Copilot nie zna firmowych skrótów i nazw produktów - jak podać mu słowniczek w poleceniu

Microsoft 365 Copilot

Copilot nie zna firmowych skrótów i nazw produktów - jak podać mu słowniczek w poleceniu

W skrócie

Piszesz do Copilota tak, jak do kolegi z zespołu: „przygotuj notatkę o opóźnieniu ZR-5 dla KW”. Kolega wie, że ZR-5 to zawór regulacyjny, a KW to komitet wdrożeniowy. Copilot tego nie wie, więc zgaduje albo pisze ogólnie. Problem dotyczy każdego, kto pracuje w firmie z własnym językiem: kodami produktów, nazwami projektów, skrótami działów. Pokażemy, jak w kilku linijkach podać Copilotowi słowniczek, jak go utrwalić, żeby nie wklejać go za każdym razem, i jak sprawdzić, że Copilot używa skrótów w Twoim znaczeniu.

Jak to wygląda w praktyce

Prosisz o mail do zespołu serwisu o „wstrzymaniu wysyłek CP-12 do decyzji KW”. Copilot rozwija KW jako coś innego, niż masz na myśli, albo zostawia skrót bez zmian i dopisuje do niego zdania, które nie pasują do sytuacji. W podsumowaniu wątku myli dwa produkty o podobnych kodach, bo ZR-5 i ZR-50 są dla niego po prostu podobnymi ciągami znaków. Przy pytaniu o „stan ANV” prosi o doprecyzowanie albo sam wybiera jedno z możliwych znaczeń.

Charakterystyczne jest to, że te same polecenia napisane pełnymi nazwami dają trafne wyniki. Kłopot zaczyna się dokładnie tam, gdzie w poleceniu pojawia się wewnętrzny skrót albo kod produktu, który zna tylko Twój zespół.

Zobacz też: Szkolenie Copilot w Microsoft 365 - zwiększ efektywność dzięki AI

Dlaczego Copilot tak robi

Copilot łączy ogólną wiedzę modelu językowego z firmowymi danymi, do których ma dostęp: na koncie z licencją z maili i plików w Microsoft 365, w Copilot Chat bez licencji z tego, co sam podasz w poleceniu albo w pliku. Ogólna wiedza obejmuje popularne skróty, ale nie wewnętrzne kody produktów ani nazwy komitetów w Twojej firmie. Firmowe dane pomagają tylko wtedy, gdy znaczenie skrótu jest gdzieś zapisane, a Copilot do tego dokumentu dotrze. Jeśli skrót funkcjonuje wyłącznie w rozmowach na korytarzu, Copilot nie ma skąd wziąć jego znaczenia, bo wiedzy, która nigdzie nie została zapisana, nie znajdzie żadne wyszukiwanie.

W języku prompt engineeringu, czyli sztuki formułowania poleceń dla AI, brakuje tu kontekstu. Dobre polecenie składa się z czterech części: roli, zadania, kontekstu i formatu. Bez kontekstu Copilot zgaduje. Słowniczek to kontekst podany wprost: krótka lista skrótów z rozwinięciami, którą Copilot czyta razem z zadaniem i na której opiera odpowiedź.

Jak to rozwiązać krok po kroku

1. Spisz skróty z tego konkretnego zadania. Nie musisz od razu tworzyć słownika całej firmy. Wypisz tylko pozycje, które padną w poleceniu albo w materiale, który podajesz Copilotowi, i przy każdej dodaj krótkie wyjaśnienie.
2. Dopisz słowniczek na końcu polecenia w stałym układzie: skrót, dwukropek, znaczenie. Przykład: Napisz krótki mail do zespołu serwisu o wstrzymaniu wysyłek CP-12 do decyzji KW. Ton rzeczowy, do 120 słów. Słowniczek: CP-12: czujnik przepływu, model 12. ZR-5: zawór regulacyjny, model 5. KW: komitet wdrożeniowy, zbiera się w czwartki. Używaj skrótów tylko w znaczeniu ze słowniczka.
3. Dodaj zasadę na wypadek nieznanego skrótu. Dopisz zdanie: Jeśli w materiale pojawi się skrót spoza słowniczka, nie rozwijaj go, tylko wypisz go na końcu jako do wyjaśnienia. W ten sposób prosisz Copilota o widoczny sygnał zamiast domysłu i od razu wiesz, co uzupełnić.
4. Przy podobnych kodach pokaż przykład. Jeśli ZR-5 i ZR-50 różnią się jedną cyfrą, dopisz jedno zdanie wzorcowe z poprawnym użyciem obu kodów. Technika few-shot, czyli podanie przykładów wzorca, opłaca się właśnie przy niuansach takich jak skróty, których używacie w firmie.
5. Utrwal słowniczek w pliku. Zapisz go jako dokument w OneDrive albo w bibliotece zespołu w SharePoint, z opisową nazwą, na przykład slowniczek_skrotow_Nordvent.docx. W kolejnych poleceniach wpisz ukośnik / i wybierz ten plik z listy, a Copilot potraktuje go jako źródło. Plik leżący tylko na dysku komputera nie pojawi się na liście.
6. Jeśli korzystasz ze słowniczka codziennie, przenieś go do instrukcji niestandardowych. W Copilot Chat kliknij trzy kropki w prawym górnym rogu, otwórz ustawienia, wybierz Personalizacja i znajdź kafelek Instrukcje niestandardowe. Wklej tam słowniczek i zapisz instrukcje, a Copilot zastosuje je w kolejnych rozmowach. To funkcja w wersji zapoznawczej, którą administrator może wyłączyć, więc gdy przełącznik instrukcji jest nieaktywny, zostań przy pliku. Dla całego zespołu dopisz polecenie ze słowniczkiem do firmowej biblioteki promptów.

Jak sprawdzić, że zadziałało

Zrób test na tekście, w którym skróty łatwo pomylić. Wklej fragment wątku z kodami produktów i poproś: Wyjaśnij jednym zdaniem każdy skrót z poniższego tekstu i wskaż, skąd wziąłeś jego znaczenie. Poprawny wynik ma rozwinięcia zgodne ze słowniczkiem, a przy skrótach spoza listy informację, że ich znaczenia nie ma w podanych materiałach. Jeśli słowniczek wskazałeś ukośnikiem, pod odpowiedzią zobaczysz odwołanie do tego pliku. Brak źródła przy firmowym skrócie to sygnał, że znaczenie pochodzi z ogólnej wiedzy modelu, a nie z Twojego dokumentu.

Drugi test: wygeneruj ten sam mail dwa razy, raz ze słowniczkiem, raz bez niego. Porównanie rozwinięć pokaże, ile wnosi tych kilka linijek kontekstu i czy warto utrwalić słowniczek na stałe.

Powiązane problemy

• Słowniczek to tylko jedna z części kontekstu, a pozostałe opisujemy w tekście zła rola i brak kontekstu - dlaczego Copilot daje ogólniki.
• Jeśli przykłady wzorcowe sprawdzają się u Ciebie lepiej niż opis, przejdź do tekstu jak używać przykładów few-shot w promptach do Copilota.
• Gdy słowniczek ma służyć całemu działowi, zajrzyj do tekstu jak zbudować firmową bibliotekę promptów do Copilota.

Wróć do listy: 213 najczęstszych pytań i problemów związanych z Microsoft 365 Copilot