Copilot w PowerPoincie wrzuca za dużo tekstu na slajd - jak skrócić

Microsoft PowerPoint

Copilot w PowerPoincie wrzuca za dużo tekstu na slajd - jak skrócić

W skrócie

Copilot składa slajdy szybko, ale często upycha na nich ścianę tekstu: przy każdym punkcie opis, skutek, prawdopodobieństwo, plan działania. Na ekranie w sali konferencyjnej takiego slajdu nie da się przeczytać. Ten problem dotyczy każdego, kto generuje prezentację Copilotem i chce mieć slajdy czytelne z ostatniego rzędu, a nie dokumenty do czytania z bliska.

Jak to wygląda w praktyce

Copilot buduje slajd o ryzykach projektu i wrzuca na niego cztery ryzyka, a przy każdym pełny opis, skutek, prawdopodobieństwo i plan działania. Slajd jest merytorycznie kompletny, ale jako slajd nie działa: za dużo słów, za mała czcionka, nikt tego nie przeczyta z sali. To samo dzieje się na slajdach podsumowań, gdzie Copilot upakowuje wszystkie wnioski w jednej gęstej liście. Efekt jest taki, że siadasz i ręcznie tniesz tekst, przenosisz akapity, zmniejszasz zawartość, czyli robisz dokładnie tę żmudną pracę, którą Copilot miał z Ciebie zdjąć.

Dlaczego Copilot tak robi

Copilot domyślnie stara się przenieść na slajd całą treść, którą uzna za istotną, i nie odróżnia sam z siebie slajdu do wyświetlenia od dokumentu do czytania. Jeśli poprosisz go tylko o skrócenie slajdu, po prostu wytnie szczegóły, a razem z nimi przepadnie treść, która bywa potrzebna prowadzącemu. Klucz jest w tym, żeby nie kazać mu skracać, tylko przebudować slajd i wskazać, gdzie ma trafić reszta treści. Copilot ma do tego gotowe miejsce: notatki prezentera, czyli osobną warstwę pliku niewidoczną na slajdzie. Kiedy w poleceniu powiesz "resztę przenieś do notatek prezentera", treść nie ginie, tylko schodzi tam, gdzie jest potrzebna, czyli pod oczy prowadzącego. To najbardziej niedoceniana część takiego polecenia, bo bez tego zdania Copilot po prostu skróci slajd i wytnie szczegóły bezpowrotnie.

Jak to rozwiązać krok po kroku

1. Nie proś o samo skrócenie. Zamiast "skróć ten slajd" powiedz "przebuduj ten slajd", bo skrócenie wycina treść, a przebudowa pozwala ją przełożyć w inne miejsce.
2. Podaj docelową strukturę slajdu. Na przykład przy ryzykach: "podziel ryzyka na wysokie i średnie, zostaw przy każdym jedno zdanie skutku i jedno działanie zaradcze". Konkretna struktura daje czytelny slajd zamiast losowo przyciętej listy.
3. Wskaż, gdzie ma trafić reszta. Dopisz "a resztę przenieś do notatek prezentera". To sprawia, że szczegóły schodzą do warstwy notatek zamiast zniknąć, i prowadzący nadal ma je pod ręką.
4. Jeśli chcesz limit na cały deck, użyj polecenia zbiorczego, na przykład "skróć każdy slajd do maksymalnie czterech punktów, zachowaj najważniejsze dane". Copilot zastosuje regułę do wszystkich slajdów naraz.
5. Włącz panel notatek, żeby zobaczyć, dokąd trafiła przeniesiona treść. W PowerPoincie w przeglądarce robi to przycisk Notatki na pasku stanu, na dole po prawej. Bez włączonego panelu wygląda to tak, jakby treść po prostu zniknęła.
6. Poprawiaj małymi krokami i po każdym sprawdzaj slajd. Najpierw podział na kategorie, potem limit zdań, potem przeniesienie szczegółów. Jedna zmiana na polecenie daje kontrolę nad tym, co zostaje na slajdzie.

Jak sprawdzić, że zadziałało

Spójrz na przebudowany slajd tak, jakbyś patrzył na niego z ostatniego rzędu sali: czy najważniejsza treść jest czytelna bez wytężania wzroku. Dobry slajd po przebudowie ma wyraźną strukturę, na przykład dwie kolumny z kategoriami i po jednym zdaniu skutku oraz jednym działaniu przy każdym punkcie, zamiast gęstego akapitu. Następnie włącz panel notatek i sprawdź, czy szczegóły, które zeszły ze slajdu, faktycznie tam są. Jeśli treść, którą chciałeś zachować, stoi w notatkach, a slajd jest przewiewny i zrozumiały na pierwszy rzut oka, przebudowa się udała. Copilot potwierdza też w odpowiedzi, co zrobił, więc możesz porównać jego opis zmian z tym, co widzisz na slajdzie i w notatkach.

Wroc do listy: 200 najczestszych problemow z Microsoft 365 Copilot