Copilot w Teams nie generuje notatek ze spotkania - najczęstsze przyczyny

Microsoft Teams

Copilot w Teams nie generuje notatek ze spotkania - najczęstsze przyczyny

W skrócie

Copilot w Teams miał zdjąć z Ciebie ręczne notowanie, a po spotkaniu okazuje się, że notatek nie ma albo są szczątkowe. Zanim uznasz, że narzędzie jest do niczego, warto przejść przez kilka najczęstszych przyczyn, bo prawie zawsze chodzi o jeden z paru konkretnych powodów, a nie o awarię. Ten problem spotyka niemal każdego na początku pracy z Copilotem w Teams.

Jak to wygląda w praktyce

Wchodzisz w kalendarzu Teams w zakończone spotkanie, otwierasz zakładkę Podsumowanie i zamiast notatek AI, poruszonych tematów i listy zadań widzisz pustą zakładkę lub komunikat, że nie ma danych. Czasem notatki są, ale bardzo ubogie: dwa ogólne zdania z godzinnej rozmowy. Innym razem zakładka Podsumowanie w ogóle wygląda skromnie w porównaniu z tym, co pokazują poradniki. We wszystkich tych przypadkach przyczyna leży poza samym pytaniem do Copilota, bo notatki po spotkaniu Teams generuje automatycznie, o ile ma z czego.

Dlaczego Copilot tak robi

Fundament jest jeden: bez transkrypcji lub nagrania Copilot w spotkaniu nie ma na czym pracować, więc po zebraniu nie powstaje podsumowanie. To najczęstsza przyczyna. Druga to transkrypcja włączona za późno: jeśli uruchomiono ją dopiero w środku, Copilot zna wyłącznie tę część rozmowy, którą zdążył zapisać. Trzecia to zbyt krótka albo uboga treściowo rozmowa, bo Copilot nie wymyśli treści, której nie było, a przy paru zdaniach po prostu brakuje materiału na sensowne notatki. Czwarta to kwestia licencji: pełne inteligentne podsumowanie spotkania i panel Copilota w spotkaniu wymagają odpowiedniego planu (Teams Premium lub Microsoft 365 Copilot), więc gdy zakładka Podsumowanie jest wyraźnie uboga, może chodzić o plan przypisany w Twojej firmie. Piąta to uprawnienia i język: w części organizacji transkrypcję może włączyć tylko organizator, a przy rozmowie po polsku bez ustawienia polskiego języka jakość zapisu spada, co przekłada się na jakość notatek.

Jak to rozwiązać krok po kroku

1. Sprawdź, czy spotkanie w ogóle miało zapis. Wejdź w zakładkę Podsumowanie i poszukaj zakładki Transkrypcja. Jeśli jej nie ma, transkrypcji nie było i tego zebrania Copilot nie odtworzy. Zadbaj o zapis na następnym.
2. Na kolejnym spotkaniu włącz transkrypcję od pierwszej sekundy: menu Więcej, pozycja Nagrywaj i transkrybuj, następnie Rozpocznij transkrypcję, zanim zaczniecie merytoryczną rozmowę.
3. Ustaw język transkrypcji na polski, gdy Teams zapyta, bo dla rozmów po polsku to warunek dobrej jakości zapisu i notatek.
4. Jeśli notatki są, ale ubogie, otwórz panel Copilota w zakładce Podsumowanie i poproś o konkretną strukturę, na przykład o podjęte decyzje, tabelę zadań z osobą i terminem oraz momenty, w których padło nazwisko lub nazwa projektu. Wymuszony format często wyciąga więcej niż domyślny recap.
5. Gdy zakładka Podsumowanie jest stale uboga mimo transkrypcji, dopytaj administratora M365 o przypisany plan. Pełne inteligentne podsumowanie spotkania wymaga licencji Teams Premium lub Microsoft 365 Copilot.
6. Jeśli transkrypcji nie dało się włączyć, sprawdź z administratorem uprawnienia. Część firm ogranicza start transkrypcji do organizatorów spotkania.

Jak sprawdzić, że zadziałało

Po poprawnie przeprowadzonym spotkaniu w zakładce Podsumowanie powinny pojawić się notatki AI, poruszone tematy oraz sekcja zadań podjętych, w której Teams sam wychwytuje zdania w rodzaju ja się tym zajmę i zamienia je na zadania. Jeśli był też pełny zapis, zobaczysz zakładkę Transkrypcja z wypowiedziami opisanymi mówcą i godziną. Zadaj Copilotowi w panelu proste pytanie kontrolne o to spotkanie, na przykład o listę decyzji, i sprawdź, czy odpowiada konkretami z rozmowy oraz odsyła do fragmentów zapisu. Konkretna, oparta na treści odpowiedź to znak, że źródło jest na miejscu, a nie ogólniki oderwane od zebrania.

Wroc do listy: 200 najczestszych problemow z Microsoft 365 Copilot