Copilot w Teams a spotkanie bez nagrywania - co realnie zapamięta

Microsoft Teams

Copilot w Teams a spotkanie bez nagrywania - co realnie zapamięta

W skrócie

Nie chcesz nagrywać spotkania, na przykład ze względu na uczestników albo politykę firmy, ale zależy Ci na notatkach od Copilota. Pojawia się pytanie: co Copilot w Teams realnie zapamięta z rozmowy bez nagrywania. To ważne rozróżnienie, bo nagranie i transkrypcja to dwie różne rzeczy, a Copilotowi do pracy wystarczy jedna z nich. Problem dotyczy każdego, kto chce mieć podsumowanie, a jednocześnie ograniczyć rejestrację spotkania.

Jak to wygląda w praktyce

Prowadzisz spotkanie bez nagrywania, po nim wchodzisz w zakładkę Podsumowanie i albo notatek nie ma wcale, albo są, ale brakuje osi czasu z fragmentami i znacznikami mówców, którą widujesz w poradnikach. Rodzi się wątpliwość, czy w ogóle da się korzystać z Copilota, jeśli nie chcesz nagrania wideo. Z drugiej strony, jeśli w danym spotkaniu nie było ani nagrywania, ani transkrypcji, Copilot nie ma z czego zrobić podsumowania i zakładka Podsumowanie pozostaje pusta. Te dwie sytuacje łatwo pomylić, choć różni je jedno ustawienie.

Dlaczego Copilot tak robi

Copilotowi do pracy potrzebny jest zapis rozmowy, ale może to być transkrypcja albo nagranie, to nie to samo. Transkrypcja to automatycznie spisany tekst wypowiedzi i ona w zupełności wystarcza, żeby po spotkaniu powstało podsumowanie, lista decyzji i zadania, a w trakcie działał panel Copilota. Nagranie wideo jest opcją dodatkową: daje oś czasu z rozdziałami i znacznikami mówców oraz możliwość, że przy przeszukiwaniu Copilot wskaże moment, żebyś odsłuchał oryginał. Innymi słowy, bez nagrywania, ale z włączoną transkrypcją, Copilot zapamięta całą treść rozmowy i zrobi z niej pełne notatki. Dopiero brak jednego i drugiego oznacza, że rozmowa jest dla Copilota niewidzialna. Warto też pamiętać o RODO: zarówno nagranie, jak i transkrypcja zawierają dane osobowe, więc uczestników trzeba poinformować o rejestracji.

Jak to rozwiązać krok po kroku

1. Jeśli nie chcesz nagrywać, i tak włącz samą transkrypcję. W menu Więcej najedź na Nagrywaj i transkrybuj i wybierz Rozpocznij transkrypcję, bez uruchamiania nagrywania. To wystarczy, żeby Copilot miał materiał.
2. Zrób to od pierwszej sekundy spotkania, bo Copilot streści tylko to, co zdążył zapisać. Transkrypcja włączona później obejmie jedynie część rozmowy.
3. Ustaw język transkrypcji na polski przy rozmowach po polsku, żeby jakość zapisu, a przez to notatek, była dobra.
4. Poinformuj uczestników, że spotkanie jest transkrybowane. Teams pokaże banner, ale świadome zdanie to zwykła kultura pracy, a przy nagraniu dodatkowo wymóg wynikający z RODO.
5. Po spotkaniu wejdź w Kalendarz, otwórz zdarzenie i w zakładce Podsumowanie pracuj z notatkami AI, zadaniami podjętymi i panelem Copilota tak samo jak przy nagraniu. Różnica jest głównie taka, że bez nagrania nie ma osi czasu wideo do odsłuchania.
6. Jeśli świadomie rezygnujesz też z transkrypcji, pogódź się z tym, że tej rozmowy Copilot nie odtworzy, i notatki zrób inną drogą.

Jak sprawdzić, że zadziałało

Jeszcze w trakcie spotkania spójrz na prawy panel: przy działającej transkrypcji widać spisywany na żywo tekst z podpisem mówcy, a ikona Copilota na górnym pasku jest aktywna, choć nagrywania nie włączyłeś. Po spotkaniu w zakładce Podsumowanie powinny pojawić się notatki AI, poruszone tematy, zadania podjęte oraz zakładka Transkrypcja z pełnym zapisem. Brak osi czasu z fragmentami wideo jest w tym wypadku normalny, bo nie było nagrania, i nie oznacza błędu. Zadaj Copilotowi pytanie kontrolne o treść rozmowy i sprawdź, czy odpowiada konkretami z zapisu. Jeśli tak, transkrypcja w zupełności wystarczyła, mimo że spotkania nie nagrywałeś.

Wroc do listy: 200 najczestszych problemow z Microsoft 365 Copilot