Copilot nie czyta zeskanowanego dokumentu (obraz) - dlaczego

Microsoft 365 Copilot

Copilot nie czyta zeskanowanego dokumentu (obraz) - dlaczego

W skrócie

Wgrywasz do Copilota zeskanowaną umowę albo sfotografowany dokument i prosisz o streszczenie, a narzędzie zachowuje się, jakby strona była pusta. Ten problem dotyka wszystkich, którzy dostają dokumenty w formie skanów: podpisane umowy, faktury, pisma. Copilot nie odmawia z złośliwości - po prostu w takim pliku nie ma tekstu, który mógłby przeczytać.

Jak to wygląda w praktyce

Księgowa przysyła podpisaną umowę jako PDF złożony ze zdjęć kolejnych stron. Wskazujesz plik ukośnikiem, piszesz "wypisz z tej umowy terminy płatności", a Copilot odpowiada ogólnie albo informuje, że nie znalazł takich informacji. To samo dzieje się ze zdjęciem dokumentu zrobionym telefonem i zapisanym jako obraz. Widzisz na ekranie wyraźny tekst, możesz go przeczytać własnymi oczami, ale Copilot traktuje stronę jak obrazek, a nie jak dokument z treścią. Streszczenie albo nie powstaje, albo jest zupełnie oderwane od zawartości.

Zobacz też: Szkolenie Copilot w Microsoft 365 - zwiększ efektywność dzięki AI

Dlaczego Copilot tak robi

Skan albo zdjęcie strony to dla komputera obraz, a nie tekst. Wyglądają jak dokument, ale w środku nie ma warstwy tekstowej, czyli tekstu, który da się odczytać maszynowo. Copilot streszcza i analizuje treść, więc gdy tej treści w pliku nie ma, nie ma czego przeczytać. To ograniczenie dotyczy przede wszystkim plików PDF zapisanych jako skan graficzny, ale tak samo obrazów z tekstem. Rozwiązaniem jest rozpoznawanie tekstu, czyli OCR - proces, który zamienia obraz strony na prawdziwy, odczytywalny tekst. Dopiero po tej zamianie Copilot ma z czym pracować.

Jak to rozwiązać krok po kroku

1. Potwierdź, że to skan. Otwórz plik i spróbuj zaznaczyć fragment tekstu myszką. Jeśli nie da się zaznaczyć pojedynczych słów, tylko cały obszar jak obrazek, to dokument nie ma warstwy tekstowej.
2. Przepuść plik przez rozpoznawanie tekstu (OCR). Wiele programów do obsługi PDF ma taką funkcję, która tworzy w dokumencie warstwę tekstową nad obrazem.
3. Zapisz wynik jako nowy plik z warstwą tekstową. Sprawdź od razu, czy teraz tekst da się zaznaczyć.
4. Wgraj przetworzony plik do OneDrive dla firm albo do biblioteki SharePoint, bo Copilot czyta z chmury, a nie z dysku.
5. W Copilot Chat wlacz Work IQ, wpisz ukosnik (/), kliknij zakladke Pliki i wskaz nowy dokument.
6. Zadaj konkretne pytanie, na przykład: "Wypisz z tego dokumentu wszystkie terminy płatności i zacytuj fragmenty, z których to wynika."

Jak sprawdzić, że zadziałało

Pierwszy test robisz jeszcze przed Copilotem: jeśli po OCR potrafisz zaznaczyć i skopiować tekst z dokumentu, warstwa tekstowa powstała poprawnie. W samym Copilocie sukces poznasz po tym, że odpowiedź jest konkretna i niesie cytowania prowadzące do właściwych fragmentów. Kliknij kilka z nich, żeby upewnić się, że narzędzie faktycznie czyta treść, a nie zgaduje. Jeśli mimo OCR odpowiedź nadal jest pusta albo ogólna, sprawdź, czy rozpoznawanie tekstu objęło wszystkie strony, oraz czy plik na pewno leży w chmurze i czy Work IQ jest włączone. Przy dokumentach o wysokiej stawce, jak umowy, i tak otwieraj cytowany fragment i porównuj go z oryginałem, bo OCR bywa niedoskonały przy słabej jakości skanu.

Wróć do listy: 213 najczęstszych pytań i problemów związanych z Microsoft 365 Copilot