Copilot a dane osobowe klientów - jak nie naruszyć RODO w mailu

Microsoft 365 Copilot

Copilot a dane osobowe klientów - jak nie naruszyć RODO w mailu

W skrócie

Copilot świetnie pomaga pisać maile, ale gdy w grę wchodzą dane osobowe klientów, łatwo o nieostrożne ujawnienie, które narusza RODO. Ten problem dotyczy wszystkich, którzy w Outlooku obsługują korespondencję z klientami: sprzedaży, obsługi klienta, HR. W tym wpisie pokazujemy, jak korzystać z Copilota przy mailach z danymi osobowymi tak, aby nie stworzyć wycieku, i jak zabezpieczyć się systemowo.

Jak to wygląda w praktyce

Pracownik prosi Copilota o pomoc przy mailu i mimochodem wnosi do zapytania dane osobowe klienta, na przykład wkleja listę odbiorców albo fragment sprawy, żeby "coś o tym napisać". Innym razem odpowiedź przygotowana przez Copilota trafia do zbyt szerokiego grona albo zawiera dane, które nie powinny się w niej znaleźć. Objaw jest prozaiczny: w codziennym pośpiechu nikt nie zatrzymuje się nad tym, które treści są danymi osobowymi i czy ich użycie jest uzasadnione.

Zobacz też: Szkolenie Copilot w Microsoft 365 - zwiększ efektywność dzięki AI

Dlaczego Copilot tak robi

Copilot działa wewnątrz Twojego tenantu (dzierżawy Microsoft 365) i respektuje uprawnienia oraz reguły, które już masz, ale nie zastąpi decyzji użytkownika o tym, co wpisać do zapytania. Kluczowa jest tu rola przełącznika Work IQ. Przy włączonym Work IQ Copilot opiera odpowiedzi na danych firmowych w tenantcie i działa w chronionej granicy usługi, z pełnym dziedziczeniem uprawnień. Przy wyłączonym Work IQ Copilot nie widzi danych firmowych i odpowiada z wiedzy ogólnej. Ryzyko wycieku pojawia się, gdy użytkownik ręcznie wklei poufne dane firmowe, w tym dane osobowe klientów, do zapytania przy wyłączonym Work IQ, bo wtedy treść trafia do zapytania z własnej woli użytkownika i może opuścić chronioną granicę. To nie awaria narzędzia, tylko ludzka pomyłka. Od strony RODO warto też pamiętać, że to Twoja organizacja pozostaje administratorem danych i odpowiada za minimalizację danych oraz podstawę przetwarzania.

Jak to rozwiązać krok po kroku

1. Naucz zespół zasady minimalizacji: do zapytania wnosimy tylko te dane, które są naprawdę potrzebne do zadania. Żadnych zbędnych list klientów ani całych akt sprawy.
2. Wyjaśnij działanie Work IQ. Prosta reguła dla pracowników: przy wyłączonym Work IQ wpisujesz wyłącznie to, co spokojnie wpisałbyś w publiczną wyszukiwarkę, czyli bez danych osobowych klientów.
3. Do pracy na firmowej korespondencji korzystaj z Copilota z wlaczonym Work IQ, gdzie i tak widzi tylko to, do czego masz uprawnienia, zamiast recznie wklejac dane.
4. Wlacz reguly DLP w portalu Microsoft Purview, aby wykrywac dane osobowe (na przyklad numery PESEL) i reagowac na proby ich niewlasciwego uzycia, takze w kontekscie pracy z Copilotem.
5. Zabezpiecz najwrażliwsze dokumenty etykietami poufności z szyfrowaniem, aby określone treści nie były osadzane w odpowiedziach.
6. Zawrzyj te zasady w krótkiej polityce użytkowania i uwzględnij Copilota w rejestrze czynności przetwarzania oraz, jeśli wymagane, w ocenie skutków dla ochrony danych (DPIA).

Jak sprawdzić, że zadziałało

Zacznij od testu na danych fikcyjnych, nie na prawdziwych klientach. Przygotuj treść z fikcyjnym numerem PESEL w formacie, który zasada DLP ma wykrywać, i sprawdź, czy reguły reagują zgodnie z ustawioną akcją. Zweryfikuj też zachowanie przełącznika Work IQ: przy wyłączonym Work IQ Copilot powinien odpowiadać, że nie widzi firmowej korespondencji, co potwierdza, że sam z siebie nie sięga po dane organizacji, a ryzyko leży w tym, co użytkownik wklei. Od strony organizacyjnej miarą sukcesu jest jasna polityka, która nazywa różnicę między pytaniem ogólnym a wnoszeniem realnych danych klienta, oraz przeszkolony zespół. Aktywność możesz przejrzeć w dzienniku audytu Purview, a zgodność całego procesu z RODO niech potwierdzi własny inspektor ochrony danych.

Wróć do listy: 213 najczęstszych pytań i problemów związanych z Microsoft 365 Copilot