Copilot streszcza starą wersję dokumentu - jak wskazać aktualną

Microsoft 365 Copilot

Copilot streszcza starą wersję dokumentu - jak wskazać aktualną

W skrócie

Prosisz Copilota o streszczenie oferty albo umowy, a on podaje warunki, które już się zmieniły - bo oparł się na starszej wersji dokumentu. Ten problem dotyka każdego, kto trzyma w chmurze kilka wersji tego samego pliku: v1, v2, wersje po uwagach, kopie robocze. Copilot nie zawsze trafia w tę najnowszą, ale masz proste sposoby, żeby wskazać mu dokładnie ten plik, który obowiązuje.

Jak to wygląda w praktyce

W folderze projektu leżą "oferta_v1" i "oferta_v2". Piszesz "podsumuj aktualną ofertę dla klienta", a Copilot streszcza wersję pierwszą, choć obowiązuje już druga. Widać to po liczbach: cena albo termin są takie jak w starym pliku. Inny wariant: masz kilka podobnie nazwanych dokumentów i Copilot łączy dane z różnych wersji, przez co odpowiedź jest mieszanką nieaktualnych i aktualnych informacji. Zdarza się też, że poprosiłeś ogólnie, bez wskazania pliku, a Copilot sam wybrał nie ten dokument. Wspólny objaw: streszczenie wygląda poprawnie, ale opisuje stan sprzed zmian.

Zobacz też: Szkolenie Copilot w Microsoft 365 - zwiększ efektywność dzięki AI

Dlaczego Copilot tak robi

Gdy nie wskażesz konkretnego pliku ukośnikiem, Copilot zgaduje, o który dokument chodzi, i przy kilku podobnych nazwach łatwo trafia na nieaktualną wersję. Dokładnie po to są cytowania - jeśli Copilot oparł się na starej wersji albo na niewłaściwym pliku, od razu to widzisz w odwołaniu do źródła i możesz poprawić polecenie. Rozwiązaniem jest wskazanie wprost właściwego pliku (grounding na konkretnym dokumencie) oraz, gdy wersji jest wiele, poproszenie Copilota, żeby sam rozpoznał najnowszy dokument i podał wartości tylko z niego, zamiast mieszać dane z różnych plików.

Jak to rozwiązać krok po kroku

1. Uporządkuj nazwy plików, jeśli masz "Kopia (3) final ostateczny.docx". Sensowne nazwy z numerem wersji albo datą znacząco ułatwiają wskazanie właściwego dokumentu.
2. W Copilot Chat wpisz ukosnik (/), kliknij zakladke Pliki i patrz na date ostatniego otwarcia przy nazwie. Pomaga ona odroznic dwie podobne wersje.
3. Wybierz z listy dokładnie tę wersję, która obowiązuje, i wskaż ją jako odwołanie w poleceniu.
4. Jeśli nie masz pewności, która wersja jest aktualna, wskaż obie ukośnikiem i poproś: "Na podstawie tych dokumentów odpowiedz jednoznacznie, jaki jest aktualny zakres i cena. Jeśli wersje się różnią, wskaż najnowszy dokument i podaj wartość z niego, cytując źródło."
5. Przy każdej istotnej wartości kliknij cytowanie i sprawdź, z którego pliku pochodzi.
6. Jeśli cytowanie prowadzi do starej wersji, popraw polecenie i wskaż wprost nowszy dokument.

Jak sprawdzić, że zadziałało

Odpowiedź jest oparta na właściwej wersji, gdy cytowania pod nią prowadzą do najnowszego pliku, a nie do starszej kopii. Kliknij je i potwierdź nazwę oraz zawartość dokumentu źródłowego. Gdy prosisz Copilota o ustalenie aktualnego stanu z kilku wersji, dobra odpowiedź wprost wskazuje, który dokument jest najnowszy, i podaje wartości właśnie z niego, zamiast uśredniać dane. Jeśli po sprawdzeniu widzisz, że Copilot znowu sięgnął po nieaktualny plik, nie opisuj dokumentu słowami, tylko wskaż go ukośnikiem - to najskuteczniejszy sposób, żeby pracował na tym, na którym chcesz. Cytowania są tu Twoim mechanizmem kontroli: dzięki nim weryfikacja wersji zajmuje sekundy, a nie kwadrans.

Wróć do listy: 213 najczęstszych pytań i problemów związanych z Microsoft 365 Copilot