Copilot w Teams przypisuje zadania złym osobom - jak to poprawić

Microsoft Teams

Copilot w Teams przypisuje zadania złym osobom - jak to poprawić

W skrócie

Copilot w Teams wygenerował listę zadań ze spotkania, ale przypisał je nie tym osobom, co trzeba: zadanie Anny trafiło do Pawła, a termin, który ustalił ktoś inny, wisi przy Tobie. Problem dotyczy każdego, kto z podsumowania spotkania robi listę zadań do Plannera albo Jiry. Źle przypisany właściciel to zadanie, które nikt nie odbierze, i termin, który przepadnie.

Jak to wygląda w praktyce

W tabeli zadań widzisz dobre treści, ale kolumna z osobą odpowiedzialną się nie zgadza. Czasem Copilot przypisuje zadanie osobie, która tylko o nim wspomniała, a nie tej, która się do niego zobowiązała. Bywa też, że wpisuje kogokolwiek tam, gdzie na spotkaniu nikt wprost nie wziął sprawy na siebie. Skutek jest prosty: przenosisz taką listę do systemu zadań i po tygodniu okazuje się, że połowa rzeczy nie ma realnego właściciela.

Dlaczego Copilot tak robi

Copilot wyciąga zadania z transkrypcji, czyli z tego, co padło na głos. Sam z siebie wychwytuje zdania w rodzaju "ja się tym zajmę" i zamienia je na zadania. Problem zaczyna się, gdy na spotkaniu nikt nie powiedział wprost, kto co bierze, albo gdy przypisanie było domyślne i nie zostało zwerbalizowane. Copilot nie zna kontekstu spoza rozmowy: jeśli odpowiedzialność nie padła głośno, model albo zgadnie na podstawie tego, kto o czym mówił, albo zostawi lukę. Dochodzi do tego jakość transkrypcji: przekręcone nazwisko potrafi podpiąć zadanie pod niewłaściwą osobę.

Jak to rozwiązać krok po kroku

1. Zadbaj o źródło. Na spotkaniu mów wprost, kto bierze dane zadanie i na kiedy. Jasno zwerbalizowana odpowiedzialność to najlepsza polisa na poprawne przypisanie.
2. W poleceniu do Copilota poproś o tabelę z kolumnami osoba, zadanie, termin i dodaj warunek, że jeśli osoba lub termin nie padły, ma wpisać "do ustalenia" zamiast zgadywać.
3. Przejrzyj kolumne z osobami i porownaj ja z tym, co realnie padlo. Tam, gdzie widzisz "do ustalenia", masz od razu liste zadan wymagajacych domkniecia.
4. Sporne przypisanie zweryfikuj wprost w transkrypcji: zapytaj Copilota, kto zobowiązał się do danego zadania, i poproś o krótki cytat oraz przybliżony moment.
5. Popraw błędne przypisania ręcznie w gotowej liście, zanim przeniesiesz ją do Plannera albo Jiry.
6. Jeśli błąd wynika z przekręconego nazwiska, upewnij się, że język transkrypcji jest ustawiony na polski, i popraw nazwisko w zapisie.

Jak sprawdzić, że zadziałało

Przejdź po tabeli zadanie po zadaniu i przy każdym sprawdź, czy osoba odpowiedzialna zgadza się z tym, co padło w rozmowie. Copilot przy pytaniu o konkretne zobowiązanie potrafi podać cytat i moment z transkrypcji, więc masz jak potwierdzić przypisanie u źródła, a nie na wyczucie. Każde "do ustalenia" domknij, przypisując realnego właściciela i termin. Dopiero taka lista, sprawdzona przy każdym wierszu, nadaje się do przeniesienia do systemu zadań.

Wróć do listy: 200 najczęstszych pytań i problemów związanych z Microsoft 365 Copilot

Szkolenie Copilot w Microsoft 365 to dwa dni praktycznych warsztatów z trenerem praktykiem. Uczysz się Microsoft 365 Copilota w każdej aplikacji, w Word, Excel, Outlook, Teams, PowerPoint i OneNote, na realnych przykładach z codziennej pracy: maile, dokumenty, arkusze, prezentacje i spotkania. Wychodzisz z gotową biblioteką promptów dla swojego zespołu. Szkolenie ma terminy gwarantowane, więc odbędzie się niezależnie od liczby zapisanych.

Szkolenie Copilot w Microsoft 365 -->

Wszystkie szkolenia Microsoft Copilot w JSystems -->

To szkolenie może być dofinansowane dla Ciebie z KFS lub BUR.

★★★★★Średnia ocena naszych szkoleń w Google: 5/5