Copilot w Teams a prywatność - kto widzi wygenerowane podsumowanie

Microsoft Teams

Copilot w Teams a prywatność - kto widzi wygenerowane podsumowanie

W skrócie

Zanim wygenerujesz podsumowanie spotkania Copilotem w Teams, warto wiedzieć, kto poza Tobą je zobaczy. Pytanie wraca u każdego, kto prowadzi spotkania z wrażliwymi tematami: rozmowy handlowe, rekrutacje, oceny, spotkania zarządu. Boisz się, że notatka albo transkrypcja trafi do osób, które nie powinny jej widzieć. Rozdzielmy więc dwie rzeczy: co jest prywatne, a co współdzielone.

Jak to wygląda w praktyce

Sytuacja typowa: prowadzisz spotkanie rekrutacyjne albo rozmowę o wynikach, włączasz transkrypcję, po spotkaniu robisz podsumowanie i zadania. Pojawia się wątpliwość, czy kandydat, uczestnik z zewnątrz albo osoba, której ocena dotyczy, ma dostęp do tego zapisu. Osobna sprawa to pytania, które zadajesz Copilotowi w panelu w trakcie spotkania: nie wiesz, czy inni je widzą. Bez jasnej odpowiedzi ludzie albo rezygnują z narzędzia, albo, co gorsza, wysyłają dalej materiał, który powinien zostać w węższym gronie.

Zobacz też: Szkolenie Copilot w Microsoft 365 - zwiększ efektywność dzięki AI

Dlaczego Copilot tak robi

Trzeba oddzielić dwa tryby. Panel Copilota w trakcie spotkania jest Twoim prywatnym asystentem: pytania, które zadajesz na żywo, i odpowiedzi, które dostajesz, są widoczne tylko dla Ciebie, nikt z uczestników ich nie widzi. Co innego zapis spotkania. Zakładka Podsumowanie i transkrypcja to materiał współdzielony: domyślnie dostęp do nich mają uczestnicy spotkania z wnętrza organizacji, a szczegóły zależą od polityki firmy i ustawień organizatora. Nagranie trafia zwykle do OneDrive albo SharePoint osoby, która je uruchomiła, i to ona zarządza uprawnieniami. Innymi słowy: to, co pytasz na boku, zostaje przy Tobie, ale gotowe podsumowanie i transkrypcja to zapis dla grupy.

Jak to rozwiązać krok po kroku

1. Rozróżnij intencje. Jeśli chcesz coś sprawdzić tylko dla siebie, użyj panelu Copilota w trakcie spotkania. Te pytania i odpowiedzi są prywatne.
2. Zanim wlaczysz transkrypcje albo nagranie, poinformuj uczestnikow, ze spotkanie jest rejestrowane. Teams pokaze banner o nagrywaniu, ale swiadoma informacja slowna to obowiazek organizatora, nie narzedzia.
3. Ustal, gdzie trafi nagranie. Domyślnie ląduje w OneDrive albo SharePoint osoby nagrywającej, więc to ona decyduje, kto ma dostęp. W projektach, w których rotują osoby, ustal to z góry, żeby zapis nie zniknął po odejściu jednej osoby.
4. Sprawdź z administratorem M365 uprawnienia do transkrypcji i politykę dostępu do zakładki Podsumowanie. Część organizacji ogranicza inicjowanie transkrypcji do organizatorów.
5. Przy tematach wrażliwych rozważ węższe grono spotkania albo świadomą rezygnację z nagrania na rzecz samej transkrypcji, którą łatwiej ograniczyć.
6. Pamiętaj o RODO. Nagranie i transkrypcja zawierają dane osobowe, więc przed włączeniem automatycznego nagrywania sprawdź regulamin firmy i podstawę przetwarzania.

Jak sprawdzić, że zadziałało

Otwórz zdarzenie spotkania i sprawdź, kto ma dostęp do zakładki Podsumowanie oraz do pliku nagrania w OneDrive lub SharePoint. Jeśli na liście są osoby, które nie powinny widzieć zapisu, ogranicz uprawnienia do pliku, a przy powtarzalnych spotkaniach ustal reguły z administratorem raz, zamiast poprawiać je za każdym razem. Dobrym testem jest też pytanie zadane w panelu w trakcie spotkania: skoro reszta uczestników nie zobaczyła ani pytania, ani odpowiedzi, wiesz, że ten tryb działa jako prywatny.

Wróć do listy: 213 najczęstszych pytań i problemów związanych z Microsoft 365 Copilot