Copilot w Outlooku nie umawia spotkania, o które proszę - jak zarządzać kalendarzem

Microsoft Outlook

Copilot w Outlooku nie umawia spotkania, o które proszę - jak zarządzać kalendarzem

W skrócie

Prosisz Copilota o wspólny termin spotkania, a on albo proponuje godzinę, która klientowi w ogóle nie pasuje, albo nie potrafi znaleźć slotu, choć wiesz, że wolne okno jest. Znasz to, jeśli umawiasz spotkania z osobami spoza firmy albo z warunkami typu "nie w piątek po południu". W tym wpisie tłumaczymy, co Copilot w kalendarzu widzi, a czego nie, i jak formułować prośbę, żeby dostać sensowną propozycję.

Jak to wygląda w praktyce

Dwa objawy powtarzają się najczęściej. Pierwszy: prosisz o termin z udziałem klienta, Copilot podaje godzinę, Ty wysyłasz zaproszenie, a klient odpisuje, że akurat wtedy nie może, bo przecież Copilot nie znał jego grafiku. Drugi: dajesz polecenie z wykluczeniem, na przykład bez poniedziałku rano i bez piątku po piętnastej, a w propozycji i tak ląduje piątkowe popołudnie. Bywa też, że Copilot wskazuje tylko jeden albo dwa terminy i pisze, że reszta tygodnia jest zajęta, co wygląda, jakby nie doszukał się wolnych okien.

Dlaczego Copilot tak robi

Copilot w Outlook ma wgląd w Twój kalendarz oraz w kalendarze zaproszonych osób z Twojej organizacji, o ile udostępniają dostępność w Microsoft 365. Dzięki temu potrafi zestawić grafiki kilku osób z firmy i podać wspólne wolne okno. Ma jednak twardą granicę: dostępności uczestników zewnętrznych, czyli klientów i partnerów z innych firm, po prostu nie widzi. Dlatego gdy w spotkaniu jest osoba spoza organizacji, Copilot proponuje termin wyłącznie na podstawie Twojego kalendarza i uczestników wewnętrznych, a to, czy godzina pasuje klientowi, pozostaje poza jego wiedzą. Druga rzecz: polecenia z wykluczeniami bywają traktowane luźniej, niż je zapisałeś, więc warunek w rodzaju "nie w piątek po piętnastej" nie zawsze jest respektowany co do minuty. Wreszcie, jeśli Copilot podaje mało terminów, zwykle znaczy to, że w zestawionych kalendarzach naprawdę było tylko tyle wolnych okien, a nie że czegoś nie doczytał.

Jak to rozwiązać krok po kroku

1. Rozdziel dwa przypadki. Spotkanie tylko z osobami z firmy Copilot policzy z kalendarzy. Spotkanie z klientem wymaga Twojego udziału, bo jego dostępności Copilot nie zna.
2. Formułuj prośbę konkretnie. Podaj imiona i nazwiska uczestników wewnętrznych, długość spotkania, zakres dni i wykluczenia, i poproś o dwie propozycje do wyboru zamiast jednej.
3. Przy uczestnikach zewnętrznych potraktuj propozycję Copilota jako termin wstępny po Twojej stronie. Ostateczne dopięcie godziny z klientem zrób mailowo, bo tylko Ty możesz potwierdzić, że jemu pasuje.
4. Nie ufaj wykluczeniom na słowo. Zanim wyślesz zaproszenie, rzuć okiem na proponowane godziny w widoku kalendarza i sprawdź, czy warunek typu "nie w piątek po piętnastej" faktycznie został zachowany.
5. Do przygotowania samego spotkania od strony merytorycznej wykorzystaj wątek. Poproś Copilota, żeby na podstawie uzgodnień w korespondencji zbudował agendę i zaproszenie z celem, punktami i czasem na każdy z nich.
6. Jeśli propozycji jest mało, potraktuj to jako informację, że kalendarze są zapełnione, i albo poszerz zakres dni, albo poluzuj wykluczenia.

Jak sprawdzić, że zadziałało

Otwórz proponowane godziny w widoku kalendarza i potwierdź trzy rzeczy. Po pierwsze, czy w Twoim kalendarzu i kalendarzach uczestników wewnętrznych nie ma wtedy blokujących spotkań. Po drugie, czy zachowane są Twoje wykluczenia, bo to właśnie ten warunek bywa potraktowany luźniej. Po trzecie, przy kliencie pamiętaj, że "wolny termin" oznacza wolne u Was, a nie u niego, więc potwierdzenie przychodzi dopiero jego mailem zwrotnym. Jeśli Copilot dopisał, że w kalendarzu organizatora nie ma wtedy kolizji, i widok kalendarza to potwierdza, propozycja jest dobra jako punkt wyjścia. Ostateczną decyzję zawsze rozstrzyga Twój kalendarz i odpowiedź klienta.

Wroc do listy: 200 najczestszych problemow z Microsoft 365 Copilot