Copilot w Teams nie ma podsumowania spotkania - bo nie było transkrypcji

Microsoft Teams

Copilot w Teams nie ma podsumowania spotkania - bo nie było transkrypcji

W skrócie

Spotkanie się skończyło, wchodzisz do wątku po gotowe notatki, a zakładka Podsumowanie jest pusta. Copilot nie wygenerował ani listy decyzji, ani zadań, ani streszczenia. Problem dotyczy praktycznie każdego, kto pierwszy raz próbuje użyć Copilota w Teams po zebraniu, bo w Teams obowiązuje jeden twardy warunek, o którym nikt nie uprzedza: rozmowa musi mieć zapis. Jeśli na spotkaniu nikt nie włączył transkrypcji ani nagrywania, Copilot nie ma z czego zrobić podsumowania.

Jak to wygląda w praktyce

Typowa sytuacja: prowadzisz cotygodniowy status projektu, pada kilkanaście ustaleń, spotkanie trwa godzinę. Po jego zakończeniu otwierasz w kalendarzu Teams to zdarzenie, przechodzisz do zakładki Podsumowanie i zamiast notatek AI oraz listy zadań widzisz pustkę albo komunikat, że nie ma danych do wyświetlenia. Panel Copilota, jeśli w ogóle się otwiera, nie potrafi odpowiedzieć na pytanie, co ustalono. Naturalny wniosek brzmi: narzędzie nie działa. W rzeczywistości narzędzie działa, tylko nie dostało źródła, na którym mogłoby pracować.

Dlaczego Copilot tak robi

Copilot w innych aplikacjach Microsoft 365 analizuje treść, która już istnieje: tekst dokumentu w Wordzie, dane w arkuszu Excela, wątek maili w Outlooku. W Teams jest inaczej, bo rozmowa jest ulotna. Copilot musi ją najpierw usłyszeć, a dokładniej mieć jej zapis w postaci transkrypcji (automatycznie spisanego tekstu wypowiedzi) albo nagrania. Bez transkrypcji lub nagrania Copilot w spotkaniu nie ma na czym pracować. Panel będzie pusty w trakcie zebrania, a po nim nie powstanie podsumowanie. To jedna rzecz, która decyduje o tym, czy narzędzie zadziała, czy nie. Osobna, rzadziej uświadamiana przyczyna pustej zakładki to transkrypcja włączona dopiero w środku rozmowy: wtedy Copilot zna wyłącznie tę część, którą zdążył zapisać, a początek zebrania jest dla niego niewidzialny.

Jak to rozwiązać krok po kroku

1. Pogódź się z tym, że tego jednego spotkania nie odzyskasz. Skoro nie było zapisu, Copilot niczego nie odtworzy. Zamiast walczyć z pustą zakładką, zadbaj o to, żeby następne zebranie miało transkrypcję od pierwszej sekundy.
2. Na kolejnym spotkaniu, zaraz po rozpoczęciu, otwórz menu Więcej na górnym pasku okna (ikona z trzema kropkami, opisana jako Więcej czynności).
3. Najedź na pozycję Nagrywaj i transkrybuj i w rozwiniętym podmenu kliknij Rozpocznij transkrypcję. Teams potwierdzi start dymkiem Rozpoczęto transkrypcję i przypomni, żeby poinformować uczestników.
4. Rób to na samym początku, jeszcze zanim zaczniecie merytoryczną rozmowę. Transkrypcja od pierwszej sekundy jest tak ważna, bo Copilot streszcza tylko to, co zdążył zapisać.
5. Jeśli rozmowa jest po polsku, ustaw język transkrypcji na polski, gdy Teams o to zapyta. Inaczej jakość zapisu, a przez to jakość podsumowania, wyraźnie spadnie.
6. Poinformuj uczestników, że spotkanie jest transkrybowane lub nagrywane. Teams pokaże u góry banner, ale świadome zdanie na głos to zwykła kultura pracy, a przy nagraniu wymóg wynikający z RODO.
7. Jeśli prowadzisz dużo spotkań, poproś administratora M365, żeby w Teams Admin Center włączył transkrypcję domyślnie dla całej organizacji. To jednorazowe ustawienie, po którym nie musisz o niej pamiętać przy każdym zebraniu.

Jak sprawdzić, że zadziałało

Jeszcze w trakcie spotkania spójrz na prawy panel: gdy transkrypcja działa, widać w nim spisywany na żywo tekst z podpisem, kto mówi, a ikona Copilota na górnym pasku staje się aktywna. Po zakończeniu otwórz zdarzenie w kalendarzu i wejdź w zakładkę Podsumowanie. Powinny się tam pojawić notatki AI, poruszone tematy oraz zadania podjęte, a przy dłuższej rozmowie także zakładka Transkrypcja z pełnym zapisem. Jeśli to widzisz, źródło jest na miejscu i Copilot ma z czego pracować. Pamiętaj tylko, że na bardzo krótkich rozmowach podsumowania bywają ubogie, bo po prostu brakuje materiału, a Copilot nie wymyśli treści, której nie było w rozmowie.

Wroc do listy: 200 najczestszych problemow z Microsoft 365 Copilot