Copilot nie porównuje dwóch wersji dokumentu - jak to zrobić poprawnie

Microsoft 365 Copilot

Copilot nie porównuje dwóch wersji dokumentu - jak to zrobić poprawnie

W skrócie

Chcesz, żeby Copilot zestawił dwie wersje oferty albo umowy, a on zamiast różnic zwraca streszczenie jednej z nich albo miesza treść obu w jedną całość. Ten problem dotyka handlowców, prawników i menedżerów, którzy porównują kolejne wersje dokumentów. Copilot potrafi to zrobić naprawdę dobrze, ale tylko wtedy, gdy wskażesz mu oba pliki we właściwy sposób i poprosisz o odpowiednią formę odpowiedzi.

Jak to wygląda w praktyce

Klient przysyła zaktualizowaną ofertę i twierdzi, że "zmieniło się tylko kilka drobiazgów". Piszesz "porównaj starą i nową ofertę", a Copilot streszcza tylko jedną z nich albo daje ogólny opis, z którego nie wynika, co konkretnie się różni. Inny wariant: odpowiedź łączy zapisy z obu wersji tak, że nie wiadomo, która wartość pochodzi z którego pliku. Bywa też, że Copilot w ogóle nie wie, które dwa dokumenty ma zestawić, bo opisałeś je słowami, a nie wskazałeś. W efekcie zamiast czytelnej listy różnic dostajesz coś, czego nie da się od razu wykorzystać.

Zobacz też: Szkolenie Copilot w Microsoft 365 - zwiększ efektywność dzięki AI

Dlaczego Copilot tak robi

Żeby porównać dwa dokumenty, Copilot musi dokładnie wiedzieć, które z czym zestawia. Jeśli opiszesz je słowami, zgaduje i łatwo trafia obok albo bierze pod uwagę tylko jeden plik. Kluczem jest wskazanie obu dokumentów przez odwołania - dopiero wtedy narzędzie ma jednoznacznie określone dwa źródła i grounduje na nich odpowiedź. Druga sprawa to forma. Bez wyraźnej prośby o tabelę Copilot potrafi zwrócić długi opis, przez który trzeba się przekopać. Tabela z podziałem na kategorie jest najbardziej czytelną formą dla różnic i to o nią warto poprosić wprost.

Jak to rozwiązać krok po kroku

1. Upewnij się, że obie wersje leżą w OneDrive albo SharePoint i że w Copilot Chat włączony jest Work IQ.
2. Wskaz oba pliki w jednym poleceniu. Wpisz ukosnik (/), wybierz nowsza wersje, potem znowu ukosnik i wybierz starsza. Dopiero teraz dopisz polecenie.
3. Popros od razu o tabele z podzialem na kategorie, na przyklad: "Porownaj te dwie wersje oferty. Pokaz w tabeli wszystkie roznice w podziale na: cena, zakres prac, terminy, warunki platnosci, gwarancje. Dla kazdej roznicy zaznacz, czy jest korzystna, neutralna czy niekorzystna z naszego punktu widzenia."
4. Poproś o cytowanie brzmienia przed i po: "Przy każdej różnicy zacytuj dokładne brzmienie z obu dokumentów: najpierw ze starszej wersji, potem z nowszej. Zaznacz, który cytat pochodzi z którego pliku."
5. Na koniec zamień porównanie w rekomendację: "Napisz krótkie podsumowanie dla przełożonego: co się realnie zmieniło, która zmiana jest najważniejsza i czy rekomendujesz akceptację. Maksymalnie pięć zdań."
6. Przy waznych zapisach klikaj cytowania i sprawdzaj oryginalne brzmienie.

Jak sprawdzić, że zadziałało

Poprawne porównanie zaczyna się od zdania, które wprost mówi, które dwie wersje Copilot zestawił, a nad poleceniem widać dwie plakietki dołączonych dokumentów. W samej tabeli przy poszczególnych wartościach są odwołania do konkretnych miejsc w plikach, a każda różnica ma jasno przypisane źródło. Kliknij kilka cytowań i potwierdź, że brzmienie zgadza się z oryginałem. Jeśli dokumenty to dwie wersje tego samego pliku Worda, a zależy Ci na różnicach co do pojedynczych słów, połącz podejście Copilota z wbudowaną funkcją Worda "Porównaj wersje" w zakładce Recenzja. Copilot da Ci szybki obraz i rekomendację, a porównanie Worda pokaże każdą zmianę literka po literce.

Wróć do listy: 213 najczęstszych pytań i problemów związanych z Microsoft 365 Copilot