Copilot w Outlooku nie napisze follow-upu po spotkaniu - jak podać kontekst

Microsoft Outlook

Copilot w Outlooku nie napisze follow-upu po spotkaniu - jak podać kontekst

W skrócie

Wychodzisz ze spotkania, prosisz Copilota w Outlooku o maila domykającego ustalenia, a on pisze ogólniki albo zostawia puste nawiasy, bo nie wie, co padło na rozmowie. Ten problem dotyczy każdego, kto po spotkaniach z klientami wysyła follow-up (mail podsumowujący) i chciałby, żeby Copilot złożył go z realnych ustaleń, a nie z domysłów.

Jak to wygląda w praktyce

Prosisz "napisz follow-up po dzisiejszym spotkaniu", a Copilot zwraca uprzejmy szkielet bez treści: "dziękujemy za spotkanie, podsumowujemy ustalenia" i nawiasy do uzupełnienia. Nie ma trzech konkretnych ustaleń ani podziału na to, kto co robi, bo tych informacji nie było w otwartym wątku. Wygląda to tak, jakby Copilot nie potrafił napisać follow-upu. W rzeczywistości potrafi, ale musi mieć z czego - a spotkanie odbyło się poza pocztą.

Dlaczego Copilot tak robi

Panel Copilota w emailu opiera odpowiedź na realnej treści otwartego wątku, którego temat widnieje na plakietce nad polem polecenia. Copilot nie zmyśla faktów: pisze na podstawie tego, co jest w korespondencji, a to, czego w wątku nie ma, zostawia w nawiasach do uzupełnienia, bo nazwisk i ustaleń spoza maili po prostu nie zna. Spotkanie, które odbyło się na żywo albo w Teams, jest dla panelu poczty niewidoczne, dopóki jego ślad (notatki, transkrypcja, wcześniejsze maile z agendą) nie trafi do wątku, na którym Copilot pracuje. Dlatego follow-up wychodzi pusty nie z powodu usterki, tylko dlatego, że Copilot nie dostał kontekstu spotkania.

Jak to rozwiązać krok po kroku

1. Dostarcz Copilotowi kontekst spotkania. Jeśli masz notatki albo transkrypcję, wklej je do wątku (na przykład wyślij sobie samemu maila z notatkami) albo bezpośrednio do pola polecenia. Wtedy Copilot ma z czego złożyć follow-up.
2. Otwórz wątek zawierający ten kontekst i sprawdź, że nad polem polecenia wisi jego plakietka. To gwarantuje, że Copilot pracuje na właściwej treści.
3. Wydaj konkretne polecenie: "Napisz follow-up do klienta po dzisiejszym spotkaniu. Podziękuj za rozmowę, podsumuj trzy kluczowe ustalenia, wypunktuj kto co robi do następnego kontaktu i zaproponuj termin kolejnego spotkania. Ton: ciepły, profesjonalny, zwięzły".
4. Jeśli nie masz notatek w formie tekstu, podaj ustalenia wprost w poleceniu: wypisz w kilku punktach, co uzgodniliście, a Copilot ubierze to w mail.
5. Poproś o rozdzielenie działań na strony: "Wypunktuj osobno, co robimy my, a co robi klient". Po takim podsumowaniu od razu widać, na kogo czekacie.
6. Przejrzyj wersję roboczą i uzupełnij nawiasy, które Copilot zostawił na dane spoza wątku (na przykład nazwiska osób, których nie było w korespondencji). Nic nie wychodzi ze skrzynki, dopóki sam nie klikniesz Wyślij.

Jak sprawdzić, że zadziałało

Rozwiązanie działa, gdy follow-up zawiera konkretne ustalenia ze spotkania, a nie ogólniki, i gdy działania są rozdzielone na Twoją stronę oraz stronę klienta. Zwróć uwagę na nawiasy: jeśli Copilot zostawił puste miejsca, to sygnał, że danej informacji nie było w wątku - uzupełnij je ręcznie, zamiast zakładać, że asystent je zgadł. Przy ustaleniach niosących zobowiązanie (terminy, zakres, koszty) zweryfikuj treść z tym, co realnie padło na spotkaniu, bo za maila wysłanego do klienta odpowiadasz Ty. Zasada jest jedna: Copilot napisze dobry follow-up dokładnie w takim stopniu, w jakim dostarczysz mu kontekst spotkania.

Wroc do listy: 200 najczestszych problemow z Microsoft 365 Copilot