, i dla pracowników, którzy chcą wiedzieć, co zostaje po ich pracy. W tym wpisie tłumaczymy, jak aktywność Copilota wpisuje się w mechanizmy audytu i retencji Microsoft 365.

Jak to wygląda w praktyce

Dział zgodności pyta IT: "gdzie i jak długo trzymamy zapis interakcji z Copilotem?", bo bez tej informacji nie da się ustawić retencji ani odpowiedzieć na potencjalne żądanie dostępu do danych. Pracownicy z kolei zakładają albo, że "nic się nie zapisuje" i można wpisywać dowolne treści, albo że "wszystko jest nagrywane na zawsze" i lepiej nie ruszać narzędzia. Obie skrajności wynikają z braku wiedzy o tym, gdzie te dane realnie są i kto nimi zarządza.

Zobacz też: Szkolenie Copilot w Microsoft 365 - zwiększ efektywność dzięki AI

Dlaczego Copilot tak robi

Copilot działa wewnątrz Twojego tenantu (dzierżawy Microsoft 365) i nie jest osobnym, prywatnym komunikatorem. Jego aktywność jest rejestrowana w tych samych mechanizmach audytu i zgodności co reszta Microsoft 365. Oznacza to, że administrator i zespół bezpieczeństwa mogą przeglądać dzienniki inspekcji w portalu Microsoft Purview, filtrując po aktywnościach Copilota, aby zobaczyć, kto, kiedy i w jakiej aplikacji korzystał z narzędzia. Skoro ślad aktywności istnieje, podlega też firmowym ustawieniom retencji i audytu, którymi zarządza administrator w ramach Microsoft 365. Ważny kontekst prywatności: Copilot nie buduje wspólnej, uczącej się pamięci z danych jednego użytkownika, którą podawałby innym. Każde zapytanie jest osadzane na bieżąco w danych dostępnych dla konkretnego zalogowanego użytkownika, a odpowiedzi respektują izolację tenantu i model uprawnień. To nie to samo co "zapamiętywanie treści między użytkownikami".

Jak to rozwiązać krok po kroku

1. Ustal, ze slad aktywnosci Copilota jest czescia mechanizmow Microsoft 365, a nie osobnym, nieuchwytnym zbiorem. To punkt wyjscia dla polityki retencji.
2. Jako administrator wejdź do portalu Microsoft Purview i otwórz sekcję Inspekcja (Audit), zakładka Wyszukaj, aby zobaczyć, jak wygląda zapis aktywności Copilota.
3. Ustaw zakres dat i wyszukaj zdarzenia związane z Copilotem, ewentualnie zawęź po użytkowniku, aby zrozumieć zakres rejestrowanych informacji.
4. Ustaw retencje i zasady audytu zgodnie z polityka firmy, w ramach mechanizmow Microsoft 365, tak aby okres przechowywania byl swiadoma decyzja, a nie przypadkiem.
5. Opisz retencje aktywnosci Copilota w dokumentacji zgodnosci i w rejestrze czynnosci przetwarzania.
6. Przeszkol pracowników, że Copilot to narzędzie służbowe i podlega firmowym zasadom audytu, więc nie wpisuje się do niego treści prywatnych.

Jak sprawdzić, że zadziałało

Konkretnego okresu przechowywania nie zgadujemy: zależą od Twoich ustawień retencji i planu, dlatego zweryfikuj je u źródła, czyli w konfiguracji Microsoft Purview i w dokumentacji Microsoftu dla swojego planu. Praktycznym potwierdzeniem, że ślad aktywności istnieje i jest dostępny, jest odnalezienie w dzienniku inspekcji Purview konkretnego zdarzenia użycia Copilota i jego ewentualny eksport. Sukcesem po stronie zgodności jest udokumentowana, świadomie ustawiona retencja, którą administrator potrafi wskazać w panelu, a nie ogólnik. Nie opieraj się na założeniach ani na naszym artykule co do długości przechowywania: to ustawienie po Twojej stronie i to je należy sprawdzić.

Wróć do listy: 213 najczęstszych pytań i problemów związanych z Microsoft 365 Copilot