Copilot ujawnia treść z witryny o zbyt szerokim dostępie - jak zawęzić

Microsoft 365 Copilot

Copilot ujawnia treść z witryny o zbyt szerokim dostępie - jak zawęzić

W skrócie

Copilot wyciąga treść z witryny SharePoint, która jest otwarta zbyt szeroko, i chcesz ten zasięg zawęzić. To częsty problem przy wdrożeniu Microsoft 365 Copilota i dotyczy każdej firmy, w której witryny bywały udostępniane "całej organizacji" na wszelki wypadek. W tym wpisie pokazujemy, jak administrator może ograniczyć, do czego Copilot sięga, korzystając z uprawnień, etykiet i mechanizmów zawężania zasięgu.

Jak to wygląda w praktyce

Objaw jest konkretny: pracownicy w odpowiedziach Copilota widzą materiały z witryny, która miała służyć wąskiej grupie, a okazuje się otwarta dla wszystkich. Może to być witryna projektowa, robocza przestrzeń zespołu albo archiwum, do którego wrzucano różne rzeczy bez pilnowania dostępu. Sygnałem bywają cytowania prowadzące wciąż do tej samej witryny albo skargi, że "Copilot pokazuje rzeczy z działu, z którym nie mam nic wspólnego". W Centrum administracyjnym SharePoint taka witryna ma zwykle poziom udostępniania "Wszyscy" lub "Wszyscy z wyjątkiem użytkowników zewnętrznych".

Dlaczego Copilot tak robi

Zasięg danych Copilota wyznaczają uprawnienia w Microsoft 365. Copilot działa z uprawnieniami zalogowanego użytkownika, a Microsoft Graph zwraca mu tylko to, do czego ta osoba ma dostęp. Jeśli witryna jest otwarta dla całej firmy, to znaczy, że każdy pracownik ma do niej dostęp, więc Copilot legalnie pobiera z niej treść dla każdego, kto zapyta. To nie jest samowolka narzędzia, tylko odzwierciedlenie zbyt szerokiej konfiguracji. Dobra wiadomość jest taka, że skoro to uprawnienia rządzą zasięgiem, wystarczy je zawęzić, a Copilot automatycznie przestanie sięgać do tej witryny dla osób, które straciły do niej dostęp. Microsoft udostępnia też mechanizmy ograniczania zasięgu wyszukiwania i kontroli treści na poziomie witryn, na przykład Restricted Content Discovery, oraz etykiety z szyfrowaniem, które mogą wyłączyć określone dokumenty z osadzania w odpowiedziach.

Jak to rozwiązać krok po kroku

1. Zidentyfikuj witrynę. W Centrum administracyjnym SharePoint znajdź witrynę o zbyt szerokim dostępie i sprawdź jej poziom udostępniania oraz listę osób i grup z dostępem.
2. Zawęź dostęp. Usuń udostępnienie dla całej organizacji i przypisz dostęp wyłącznie zespołowi lub grupie, która faktycznie tej witryny potrzebuje. To najprostsza i najskuteczniejsza dźwignia.
3. Rozważ ograniczenie zasięgu wyszukiwania na poziomie witryny. Dla wrażliwych obszarów Microsoft udostępnia mechanizmy zawężania odkrywania treści, na przykład Restricted Content Discovery. Dobór metody ustal z zespołem bezpieczeństwa.
4. Na najwrażliwsze dokumenty w tej witrynie nałóż etykietę poufności z szyfrowaniem. Treść chroniona etykietą jest traktowana zgodnie z jej regułami i może zostać wyłączona z osadzania w odpowiedziach.
5. Uporządkuj osierocone i przypadkowe pliki w witrynie. Usuń to, co nie powinno tam być, albo przenieś do właściwego, węższego miejsca.
6. Przejrzyj, czy podobnych szeroko otwartych witryn nie ma więcej. Zwykle jedna otwarta witryna to sygnał szerszego problemu z higieną dostępu.

Jak sprawdzić, że zadziałało

Po zawężeniu dostępu wykonaj test na koncie, które celowo nie należy do grupy uprawnionej do tej witryny, i zapytaj Copilota o treści, które wcześniej z niej zwracał. Jeśli ich już nie pokazuje, a bezpośrednie wejście na witrynę kończy się brakiem dostępu, zasięg jest zawężony poprawnie. Sprawdź też w Centrum administracyjnym SharePoint, że poziom udostępniania witryny nie jest już ustawiony na "Wszyscy". Jeśli zastosowałeś etykietę z szyfrowaniem, potwierdź, że najwrażliwsze dokumenty są nią oznaczone. Taki test na żywo jest pewniejszy niż samo sprawdzenie ustawień, bo pokazuje realne zachowanie narzędzia.

Wroc do listy: 200 najczestszych problemow z Microsoft 365 Copilot