Copilot nie podsumowuje całego folderu projektu - ograniczenia zasięgu

Microsoft 365 Copilot

Copilot nie podsumowuje całego folderu projektu - ograniczenia zasięgu

W skrócie

Wracasz z urlopu, prosisz Copilota o podsumowanie całego folderu projektu w SharePoint, a on pomija część dokumentów albo daje ogólny opis bez konkretów. Ten problem dotyka osób zarządzających projektami, w których dokumenty piętrzą się w jednym folderze: notatki, statusy, oferty, pliki robocze. Copilot potrafi zebrać ustalenia z wielu plików, ale ma swoje ograniczenia zasięgu, które trzeba obejść precyzyjnym wskazywaniem.

Jak to wygląda w praktyce

W folderze projektu leży kilkanaście plików. Piszesz "podsumuj cały folder projektu", a Copilot zwraca podsumowanie oparte tylko na części dokumentów. Dopytujesz o coś, co jest w pliku, którego nie objął, i dostajesz odpowiedź, że tej informacji nie ma. Bywa też, że narzędzie zwraca długi, ogólny opis, przez który trzeba się przekopać, żeby cokolwiek z niego wyciągnąć. Czasem Copilot uczciwie zaznacza, że widzi wiele plików, ale większość to różne wersje tego samego dokumentu - i to akurat jest dobry znak, bo pokazuje, co realnie zastał w folderze.

Zobacz też: Szkolenie Copilot w Microsoft 365 - zwiększ efektywność dzięki AI

Dlaczego Copilot tak robi

Przy bardzo dużych folderach nie można zakładać, że Copilot sam przeczyta wszystko, co tam leży. Im więcej plików, tym większa szansa, że narzędzie nie obejmie ich wszystkich w jednej odpowiedzi. Bezpieczniej wskazać najważniejsze pliki wprost przez odwołania, niż liczyć, że Copilot samodzielnie trafi na właściwe dokumenty w setce plików. Im precyzyjniej wskażesz źródła, tym pewniejsza i pełniejsza odpowiedź. Do tego dochodzi kwestia formy: bez prośby o uporządkowaną strukturę Copilot potrafi zwrócić rozwlekły opis zamiast czytelnego statusu w kilku kategoriach.

Jak to rozwiązać krok po kroku

1. Nie wskazuj wszystkiego jak leci. Wybierz najważniejsze dokumenty, na przykład najnowszą notatkę, aktualny status i ofertę.
2. Wskaz je wprost przez odwolania. Wpisz ukosnik (/), wybierz pierwszy plik, potem znowu ukosnik przy kazdym kolejnym.
3. Poproś o uporządkowaną odpowiedź w kategoriach: "Na podstawie wskazanych plików przygotuj zbiorcze podsumowanie statusu projektu: najważniejsze ustalenia, podjęte decyzje, otwarte zadania i zidentyfikowane ryzyka. Uporządkuj według tych czterech kategorii i przy każdym punkcie podaj, z którego dokumentu pochodzi."
4. Zbierz terminy z wielu plików: "Wypisz wszystkie terminy i deadline'y ze wskazanych plików. Ułóż je chronologicznie w tabeli: data, czego dotyczy, kto odpowiada, źródło (nazwa pliku)."
5. Wychwyć sprzeczności między dokumentami: "Wskaż miejsca, gdzie różne pliki podają różne wartości lub ustalenia dla tej samej sprawy. Przy każdej rozbieżności zacytuj oba źródła."
6. Prowadz to jako rozmowe ciagla i dopytuj o kolejne pliki w tym samym watku, bo Copilot pamieta kontekst.

Jak sprawdzić, że zadziałało

Porównaj liczbę plików, które wskazałeś, z liczbą dokumentów, do których prowadzą cytowania w odpowiedzi. Jeśli każdy wskazany plik ma swoje odwołanie, Copilot objął komplet. Sprawdź też, czy podsumowanie jest uporządkowane w kategoriach, a nie rozlane w jeden ciąg tekstu. Przy zestawieniu terminów albo sprzeczności kolumna ze źródłem jest najważniejsza: bez niej nie sprawdzisz, która informacja z którego pliku pochodzi i czy Copilot niczego nie dodał od siebie. Jeśli jakiegoś ważnego dokumentu w odpowiedzi brakuje, wskaż go osobno przez odwołanie i zadaj pytanie tylko o niego. Im węższe pytanie i im dokładniej wskazane źródło, tym pełniejsza odpowiedź.

Wróć do listy: 213 najczęstszych pytań i problemów związanych z Microsoft 365 Copilot