Copilot w Teams a spotkanie z gośćmi z zewnątrz - czy zrobi notatki

Microsoft Teams

Copilot w Teams a spotkanie z gośćmi z zewnątrz - czy zrobi notatki

W skrócie

Masz spotkanie z klientem albo partnerem spoza organizacji i chcesz wiedzieć, czy Copilot w Teams zrobi z niego notatki tak samo jak ze spotkania wewnętrznego. Pytanie wraca u każdego, kto prowadzi rozmowy handlowe, prezentacje dla klienta albo spotkania z podwykonawcami. Warto to ustawić z góry, żeby po ważnej rozmowie nie okazało się, że nie ma z niej żadnego zapisu.

Jak to wygląda w praktyce

Prowadzisz spotkanie z gośćmi z zewnątrz, a po nim wchodzisz do zakładki Podsumowanie i albo jest pusta, albo nie masz pewności, kto z uczestników ma do niej dostęp. Czasem okazuje się, że transkrypcji w ogóle nie dało się włączyć, bo w Twojej organizacji mogą to robić tylko organizatorzy. Innym razem notatki powstały, ale nie wiadomo, gdzie trafiło nagranie i czy osoba z zewnątrz je zobaczy. Skutek: niepewność, czy po rozmowie z klientem masz na czym pracować i czy zapis nie wyciekł poza właściwe grono.

Zobacz też: Szkolenie Copilot w Microsoft 365 - zwiększ efektywność dzięki AI

Dlaczego Copilot tak robi

Copilot w spotkaniu potrzebuje jednego: transkrypcji lub nagrania. Jeśli powstaną, ma z czego zbudować notatki, niezależnie od tego, czy uczestnicy są z wnętrza firmy, czy z zewnątrz. Reszta to kwestia uprawnień i dostępu, a te bywają różne. W części organizacji inicjowanie transkrypcji jest ograniczone do organizatorów, co bywa źródłem zaskoczenia, gdy chce ją włączyć ktoś inny. Dostęp do zakładki Podsumowanie i transkrypcji mają domyślnie uczestnicy z wnętrza organizacji, a szczegóły zależą od polityki firmy i ustawień organizatora. Nagranie trafia zwykle do OneDrive albo SharePoint osoby, która je uruchomiła, i to ona zarządza uprawnieniami. Na koniec dochodzi RODO: nagranie i transkrypcja zawierają dane osobowe.

Jak to rozwiązać krok po kroku

1. Sprawdź przed spotkaniem, kto w Twojej organizacji może inicjować transkrypcję. Jeśli tylko organizatorzy, upewnij się, że to Ty prowadzisz spotkanie albo że zrobi to osoba z uprawnieniami.
2. Zaraz po rozpoczeciu wlacz transkrypcje lub nagranie. To warunek, zeby Copilot mial z czego robic notatki.
3. Poinformuj gosci z zewnatrz, ze spotkanie jest transkrybowane lub nagrywane. Teams pokaze banner, ale swiadoma informacja slowna to obowiazek organizatora, a przy nagraniu wymog wynikajacy z RODO.
4. Ustal z góry, gdzie trafi nagranie i kto ma mieć do niego dostęp. Domyślnie ląduje u osoby nagrywającej, więc zadbaj, żeby zapis nie zniknął ani nie trafił do niewłaściwych osób.
5. Po spotkaniu wejdz w Kalendarz, otworz zdarzenie i w zakladce Podsumowanie zrob notatki oraz zadania, tak samo jak przy spotkaniu wewnetrznym.
6. Przed wyslaniem materialu do klienta zweryfikuj nazwiska, nazwy i terminy, bo Copilot bazuje na transkrypcji i moze cos przekrecic.

Jak sprawdzić, że zadziałało

Po spotkaniu otwórz zakładkę Podsumowanie i sprawdź, czy powstały notatki oraz transkrypcja. Jeśli są, Copilot miał źródło i zrobi z niego to samo, co przy spotkaniu wewnętrznym. Jeśli zakładka jest uboga, sprawdź z administratorem, czy masz odpowiedni plan i czy transkrypcja w ogóle ruszyła. Osobno zweryfikuj dostęp: sprawdź, kto widzi zakładkę Podsumowanie i plik nagrania w OneDrive lub SharePoint, i ogranicz uprawnienia, jeśli na liście są osoby, które nie powinny mieć wglądu. Dopiero wtedy masz pewność, że zapis ze spotkania z gośćmi jest kompletny i pod kontrolą.

Wróć do listy: 213 najczęstszych pytań i problemów związanych z Microsoft 365 Copilot