Copilot w Teams a prywatność - kto widzi wygenerowane podsumowanie

Microsoft Teams

Copilot w Teams a prywatność - kto widzi wygenerowane podsumowanie

W skrócie

Zanim wygenerujesz podsumowanie spotkania Copilotem w Teams, warto wiedziec, kto poza Toba je zobaczy. Pytanie wraca u kazdego, kto prowadzi spotkania z wrazliwymi tematami: rozmowy handlowe, rekrutacje, oceny, spotkania zarzadu. Boisz sie, ze notatka albo transkrypcja trafi do osob, ktore nie powinny jej widziec. Rozdzielmy wiec dwie rzeczy: co jest prywatne, a co wspoldzielone.

Jak to wyglada w praktyce

Sytuacja typowa: prowadzisz spotkanie rekrutacyjne albo rozmowe o wynikach, wlaczasz transkrypcje, po spotkaniu robisz podsumowanie i zadania. Pojawia sie watpliwosc, czy kandydat, uczestnik z zewnatrz albo osoba, ktorej ocena dotyczy, ma dostep do tego zapisu. Osobna sprawa to pytania, ktore zadajesz Copilotowi w panelu w trakcie spotkania: nie wiesz, czy inni je widza. Bez jasnej odpowiedzi ludzie albo rezygnuja z narzedzia, albo, co gorsza, wysylaja dalej material, ktory powinien zostac w wezszym gronie.

Dlaczego Copilot tak robi

Trzeba oddzielic dwa tryby. Panel Copilota w trakcie spotkania jest Twoim prywatnym asystentem: pytania, ktore zadajesz na zywo, i odpowiedzi, ktore dostajesz, sa widoczne tylko dla Ciebie, nikt z uczestnikow ich nie widzi. Co innego zapis spotkania. Zakladka Podsumowanie i transkrypcja to material wspoldzielony: domyslnie dostep do nich maja uczestnicy spotkania z wnetrza organizacji, a szczegoly zaleza od polityki firmy i ustawien organizatora. Nagranie trafia zwykle do OneDrive albo SharePoint osoby, ktora je uruchomila, i to ona zarzadza uprawnieniami. Innymi slowy: to, co pytasz na boku, zostaje przy Tobie, ale gotowe podsumowanie i transkrypcja to zapis dla grupy.

Jak to rozwiazac krok po kroku

1. Rozroznij intencje. Jesli chcesz cos sprawdzic tylko dla siebie, uzyj panelu Copilota w trakcie spotkania. Te pytania i odpowiedzi sa prywatne.
2. Zanim wlaczysz transkrypcje albo nagranie, poinformuj uczestnikow, ze spotkanie jest rejestrowane. Teams pokaze banner o nagrywaniu, ale swiadoma informacja slowna to obowiazek organizatora, nie narzedzia.
3. Ustal, gdzie trafi nagranie. Domyslnie laduje w OneDrive albo SharePoint osoby nagrywajacej, wiec to ona decyduje, kto ma dostep. W projektach, w ktorych rotuja osoby, ustal to z gory, zeby zapis nie zniknal po odejsciu jednej osoby.
4. Sprawdz z administratorem M365 uprawnienia do transkrypcji i polityke dostepu do zakladki Podsumowanie. Czesc organizacji ogranicza inicjowanie transkrypcji do organizatorow.
5. Przy tematach wrazliwych rozwaz wezsze grono spotkania albo swiadoma rezygnacje z nagrania na rzecz samej transkrypcji, ktora latwiej ograniczyc.
6. Pamietaj o RODO. Nagranie i transkrypcja zawieraja dane osobowe, wiec przed wlaczeniem automatycznego nagrywania sprawdz regulamin firmy i podstawe przetwarzania.

Jak sprawdzic, ze zadzialalo

Otworz zdarzenie spotkania i sprawdz, kto ma dostep do zakladki Podsumowanie oraz do pliku nagrania w OneDrive lub SharePoint. Jesli na liscie sa osoby, ktore nie powinny widziec zapisu, ogranicz uprawnienia do pliku, a przy powtarzalnych spotkaniach ustal reguly z administratorem raz, zamiast poprawiac je za kazdym razem. Dobrym testem jest tez pytanie zadane w panelu w trakcie spotkania: skoro reszta uczestnikow nie zobaczyla ani pytania, ani odpowiedzi, wiesz, ze ten tryb dziala jako prywatny.

Wroc do listy: 200 najczestszych problemow z Microsoft 365 Copilot