Copilot w Outlooku nie widzi maili z folderów i reguł - dlaczego

Microsoft Outlook

Copilot w Outlooku nie widzi maili z folderów i reguł - dlaczego

W skrócie

Masz reguły, które automatycznie segregują pocztę do folderów, a Copilot w przeglądzie skrzynki zachowuje się, jakby tych wiadomości nie było - pomija sprawy, które reguła przeniosła poza Skrzynkę odbiorczą. Ten problem dotyczy każdego, kto porządkuje pocztę folderami i regułami, a potem prosi Copilota o priorytetyzację albo raport i dostaje niepełny obraz.

Jak to wygląda w praktyce

Prosisz o przegląd nieprzeczytanych wiadomości, a Copilot wypisuje tylko część z nich. Maile, które reguła odłożyła do folderu projektu albo do folderu z fakturami, nie pojawiają się w podsumowaniu. Raport tygodniowy wygląda na kompletny, ale brakuje w nim spraw, które automatycznie ominęły Skrzynkę odbiorczą. Powstaje wrażenie, że Copilot "nie widzi" części poczty. Zwykle chodzi o to, na jakim zakresie skrzynki pracuje i gdzie fizycznie leżą te wiadomości.

Zobacz też: Szkolenie Copilot w Microsoft 365 - zwiększ efektywność dzięki AI

Dlaczego Copilot tak robi

Zasięg odpowiedzi w panelu wyznacza plakietka z tematem wiadomości nad polem polecenia. Z podpiętą plakietką panel pracuje wyłącznie na jednym wątku. Dopiero po jej odpięciu ten sam panel przeszukuje całą skrzynkę i wtedy w odpowiedzi pojawiają się odsyłacze do różnych wątków. Jeśli więc pytasz "o wszystko" przy otwartym mailu, Copilot z zasady nie sięgnie po inne foldery, bo w ogóle nie wychodzi poza ten jeden wątek. Do tego dochodzi kwestia miejsca: reguły przenoszą wiadomości poza Skrzynkę odbiorczą, a przegląd skupiony na nieprzeczytanych czy na ostatnim okresie może nie objąć wszystkich folderów tak, jak się tego spodziewasz. Do pytań, które mają naprawdę objąć całą skrzynkę i połączyć wiele wątków, pewniejszą drogą jest Copilot Chat, który ma dostęp do całej skrzynki.

Jak to rozwiązać krok po kroku

1. Najpierw odepnij plakietkę. Najedź na nią i kliknij krzyżyk albo odznacz wiadomość na liście. Bez tego panel nie wyjdzie poza otwarty wątek, więc żaden folder nie zostanie objęty.
2. Zadaj pytanie o pełny zakres, na przykład: "Przejrzyj wszystkie moje nieprzeczytane wiadomości z ostatnich dwóch tygodni i pogrupuj je według pilności". Sprawdź, czy w odpowiedzi są sprawy z różnych wątków i nadawców.
3. Jeśli wiesz, że kluczowe maile leżą w konkretnym folderze, otwórz ten folder albo wskaż go w poleceniu, żeby zawęzić Copilota dokładnie tam, gdzie reguła odłożyła korespondencję.
4. Do przeglądu obejmującego naprawdę całą skrzynkę, ponad folderami i regułami, przejdź do Copilot Chat, który ma dostęp do całej skrzynki i potrafi posortować maile według pilności oraz zgrupować je według nadawcy lub projektu.
5. W Chacie pytaj konkretnie o brakujący obszar: "Znajdź nieprzeczytane wiadomości dotyczące faktur i wypisz terminy płatności". Węższe pytanie wyciąga sprawy, które w ogólnym przeglądzie mogły umknąć.
6. Jeśli mimo to część maili wciąż nie wraca, zweryfikuj u siebie, czy reguły nie przenoszą ich do folderów pomijanych w Twoim zwykłym przeglądzie, i uwzględnij te foldery w kolejnym pytaniu.

Jak sprawdzić, że zadziałało

Rozwiązanie działa, gdy po odpięciu plakietki i zadaniu pytania o pełny zakres w odpowiedzi pojawiają się sprawy z różnych wątków, nadawców i folderów, a przy każdej pozycji jest odsyłacz do konkretnej wiadomości. Kliknij kilka odsyłaczy i potwierdź, że prowadzą także do maili spoza Skrzynki odbiorczej. Jeśli panel uparcie widzi tylko jeden wątek, to znak, że plakietka nadal jest podpięta albo masz zaznaczoną wiadomość na liście. Gdy zależy Ci na obrazie ponad wszystkimi folderami, traktuj Copilot Chat jako właściwe narzędzie - panel jest do pojedynczego wątku i do przeglądu skrzynki, a Chat sięga najszerzej.

Wróć do listy: 213 najczęstszych pytań i problemów związanych z Microsoft 365 Copilot