Copilot nie widzi nowo dodanych plików - opóźnienie indeksowania

Microsoft 365 Copilot

Copilot nie widzi nowo dodanych plików - opóźnienie indeksowania

W skrócie

Wrzuciłeś świeży dokument do OneDrive albo na SharePoint, pytasz o niego Copilota, a on twierdzi, że takiego pliku nie widzi. Za chwilę okazuje się, że po godzinie już go znajduje. Problem dotyczy każdego, kto pracuje na bieżąco dodawanych materiałach i oczekuje, że Copilot sięgnie po nie natychmiast. To zwykle nie błąd, tylko naturalne opóźnienie indeksowania.

Jak to wygląda w praktyce

Zapisujesz nowy plik, na przykład ofertę, którą właśnie skończyłeś, i od razu pytasz w Copilot Chat "podsumuj ofertę dla Nova Logistics". Copilot odpowiada, że nie znalazł takiego dokumentu, albo sięga po starszą wersję sprzed tygodnia zamiast po tę świeżą. Innym razem plik już się pojawia, ale Copilot nie widzi w nim ostatnich zmian, które wprowadziłeś minutę temu. Pod odpowiedzią brakuje odwołania do nowego dokumentu, choć wiesz, że leży już w chmurze. Wrażenie jest takie, że Copilot "nie nadąża" za Twoją pracą, i łatwo uznać, że coś jest zepsute.

Dlaczego Copilot tak robi

Copilot Chat sięga po Twoje dane firmowe przez indeks Microsoft 365, a nie przez skanowanie plików w czasie rzeczywistym. Nowo dodany albo dopiero co zmieniony dokument musi najpierw zostać zaindeksowany, zanim Copilot zacznie go widzieć, a to zajmuje trochę czasu. Dlatego bezpośrednio po zapisaniu pliku pytanie o niego może trafić w próżnię. Jest jednak sposób, żeby to obejść od ręki: gdy dołączysz plik wprost do rozmowy przez plus przy polu wiadomości i opcję dołączania plików z chmury, Copilot pracuje na tym konkretnym dokumencie od razu, bez czekania na indeks. Warto też pamiętać o częstej pomyłce, która wygląda podobnie: plik leżący tylko na dysku komputera jest dla Copilota niewidoczny w ogóle, bo Copilot Chat czyta dane z chmury, a nie z Twojego lokalnego dysku. Odwołanie ukośnikiem takiego pliku nie znajdzie niezależnie od tego, ile poczekasz.

Jak to rozwiązać krok po kroku

1. Upewnij się najpierw, że plik naprawdę jest w chmurze, a nie tylko na dysku komputera. Wrzuć go do swojego OneDrive albo do biblioteki SharePoint, do której masz dostęp. Bez tego Copilot go nie zobaczy, choćbyś czekał godzinami.
2. Jeśli potrzebujesz odpowiedzi od razu, nie licz na indeks. Kliknij plus przy polu wiadomości, wybierz opcję dołączania plików z chmury, wskaż dokument i dopiero wtedy zadaj pytanie. Copilot pracuje wtedy na tym pliku natychmiast.
3. Gdy dołączasz plik ręcznie, sformułuj polecenie tak, żeby odnosiło się wprost do niego, na przykład "podsumuj załączony dokument". Nie zostawiaj Copilotowi domyślania się, o który plik chodzi.
4. Jeśli wolisz pytać przez wyszukiwanie, a nie przez dołączanie, po prostu daj indeksowi chwilę. Wróć do pytania po pewnym czasie, zamiast powtarzać je co minutę.
5. Sprawdzaj datę modyfikacji w odwołaniach pod odpowiedzią. Jeśli widzisz, że Copilot sięgnął po starszą wersję pliku, dopytaj, żeby korzystał z najnowszej, albo dołącz aktualny dokument ręcznie.
6. Przy plikach, których będziesz używać częściej, rozważ trzymanie ich w jednym, stałym miejscu w chmurze. Uporządkowana lokalizacja skraca późniejsze szukanie i zmniejsza ryzyko, że Copilot trafi na nieaktualną kopię.

Jak sprawdzić, że zadziałało

Po dołączeniu pliku ręcznie zadaj pytanie i sprawdź, czy Copilot odpowiada treścią z tego właśnie dokumentu oraz czy pod odpowiedzią jest odwołanie z jego nazwą. Kliknij to odwołanie: powinno otworzyć dokładnie ten plik, który przed chwilą dołączyłeś, w jego aktualnej wersji. Jeśli pytasz przez wyszukiwanie po odczekaniu, dowodem jest to, że Copilot znajduje nowy plik samodzielnie i podaje jego datę modyfikacji zgodną z ostatnią zmianą. Gdy mimo dołączenia z chmury Copilot dalej "nie widzi" pliku, sprawdź, czy na pewno jest w chmurze, a nie na lokalnym dysku, bo to najczęstsza prawdziwa przyczyna.

Wroc do listy: 200 najczestszych problemow z Microsoft 365 Copilot