Copilot w Outlooku miesza fakty z różnych maili - jak zweryfikować podsumowanie

Microsoft Outlook

Copilot w Outlooku miesza fakty z różnych maili - jak zweryfikować podsumowanie

W skrócie

Prosisz Copilota o podsumowanie i w streszczeniu pojawia się data z jednego wątku przypisana do sprawy z zupełnie innego, albo kwota, której w tej korespondencji nigdy nie było. Ten problem dotyczy każdego, kto podejmuje decyzje na podstawie podsumowań poczty - handlowca, project managera, osoby wracającej po urlopie do przeładowanej skrzynki.

Jak to wygląda w praktyce

Copilot zwraca zgrabne, pewnie brzmiące podsumowanie, w którym coś się nie zgadza. Termin instalacji zostaje podpięty pod niewłaściwego klienta, propozycja z maila ("moglibyśmy zrobić to w październiku") awansuje w streszczeniu do rangi ustalenia, a fakt z jednego projektu miesza się z innym. Najgroźniejsze jest to, że tekst czyta się jak fakt, więc łatwo wysłać dalej błędną informację. Zdarza się to zwłaszcza wtedy, gdy zadajesz Copilotowi pytanie o całą skrzynkę, a on zestawia ze sobą wiadomości z kilku różnych wątków i nadawców.

Dlaczego Copilot tak robi

Copilot streszcza realną treść wątku, ale przy skracaniu potrafi przeoczyć niuans, źle przypisać termin albo ująć zbyt pewnie coś, co w mailu było tylko luźną propozycją. Kluczowa jest tu plakietka z tematem wiadomości nad polem polecenia. Dopóki tam wisi, panel pracuje na jednym wątku i sięga do wszystkich jego wiadomości, także tych sprzed Twojej ostatniej odpowiedzi. Gdy plakietkę odepniesz, ten sam panel przeszukuje całą skrzynkę i wtedy w jednej odpowiedzi zestawia fakty z różnych wątków. Jeśli sprawy są do siebie podobne (dwa szkolenia, dwie dostawy, dwie umowy), przy skracaniu łatwiej o pomyłkę w przypisaniu. Copilot nie ma złej woli, po prostu kompresuje treść, a kompresja gubi część kontekstu, który dla Ciebie jest oczywisty.

Jak to rozwiązać krok po kroku

1. Ustal zasięg, zanim zadasz pytanie. Jeśli chodzi o jedną sprawę, otwórz właściwy wątek i sprawdź, że nad polem polecenia wisi plakietka z jego tematem. Wtedy Copilot nie wyjdzie poza tę konwersację.
2. Jeśli pytasz o całą skrzynkę i widzisz pomieszane fakty, dopnij pytanie do konkretnej sprawy przez otwarcie jej wątku i podpięcie plakietki, zamiast pytać ogólnie o wszystko naraz.
3. Poproś o podsumowanie z odsyłaczami: "Podsumuj ten wątek i przy każdym punkcie podaj odnośnik do wiadomości, z której to pochodzi". To Twoja ścieżka weryfikacji.
4. Kliknij odsyłacze przy punktach, które niosą zobowiązanie. Numer wiadomości przenosi Cię do fragmentu, z którego Copilot wyciągnął dany wniosek, więc od razu widzisz, czy przypisanie jest poprawne.
5. Zweryfikuj w oryginale kwoty, daty i zobowiązania, zanim na podstawie podsumowania cokolwiek wyślesz albo zatwierdzisz. Podsumowanie ma Cię naprowadzić, a nie zastąpić Twojej odpowiedzialności za treść.
6. Gdy podejrzewasz przypisanie faktu do złej sprawy, zapytaj wprost: "Z której konkretnie wiadomości pochodzi informacja o terminie 28 września?". Copilot wskaże źródło albo przyzna, że tego w wątku nie ma.

Jak sprawdzić, że zadziałało

Masz pewność, że podsumowanie jest wiarygodne dopiero wtedy, gdy każdy punkt niosący datę, kwotę lub zobowiązanie ma odsyłacz prowadzący do konkretnej wiadomości, a Ty ten odsyłacz otworzyłeś i potwierdziłeś zgodność. Jeśli po zawężeniu do jednego wątku fakty przestają się mieszać, znaczy to, że wcześniej problemem był zbyt szeroki zasięg (odpięta plakietka), a nie sam Copilot. Traktuj to jak żelazną zasadę pracy z pocztą: przy pieniądzach, terminach i zobowiązaniach zawsze sprawdzasz wynik w oryginale, bo za treść, która wychodzi do klienta, odpowiadasz Ty, nie asystent.

Wroc do listy: 200 najczestszych problemow z Microsoft 365 Copilot