Copilot w Teams a spotkanie z gośćmi z zewnątrz - czy zrobi notatki

Microsoft Teams

Copilot w Teams a spotkanie z gośćmi z zewnątrz - czy zrobi notatki

W skrócie

Masz spotkanie z klientem albo partnerem spoza organizacji i chcesz wiedziec, czy Copilot w Teams zrobi z niego notatki tak samo jak ze spotkania wewnetrznego. Pytanie wraca u kazdego, kto prowadzi rozmowy handlowe, prezentacje dla klienta albo spotkania z podwykonawcami. Warto to ustawic z gory, zeby po waznej rozmowie nie okazalo sie, ze nie ma z niej zadnego zapisu.

Jak to wyglada w praktyce

Prowadzisz spotkanie z goscmi z zewnatrz, a po nim wchodzisz do zakladki Podsumowanie i albo jest pusta, albo nie masz pewnosci, kto z uczestnikow ma do niej dostep. Czasem okazuje sie, ze transkrypcji w ogole nie dalo sie wlaczyc, bo w Twojej organizacji moga to robic tylko organizatorzy. Innym razem notatki powstaly, ale nie wiadomo, gdzie trafilo nagranie i czy osoba z zewnatrz je zobaczy. Skutek: niepewnosc, czy po rozmowie z klientem masz na czym pracowac i czy zapis nie wyciekl poza wlasciwe grono.

Dlaczego Copilot tak robi

Copilot w spotkaniu potrzebuje jednego: transkrypcji lub nagrania. Jesli powstana, ma z czego zbudowac notatki, niezaleznie od tego, czy uczestnicy sa z wnetrza firmy, czy z zewnatrz. Reszta to kwestia uprawnien i dostepu, a te bywaja rozne. W czesci organizacji inicjowanie transkrypcji jest ograniczone do organizatorow, co bywa zrodlem zaskoczenia, gdy chce ja wlaczyc ktos inny. Dostep do zakladki Podsumowanie i transkrypcji maja domyslnie uczestnicy z wnetrza organizacji, a szczegoly zaleza od polityki firmy i ustawien organizatora. Nagranie trafia zwykle do OneDrive albo SharePoint osoby, ktora je uruchomila, i to ona zarzadza uprawnieniami. Na koniec dochodzi RODO: nagranie i transkrypcja zawieraja dane osobowe.

Jak to rozwiazac krok po kroku

1. Sprawdz przed spotkaniem, kto w Twojej organizacji moze inicjowac transkrypcje. Jesli tylko organizatorzy, upewnij sie, ze to Ty prowadzisz spotkanie albo ze zrobi to osoba z uprawnieniami.
2. Zaraz po rozpoczeciu wlacz transkrypcje lub nagranie. To warunek, zeby Copilot mial z czego robic notatki.
3. Poinformuj gosci z zewnatrz, ze spotkanie jest transkrybowane lub nagrywane. Teams pokaze banner, ale swiadoma informacja slowna to obowiazek organizatora, a przy nagraniu wymog wynikajacy z RODO.
4. Ustal z gory, gdzie trafi nagranie i kto ma miec do niego dostep. Domyslnie laduje u osoby nagrywajacej, wiec zadbaj, zeby zapis nie zniknal ani nie trafil do niewlasciwych osob.
5. Po spotkaniu wejdz w Kalendarz, otworz zdarzenie i w zakladce Podsumowanie zrob notatki oraz zadania, tak samo jak przy spotkaniu wewnetrznym.
6. Przed wyslaniem materialu do klienta zweryfikuj nazwiska, nazwy i terminy, bo Copilot bazuje na transkrypcji i moze cos przekrecic.

Jak sprawdzic, ze zadzialalo

Po spotkaniu otworz zakladke Podsumowanie i sprawdz, czy powstaly notatki oraz transkrypcja. Jesli sa, Copilot mial zrodlo i zrobi z niego to samo, co przy spotkaniu wewnetrznym. Jesli zakladka jest uboga, sprawdz z administratorem, czy masz odpowiedni plan i czy transkrypcja w ogole ruszyla. Osobno zweryfikuj dostep: sprawdz, kto widzi zakladke Podsumowanie i plik nagrania w OneDrive lub SharePoint, i ogranicz uprawnienia, jesli na liscie sa osoby, ktore nie powinny miec wgladu. Dopiero wtedy masz pewnosc, ze zapis ze spotkania z goscmi jest kompletny i pod kontrola.

Wroc do listy: 200 najczestszych problemow z Microsoft 365 Copilot