Copilot nie podsumowuje całego folderu projektu - ograniczenia zasięgu

Microsoft 365 Copilot

Copilot nie podsumowuje całego folderu projektu - ograniczenia zasięgu

W skrócie

Wracasz z urlopu, prosisz Copilota o podsumowanie calego folderu projektu w SharePoint, a on pomija czesc dokumentow albo daje ogolny opis bez konkretow. Ten problem dotyka osob zarzadzajacych projektami, w ktorych dokumenty pietrza sie w jednym folderze: notatki, statusy, oferty, pliki robocze. Copilot potrafi zebrac ustalenia z wielu plikow, ale ma swoje ograniczenia zasiegu, ktore trzeba obejsc precyzyjnym wskazywaniem.

Jak to wyglada w praktyce

W folderze projektu leży kilkanascie plikow. Piszesz "podsumuj caly folder projektu", a Copilot zwraca podsumowanie oparte tylko na czesci dokumentow. Dopytujesz o cos, co jest w pliku, ktorego nie objal, i dostajesz odpowiedz, ze tej informacji nie ma. Bywa tez, ze narzedzie zwraca dlugi, ogolny opis, przez ktory trzeba sie przekopac, zeby cokolwiek z niego wyciagnac. Czasem Copilot uczciwie zaznacza, ze widzi wiele plikow, ale wiekszosc to rozne wersje tego samego dokumentu - i to akurat jest dobry znak, bo pokazuje, co realnie zastal w folderze.

Dlaczego Copilot tak robi

Przy bardzo duzych folderach nie mozna zakladac, ze Copilot sam przeczyta wszystko, co tam lezy. Im wiecej plikow, tym wieksza szansa, ze narzedzie nie obejmie ich wszystkich w jednej odpowiedzi. Bezpieczniej wskazac najwazniejsze pliki wprost przez odwolania, niz liczyc, ze Copilot samodzielnie trafi na wlasciwe dokumenty w setce plikow. Im precyzyjniej wskazesz zrodla, tym pewniejsza i pelniejsza odpowiedz. Do tego dochodzi kwestia formy: bez prosby o uporzadkowana strukture Copilot potrafi zwrocic rozwlekly opis zamiast czytelnego statusu w kilku kategoriach.

Jak to rozwiazac krok po kroku

1. Nie wskazuj wszystkiego jak leci. Wybierz najwazniejsze dokumenty, na przyklad najnowsza notatke, aktualny status i oferte.
2. Wskaz je wprost przez odwolania. Wpisz ukosnik (/), wybierz pierwszy plik, potem znowu ukosnik przy kazdym kolejnym.
3. Popros o uporzadkowana odpowiedz w kategoriach: "Na podstawie wskazanych plikow przygotuj zbiorcze podsumowanie statusu projektu: najwazniejsze ustalenia, podjete decyzje, otwarte zadania i zidentyfikowane ryzyka. Uporzadkuj wedlug tych czterech kategorii i przy kazdym punkcie podaj, z ktorego dokumentu pochodzi."
4. Zbierz terminy z wielu plikow: "Wypisz wszystkie terminy i deadline'y ze wskazanych plikow. Uloz je chronologicznie w tabeli: data, czego dotyczy, kto odpowiada, zrodlo (nazwa pliku)."
5. Wychwyc sprzecznosci miedzy dokumentami: "Wskaz miejsca, gdzie rozne pliki podaja rozne wartosci lub ustalenia dla tej samej sprawy. Przy kazdej rozbieznosci zacytuj oba zrodla."
6. Prowadz to jako rozmowe ciagla i dopytuj o kolejne pliki w tym samym watku, bo Copilot pamieta kontekst.

Jak sprawdzic, ze zadzialalo

Porownaj liczbe plikow, ktore wskazales, z liczba dokumentow, do ktorych prowadza cytowania w odpowiedzi. Jesli kazdy wskazany plik ma swoje odwolanie, Copilot objal komplet. Sprawdz tez, czy podsumowanie jest uporzadkowane w kategoriach, a nie rozlane w jeden ciag tekstu. Przy zestawieniu terminow albo sprzecznosci kolumna ze zrodlem jest najwazniejsza: bez niej nie sprawdzisz, ktora informacja z ktorego pliku pochodzi i czy Copilot niczego nie dodal od siebie. Jesli jakiegos waznego dokumentu w odpowiedzi brakuje, wskaz go osobno przez odwolanie i zadaj pytanie tylko o niego. Im wezsze pytanie i im dokladniej wskazane zrodlo, tym pelniejsza odpowiedz.

Wroc do listy: 200 najczestszych problemow z Microsoft 365 Copilot